做好中学档案管理工作的策略分析

2021-04-14王丽芳

卷宗 2021年17期

王丽芳

（黑龙江省齐齐哈尔市龙江县白山镇中心学校，黑龙江齐齐哈尔 161100）

1 前言

中学档案管理是确保其教育工作顺利开展的基本前提，通常来说主要以文字、图表、音像、实物等多种形式存在。但在实际的档案管理工作中，由于缺乏对档案管理的重视，并未深入贯彻落实各项档案管理工作，严重影响到中学教育工作的顺利开展，因此当前必须对中学档案管理引起足够的重视，深入分析研究档案管理存在的问题。

2 中学档案管理工作的现状

2.1 校方的重视程度不够

考虑到中学教育管理工作的开展与实际的档案管理并没有十分紧密地联系，因此在具体的中学管理过程中仍然缺乏对档案管理的重视程度，甚至错误地认为答案管理仅仅是形式而已，并没有注重档案数据的有效挖掘和归类整理，因此也就导致中学档案管理工作中频频出现信息错误以及数据混乱的现象，严重影响到中学教育工作的顺利开展。甚至某些学校为了迎合检查只做表面工作，并未充分意识到档案管理的重要性。

2.2 管理的目的不确切

中学档案管理工作的开展往往缺乏清晰明确的目标和管理内容，因此在管理过程中并未对中学的教育工作开展提供切实可行的帮助，甚至在管理过程中出现了盲目的重复工作，缺乏必要的创新与完善优化，导致中学档案管理根本无法发挥其有效作用。另外在档案管理工作过程中缺乏规范化执行标准，相关工作人员只能从事简单的档案收纳，相关档案管理标准根本无法满足要求，甚至很多档案管理行为都是个人行为，并无正确的操作规范和标准。

2.3 管理工作被动，缺乏主动性

学校档案管理工作不同于其他管理工作，由于档案管理并不能直接对学校的教育工作以及经济效益产生直接影响，所以在开展档案管理工作时过于被动，缺乏档案管理工作开展的主动性，这也是目前中学教育工作开展过程中的主要问题之一。很多中学教研部门忙于教学评估和检查，所以忽略了档案管理工作的重要性，档案的检查收集整理工作往往处于被动状态。

3 加强中学档案管理的有效途径

3.1 严格档案管理要求

首先，档案管理工作人员在日常档案工作中一定要特别注重做好学校各类档案材料的管理收集，努力不断拓宽档案收集资源范围，挖掘有价值的学校档案管理资源；各教学科室、各专业年级教师应该积极向各级学校相关档案管理部门索取提供的具有历史记录的高价值的学校教育科研教学资料，由各档案部门相关档案管理责任人进行审核、全面收集清理后再送交学校档案室管理存档；对那些散落在个人手上的档案资料由各档案部门相关档案管理责任人专门负责及时追缴，以免导致资料的遗失，确保学校档案的管理收集既齐全又完整。制定实施符合高等教育学科教学管理的项目分类实施方案。一般来说，档案资料可以划分为电子文书文件档案、音像档及电子文件档案、实物影像档案等几类。以不同管理期限分别按照对党群组织类、行政事务管理类、教育类和教学研究类等进行排列，根据资料分类管理方案和资料保管管理期限对已通过分类的历史档案资料进行分类排列、组合、编号、入库。

3.2 结合需求积极开展档案管理

学校历史档案工作蕴藏着十分丰富的实用价值，中学档案管理工作人员只需要通过积极主动地搜索查找出并整理筛选出所属学校最具中国特色的中学历史档案相关资料，编辑制作成各种展示媒介，开放式参观地展出供所属学校的专任教师和在校学生学习观赏，会议地使学校档案工作发挥更突出更多的实用功效。同时，学校各级领导和档案服务工作者们也应该不断创新德育档案服务工作思路，以充分利用学校现有中学档案资源服务于普通学校各职能部门档案工作，服务于广大学生的思想德育工作，让优秀的普通学校档案工作成为学生爱国主义思想教育的新重要阵地。

3.3 引进先进的档案管理技术

建立网络化的档案管理模式是建立现代教学档案管理系统区别于其他传统的教学档案管理的主要技术标准，将中学学生的个人档案以网络化的服务形式管理使之由各个体相互直接联系管理起来，这样不仅可以有利于有效避免学生档案的严重丢失而且在教学档案管理中也大大减轻了档案工作人员的管理工作压力负担。另外这对提高高校参与学生档案管理的所有操作人员的自身职业素质也是在整体上加强学生档案管理的有效解决办法，只有参与相关具体操作的所有人员的自身素质不断提升提高才能真正确保其具体操作在职业意识的高度支配下更加扎实具有操作规范性和操作科学性，才能真正使高校学生档案业务管理工作的操作内容能够得到高度重视。

3.4 加大软硬件设施投入

首先加强、完善硬件建设。学校管理论文档案要首先适当建立一个具有综合性的论文数字档案室，配齐专用数字计算机、打印机、扫描仪等文档档案设备，同时还要配备除湿设备、灭火器等基础设施，保持库房内清洁、明亮、通风，达到防盗、防潮、防火、防腐等目的。其次是要加强软件的建设。加强对于档案信息管理工作的数字化软件建设，换句话说就是要提高对于档案信息的数字化管理水平，将档案的信息与互联网等各种数字化技术有机地结合起来，对其中的一些不同类型的交叉档案信息实施数字化的管理。凸显档案的编码、查询、转移等日常管理的自动化，提高了准确性和工作效率；将档案的内容直接转成为数字信息并直接存储于电脑或移动终端，形成了档案资料的数据库。