信息化时代的档案管理工作探讨

2021-04-14刘英伟

卷宗 2021年17期

关键词：档案资料信息时代档案管理

刘英伟

（秦皇岛市自然资源和规划局土地开发整理服务中心，河北秦皇岛 066000）

信息时代为档案管理工作提供了更加便利的服务和技术支撑，有助于提升人设管理工作的效率。因此，如何在信息时代中对档案管理工作进行创新，全方位提升档案管理效率，已经成为当前相关工作者的重点工作任务。

1 档案管理工作的现状分析

1.1 档案管理信息化水平不足

当下部分文书档案、人事档案管理的硬件设备不够完善，设施的配置不到位，达不到相关规定标准，管理手段和管理技术较为落后，不利于档案管理现代化的实现。且部分单位的档案管理设备时较为随意，多数采用因地制宜的存储原则，还在采用原始的手工操作，不仅现代化水平较低，还使得在档案查询或者管理当中十分繁琐，极大地增加了工作量。最后，虽然当下信息化水平得到了较大的提升，然而在档案管理软件的投入上不高，其操作步骤繁杂、实效性较低，再加上档案管理工作本身就十分繁重，极大的影响了档案管理效率，需要单位加大软件和硬件的资金投入，全面提升信息化水平。

1.2 信息技术软件运用缺乏统一性

信息时代下部分单位已经实现了信息化档案管理，但由于其应用的计算机型号不一、规格各异，各自开发的管理软件并不能相互应用，而且尚未开发出一个既适用于文件检索又能用于档案信息管理的计算机管理系统，这在很大程度上制约了信息手段在档案管理中的运用。

2 信息化时代的档案管理工作策略

2.1 加强促进档案资料的研发与应用

在信息时代，档案管理工作将面对着全新的挑战，传统的管理工作技术和理念已经无法满足当下时代的要求，将档案管理工作的技术手段和理念进行创新已经成为社会发展的必然。为保障档案资料的管理工作可以顺应信息时代的发展潮流，相关工作部门必须要加强促进档案资料的研发与应用，注重先进的档案管理工作技术手段进行研发，在研发的过程中应当严格地遵守科学合理的机制和政策，使其得到有效的创新。

2.2 整理档案内容，扩大收集内容

档案管理部门要充实档案库，在信息化的新形势下，需要采用相应的档案管理措施来提升档案的利用价值。管理部门需要根据档案管理特点进行改革，具有针对性和创造性的展开管理工作，有选择性地进行档案材料当中内容和项目的开发，不断扩大档案的收集内容，这些内容不仅包括文书档案、人事档案，还包括业务科室档案，档案信息能够真实且全面地反映出单位的真实情况。

2.3 加强硬件设施建设，规范管理制度

规范管理制度首先需要完善相关的基础硬件设备，注重硬件等方面基础设备的完善，这是保证档案完整的前提条件度。根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》、《河北省档案工作条例》等有关规定，配备空调、温度计、加湿器、灭火器、防盗门等，完善档案库房防盗、防火、防光、防尘、防潮、防有害生物和防污染等“七防”建设，从根本上保证档案资料的安全。此外，为实现信息技术的有效运用，档案阅档室配置必要的计算机、打印机、扫描仪等办公设备。其次是注重管理制度的建设，档案管理部门需要建立一系列档案收集、归档整理及检查核对制度，并将这些制度落到实处，做到“四不查”、“四不借”、“三不转”。“四不查”即没有《查借阅干部档案审批表》不查，不在利用单位范围内的不查，不是正式党员的不查，本人及亲属档案不查。“四不借”即未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，本人及亲属档案不借。“三不转”即个人带档不转，没有调档函不转，接收单位不明确不转。

2.4 增强档案管理人员的管理意识，提升其信息素养

档案管理人员一定要具备一定的管理经验或者专业知识。首先，需要加大力度进行对档案管理工作的宣传，提升管理人员对档案管理的认识，让其意识到档案管理的重要性。其次，当今是信息时代，各种信息手段和管理方式层出不穷，这就需要档案管理人员具备一定的计算机操作能力，让其能够胜任现代化管理工作的需要。这就需要单位加强培训，通过培训不断提升管理人员的管理素质和专业水平，保证其岗位的稳定性，让档案管理人员能够熟练操作信息技术。

2.5 创建以信息技术为基础的安全管理体系

在信息时代，档案管理工作的安全性受到了广泛的重视，档案资料内容的安全性是档案管理工作人员需要高度重视的工作内容。档案资料的安全性管理在信息时代中将会面对全新的难题。在信息时代，档案资料信息内容的安全性会受到来自多方位因素的安全威胁，对档案管理工作的顺利开展有着明确的阻碍。因此，相关工作人员需要构建出更加安全的档案管理工作氛围，确保档案资料信息内容在信息化背景下仍然可以得到安全有效的管理保存。如何构建出安全管理体系是当前档案管理工作人员需要重点思考的问题内容。首先，相关部门应当将自身的网络数据安全保障技术进行强化，确保安全管理是以大数据网络技术为基础开展的。同时，工作人员需要明确下来对档案的监管工作，对档案的管理进行实时监管，提升档案管理的安全性。

2.6 构建数据库，全方位实现档案管理的现代化和信息化

随着当今社会的快速发展，利用计算机和信息网络进行档案管理是时代变化的必然趋势，同时也是实现档案管理现代化必然经历的道路。首先，管理部门可以利用扫描仪或者计算机等现代技术，将档案以数字信息的方式输入到计算机当中，将纸质文字、图片信息全面转化为数字信息，实现纸质档案和数字档案的并存。其次是对档案的信息管理系统进行完善，建立出一个巨大的数据库，采用相关的管理软件进行档案目录的编制，这不仅加大了档案的管理效率，还有利于档案信息的检索，对于提升档案信息管理的实效性有重大意义。