浅谈提高企业科研档案管理水平的方法和途径

2021-04-14罗琪芬

卷宗 2021年17期

罗琪芬

（昆明船舶设备研究试验中心，云南昆明 650216）

科研档案是科学技术活动中形成的具有保存价值的资料信息，其呈现的形式为多元化。现阶段，受多方面因素制约，科研档案管理水平难以提高，影响档案成果利用率，有必要采取针对性解决措施，有效提高企业科研档案的管理水平，为后续开展科研活动做支撑。

1 企业科研档案管理中存在问题

1）企业科研档案收集难度大。随着市场经济高速发展，科研档案收集完整性及全面性，成为档案管理中存在的壁垒，影响企业科研档案利用率，阻碍企业良好发展。企业开展科研活动周期长，内部涉及相关档案资料内容较多，归档范围较广，不仅包含准备阶段资料，如开题报告、审批文件、调查报告、合同文本，而且涉及研究及总结阶段相关文件，如试验报告、总结报告、专利申请、技术规范等相关资料。现阶段，根据现下企业内部科研资料实际调研分析，大部分为成果、奖励和申报材料，形成此类现状核心因素包含以下几方面：一是课题研究过程中部分材料未能形成；二是部分科研项目研究耗损时间较长，结构内人员缺乏稳定性，归档资料形式多，内容具有一定复杂性；三是部分科研人员以泄露避免核心技术为由，未及时将相关文件资料递交或者直接不上交这部分文件资料，如数据、推理计算过程等，影响科研档案资料管理完整性。上述因素均增加企业科研档案收集难度大，完整性无法保证现象[1]。

2）科研档案管理方式滞后。新常态下，企业发展过程中不断创新改革，以此形成档案数据体量大，对档案信息归档、存储等提出新挑战。而传统科研档案管理方式滞后，特别是在档案形式载体趋于多元化的情况下，更加无法满足现代企业发展潮流。此外，由于企业对科研档案管理重视程度不足，提供的相关基础设施保障不力，影响了档案管理有效性，无法实现档案管理信息化、智能化，阻碍了科研档案管理水平提高。

3）企业科研档案利用率低。按照现代企业档案利用统计数据显示，与其他档案相比，企业科研档案利用率较低，具有一定局限性，仅止步于技术人员撰写论文和晋升职称时查询。上述现象主要是由于：一是部分科研档案归档缺乏全面性，归档价值较低；二是相关人员对科研档案认识不足，片面认为仅将其存储完成即可，此种意识造成企业科研档案开发应用难；三是科研档案成果与知识产权具有一定相关性，促使科研档案人员对其进行过度保护，致使档案利用率较低。科研档案无法发挥自身价值，不能高效应用于科研生产实践中，造成档案资源浪费。

4）企业科研档案管理缺乏复合型人才。企业科研档案具有较强的专业性，要求档案管理人员不仅需要具备专业知识，而且需拥有丰富的管理实践经验。现阶段，由于企业对科研档案管理工作重视程度不足，配备档案管理人员专业素养不佳，多数档案人员都只是因为工作需要而从事了档案管理工作，没有受系统的业务知识培训，难以满足新时期档案管理需求，导致档案管理人员实际工作成效大打折扣。

2 提高企业科研档案管理水平的方法和途径

1）做好企业科研档案前端控制。若想从本质上提高企业科研档案管理水平，首先需保证档案资料完整性，档案管理人员需在立项初期与科研管理部门做好沟通及交流，做好全面配合，掌握年度科研项目总体规划、所属部门、年度完成内容及指标、项目主要负责人等。科研项目管理制度中，将科研文件材料形成和积累任务全面贯彻于各项目中，纳入科研人员职责之一。项目开始初期，应将科研项目归档说明宣贯至项目组中，促使其人员掌握归档范围及要求，保证档案管理制度透明度，保证科研人员明确实际目标。实际开展科研活动中，自行组织科研材料形成及积累，实现科研活动全生命周期资料收集管理，进而保证材料完整性及全面性。

2）加强企业科研档案跟踪管理。若想保证企业科研档案管理实现规范化、标准化，应对科研档案进行跟踪管理，将其档案管理及收集有效结合，制定完善的收集计划及实施方案。掌握项目实际进展计划，与科研管理部门建立良好的合作，形成合力，有效落实阶段性检查和每个年度项目检查工作，了解各项目开展状况、数据形成及项目下一环节安排工作，对合格的科研档案实施预验收，不合格需给予改善建议，对科研档案实现全过程控制，实现归档层层落实，达成科研档案管理及时性和准确性，实现档案管理规范化和标准化。

3）做好科研档案开发，提高档案利用率。高质量存储档案的核心目的在于高效利用档案资料，积极开展科研档案开发工作，正确认识档案开发重要性，提高档案利用率。企业科研档案开发工作内容包含以下几方面：首先，科研档案编目排序工作。企业科研档案包含内容较多，涉及专业学科较多，通常企业科研人员仅查阅档案中小部分，对档案信息查询精准度提出较高地要求。因此，科研档案管理人员需按照使用者实际需求，将科研档案信息划分类别，进行编目和排序。通过上述措施不仅有效存储企业价值较高的科研档案信息，有助于科研人员随时查询信息，而且提高科研档案查找精准度。其次，对科研档案信息进行深层次加工，有效开展科研档案编研工作。企业科研档案编研主要包含三个层次，一次信息编研属于浅层次，并未变更其原有资料内容的实施；二次编研主要基于浅层次上，将分散于不同项目、种类及载体信息，按照一定方式进行重新组合，实现信息管理系统化；三次信息编研是较高层次工作，主要是针对课题，充分利用企业科研档案资料，积极开展档案编研工作；最后，采取多种方式提供科研档案信息服务。信息时代背景下，需积极应用现代化信息技术，实现科研档案数字化、网络化管理，档案信息服务采取网络查询、电话调档等方式联合实施。同时，构建一体化科研档案服务平台，实现内部档案资源共享，并针对企业利用者赋予不同权限，不仅提高使用者利用档案效率，而且保证档案资源安全性[2]。

4）提高科研档案管理人员综合素养，打造复合型人才队伍。科研档案管理人员作为档案管理直接实施者，其自身综合素养与最终管理成效密切相关，由于企业对科研档案管理重视度不足，未配备专业档案管理人员，影响科研档案管理有效性。为提高科研档案管理水平，需重视档案人员综合素养培养，对档案管理人员能力进行系统性评估，掌握其专业薄弱点，有针对性采取培训、讲座等方式，丰富档案管理人员知识体系，增强专业素养。同时，引入复合型管理人才，不仅具有良好的理论知识，而且具备丰富的管理经验，熟练操作计算机，为科研档案管理队伍注入新活力，实现一带一、一帮一的目标，打造新时代复合型档案管理队伍，助力科研档案管理水平的提高。