信息化时代机关事业单位档案管理的创新思考分析

左洪波

（法库县产业转型升级促进中心，辽宁 沈阳 110400）

机关单位的日常工作中会涉及数量较多的文件需要进行归档，档案管理人员面临着较大的工作量，在信息化时代下，大数据分析和互联网技术不断发展，为信息的智能化、自动化管理提供了技术支持，对机关事业单位档案管理进行创新是时代发展的必然趋势，不仅能够降低档案管理人员的工作量，还能保证档案存储的安全性，通过数据库的智能检索功能，还能为档案的查阅提供便利，提高档案的利用率，因此档案管理人员需要重视起档案管理制度的信息化创新。

1 档案管理创新的必要性

1.1 减少管理人员工作量

在利用传统手段进行档案管理的过程中，需要档案管理人员对档案进行分类处理，随后将档案分别归档，档案的借阅也要由档案管理人员负责，随着档案种类的复杂化以及数量逐渐增多，档案管理人员面临的工作压力也越来越大。信息化档案管理系统具有对数据进行自动化处理的功能，能够根据档案的类型对档案进行自动分类和归档，在档案借阅的过程中可以利用物联网技术对身份进行识别记录，减少了档案借阅的审批流程，极大地降低了档案管理人员的工作量。

1.2 提高档案管理的效率

过去由人工负责档案的归档和借阅等，需要消耗大量的时间，并且人工难免产生疏漏，机关事业单位的档案存储数量又相对较为庞大，在档案管理上耗费的总体时间较多，不能有效保证工作的效率。通过使用信息化技术能够提高档案处理的速度，在查阅的过程中减少流程，并且能够提供更加优质的服务，能够在总体上提高档案管理的效率[1]。

1.3 保障档案的安全性

在过去的档案存储中通常采用纸质文档进行信息的记录，纸质文档在存储的过程中容易发生信息的丢失，纸张的损坏、字迹模糊等问题都会影响档案的查阅，降低档案的严谨性，对相关工作的进行产生影响。提供档案管理的信息化水平主要是运用数据库进行档案存储，不仅能够缩小档案存储需要的空间，还能保障档案的安全性，利用好备份功能能够避免外部因素对档案造成的破坏。此外信息化档案管理制度还具有人员资格分级审查的功能，具有较强的保密性。

2 机关事业单位档案管理信息化存在的问题

2.1 档案管理人员缺乏创新意识

档案管理的信息化需要机关事业单位管理人员提高对管理手段创新的重视程度，当前机关事业单位对档案管理信息化的重视程度不高，导致购入的信息管理技术不能满足档案管理的实际需求，功能与机关事业单位档案管理的工作不匹配，不能充分发挥出信息化档案管理的优势，档案管理缺乏实质上的创新。同时档案管理人员缺乏创新意识会导致不具备学习信息技术的积极性，为推进信息化管理制度带来了阻碍。

2.2 信息化技术应用水平不高

现代信息技术具有较强的便利性，能够满足人们工作生活中的多样化需求，运用到档案管理中时需要对信息技术进行深入了解，充分挖掘信息化管理技术的多样化功能，才能全面提高档案管理的效率。然而当前机关事业单位的信息化档案管理中还存在技术应用水平不高的问题，档案管理中使用的信息库与实际工作不匹配，无法满足机关事业单位档案利用的要求，降低了档案管理的效率。

2.3 缺乏信息化管理人才

机关事业单位当前的档案管理人员通常掌握了专业的传统档案管理技术，不具备较强的信息化管理能力，不能充分认识到信息化管理的优势。为了提供机关事业单位档案管理的信息化水平，需要档案管理人员在具备专业的档案管理技能外，还需要掌握计算机的操作技巧，当前同时具备两项能力的专业人员数量较少，为机关事业单位建立高水平的档案管理人才队伍带来了障碍[2]。

3 信息化技术在档案管理中的应用措施

3.1 提高档案管理人员的创新意识

在推进档案管理的信息化创新过程中，需要档案管理人员提高对信息化的认识，积极主动在工作中根据实际情况对信息技术的应用进行创新，使其符合机关事业单位的档案管理工作需求，全面提升档案管理的效率。对此机关事业单位领导可以制定合理的奖惩措施，对在信息化档案管理制度创新中取得良好成效的员工进行奖励，提高其他档案管理人员的工作积极性。此外事业单位的领导需要重视起对群体人员意识的提高，加强各部门之间的信息共享，让档案管理人员在交流合作中了解到机关单位对档案利用的需求，对管理手段进行相应的创新。

3.2 完善档案信息化管理制度

机关事业单位的领导应该提高对制度创新的重视程度，通过完善的管理制度对档案管理信息化进行约束，确保信息化技术在档案管理制度的创新中得到了切实的运用。机关事业单位应该在对档案管理状况进行实际了解后再购入配套的软件和设备，确保信息库的建立能够满足实际管理需求。同时机关事业单位应该适当加大在信息化管理设备上的资金投入，确保档案管理中使用的设备满足时代发展的需求。为了充分发挥信息化档案管理的安全性优势，机关单位需要制定相应的档案隐私管理制度，利用物联网技术对人员的档案查阅权限进行严格划分，避免重要信息的泄露[3]。

3.3 加强档案管理人才队伍建设

在信息化时代背景下，人才是进行制度创新的基础，因此机关事业单位应该重视起人才的引进，首先应该重视起复合型人才的吸纳，招聘掌握了信息化管理技术与档案管理技术的高素质人才，提高档案管理人员的总体水平。其次机关单位应该重视起现有管理人员的能力培养，机关单位可以对档案管理人员进行定期培训，提高档案管理人员信息技术的应用水平，当前机关事业单位的档案管理人员通常已经具备了较为专业的档案管理能力，因此通过计算机技术培训的方式提高其管理创新的能力具有较高的可行性，能够有效加强专业人才队伍的建设。

4 结语

综上所述，在当前信息化时代背景下，进行档案管理制度的创新是必然趋势，机关事业单位的档案管理是较为重要的工作，采用传统的管理方式已经无法满足档案利用的需求，对此需要机关事业单位提高对档案管理创新的重视，加大信息设备的资金投入力度，完善信息化管理制度，引进高素质的复合型人才，此外应该加强对档案管理人员的培训，提高其对信息技术的掌握，并且提改档案管理人员的创新意识，提高档案管理水平，能够提升机关事业单位的整体工作效率。