新时期房地产档案管理的特点及优化对策

2021-04-14韩佳君

卷宗 2021年17期

韩佳君

（天津市房信房产经营有限公司，天津 300000）

当前我国重点工程项目逐渐增多，这些重点工程项目，对国计民生具有重要的影响，对我国城市化建设和社会的发展具有重要的作用。目前随着我国建筑业的不断发展，我国重点工程项目档案管理已有一定的成效。所以档案管理工作人员应当不断努力学习，从而更好地开展重点工程档案管理工作。由于重点工程项目具有一定的特点，在建设时间方面，是相对较长的，对于质量要求也很高，所以一般的重点工程是比较大型的，所涉及的人员比较多。同时，相关的材料和因素涉及的比较多，所以应当加强档案管理工作，这样才能在一定程度上保证重点工程项目顺利竣工。

1 工程档案质量管理现状分析

当前，工程档案管理依据住房城乡建设部2014年7月发布的国家标准《建设工程文件归档规范》以及地方性行业主管部门出台的相关规定。总体上看，工程档案管理制度建设还存在着部分问题，与数量和种类都发展十分迅速的工程项目不匹配，主要体现在以下两个方面：一是细分领域的档案制度不健全。工程档案包含了各类建设项目工程档案的管理，但不同项目类别参照规章制度确实统一的，部分重点领域具有较为完善的档案管理制度，如交通、水利、房屋建筑等，但在海洋工程、民航工程、商业与物质工程、农业工程等诸多工程领域上还只能依据《建设工程文件归档规范》，无论是行业标准、技术规范还是制度的法律效力位阶等，均难以满足工程项目发展的现实需要。二是在制度内容上尚不完善，当前工程档案管理制度大多还沿用着传统工程档案管理模式，制度上缺乏创新。随着档案信息化建设的不断推进，工程档案归档、保管与利用的方式也发生深刻变革，亟需针对工作需要和档案管理发展趋势及时更新制度内容，以真正起到指导和引领作用。

2 新时期房地产档案管理优化对策

2.1 提高建筑工程档案资料管理人员能力

建筑施工企业缺乏对档案资料管理人员的综合培养，致使业务能力不足，可以通过单位层面与管理人员个人层面两个方面提高管理方面的能力。单位使用新人负责档案资料管理业务时，应对管理人员进行专业的技能培训，强化其对档案管理知识的了解，帮助其提高工作质量。管理人员在工作过程中，应不断加强业务知识的学习与积累，自身不断学习，有利于提升综合业务能力。在学习过程中，不断总结，对于自身出现的一些消极等负面思想，应及时纠正，为今后提高工作质量与效率奠定基础。在实际工作中，档案管理人员应充分结合工作实际需求，结合时代发展的要求，积极考取相关档案管理方面的职业资格证书，证明自己在档案管理行业中具备相应能力，还可以引起建筑施工企业领导对档案管理工作的重视，推动档案管理的稳步发展。

2.2 借助信息化，落实各环节质量管控

从自然属性上看，工程项目包括建筑工程、土木工程和机电工程三类，几乎涵盖了经济生活的各个领域；从组成来看，工程档案又包括单项工程、单位（子单位）工程、分部（子分部）工程和分项工程。可以看出，工程档案的种类、范围、参与单位都是十分复杂的。因此应根据管理和利用需求进一步做好档案资源的整理工作。第一，借助信息化手段加强档案收集与整理工作。管理部门可对企业开展广泛的意见收集，制定模块化的档案内容资源，企业可以根据自己的需求设计不同格式的表格来展示信息资源。第二，实现工程档案在各个阶段的资源共享。由分管行政单位牵头建立工程档案共享平台，在实体档案移交流转前先在共享平台上进行查阅和审核，为参与单位提供信息共享与交流场所，各单位能够分享工程档案管理中存在的问题及解决方法，大大提高工程档案在各个环节中的透明度，有利于落实各环节的质量管控。

2.3 摒弃传统思想，注重观念创新

新时期，为了帮助房地产档案管理工作的成效不断提升，作为单位决策者和领导者需要以身作则将创新的思维和理念融入房屋档案管理工作中去，要随我国互联网信息科技力量不断发展，进行数字化档案管理的职能转变。要让已有的档案管理工作人员也同步融入到档案创新管理的工作中来。尽管目前互联网技术已经相对较为成熟与完善，每一个单位要结合自身的实际情况，有针对性地出台创新房屋档案管理工作，达到最佳的档案管理效果。同时，还需要始终坚持良好的可持续化发展战略，使得档案管理工作能够更好顺应时代的发展与进步，在日常的工作中不断取得突破。新时期档案管理工作重新构建一个规章制度，在业务技术水平、管理能力地运用发挥上，科学评价业务能力和专业水平，以及知识更新、工作态度，通过更为合理、完善的管理机制，激发员工的工作热情，形成良好的可持续化工作循环。相关的决策部门需要互相交叉自己的工作，力求构建一个更为和谐、完善的互相沟通、协作的机制，针对出现的档案问题第一时间予以转移，进一步优化整个档案管理的流程，为广大的客户更好地予以服务，实现新时期下房地产档案管理工作的科学化、现代化的转变，为后续深度发展奠定良好基础。

2.4 项目相关领导，要严把责任关

首先，应当明确项目领导相关责任。对于重点工程进行档案管理，应当运用各种措施和办法，将相关档案管理工作进行落实，同时将相关的责任，纳入领导责任制度中，在档案管理过程中，应当通过有效途径，对项目的责任人和分管领导进行一定的培训，从而在思想和意识上，不断增强档案管理意识。其次，将档案管理工作与工程建设同步。在重点工程建设过程中，应当将档案管理工作，纳入责任制度和岗位考核中。同时，将经济责任制度考核和岗位责任制度建设以及工程建设档案管理与规划设计和工程施工以及竣工同步。此外，应当将工程档案管理变成事前监督，这样可以更好地进行全过程的监督管理和控制。最后，应当落实责任制度。在档案管理过程中，应当更好地落实法人责任制度，这是有效确保重点工程档案管理工作的方法之一。