城建档案电子信息化管理分析

李小波

（四川省达州市达川区城乡建设档案室，四川 达州 635000）

当今城市发展十分迅速，随之产生了越来越多的城建档案，我们对城建档案依旧进行着传统的手工装订，纸质入档，这种管理方式大大降低了城建档案人员的工作效率，同时由于纸张页数过多、城建档案寻找太过繁琐、城建信息共享程序复杂和城建信息无法真正公开透明等问题，使现在的城建档案管理进入一个节点，我们需要对城建档案管理方式进行创新，让它符合当今时代的发展，顺应社会发展的潮流。而当今社会逐渐信息化和电子化，城建档案也应进行信息化的归档，电子化的呈现。

1 现行城建档案管理方式的状况及所存在的弊端

1.1 现行城建档案管理方式的状况

现行城建档案管理方式为传统的手工装订档案成册，根据城建档案的时间地点进行归档，这样不仅需要大量的空间和时间，还要防止纸张发黄、潮湿腐烂、虫咬等情况，大大增加了人工管理的难度。同时，由于根据城建档案的时间、地点等进行分类归档，等需要查阅时，又要根据城建档案的时间、地点等进行检索查找，这一过程寻此往复，严重浪费时间和精力，得不偿失。这时候，就需要把城建档案管理方式信息化、电子化，来弥补传统城建档案管理方式的局限性。经过长时间的新旧城建档案管理方式的融合，城建档案管理方式信息化还是过于表面，管理方式的信息化仅仅体现在对传统城建档案管理方式的改进，现行城建档案管理方式增加了一个数字化管理，把城建档案信息先全部输入电脑系统，再手工装订档案成册，最后按照档案的时间地点归档。这个管理方式依旧是以纸质城建档案为中心，没有体现出真正的信息化和电子化，这是我国的城建档案电子信息化管理停滞不前。

1.2 现行城建档案管理方式存在的弊端

1）电子化载体与纸质化载体难以融合。伴随着世界上第一台计算机的产生，信息化和电子化越来越成为人类现实生活中、工作学习中、国家科学技术发展中、政府活动中不可缺失的一部分。同时，电脑数据、电子书、电子库等电子化的信息知识的出现，让这种新型的电子化载体诞生于世。这种新型的电子化载体与传统的纸质化载体有着鲜明的对比，电子化载体更加简洁、方便保存、节约查找时间、透明度更高。但是，纸质化载体已经在世界存在千年之久，它同时有不可磨灭的优势，例如，它可以保持档案的完整性，相较于电子化载体更具安全性等。所以，电子化载体和纸质化载体还需要磨合很长一段时间。

2）信息化管理方式与传统的城建档案管理方式难以融合。我国在面对传统的城建档案管理方式落后于世界发展的局面，提出“加快城建档案管理信息化、使城建档案数字化”的要求。针对当下的城建档案管理方式，使传统的手工装订，归档于实体库保存的管理方式与信息化的纸质档案扫描，录入计算机虚拟数据库的方式相结合。让城建档案有两手保存，更为保险。但是，现今已存在的城建档案数不胜数，对于我们中国科技正在进步的阶段，我们需要一步一脚印，稳扎稳打，使城建档案管理方式逐步信息化。

3）我国在电子化、信息化方面的基础设施不足以支撑城建档案电子信息化管理方式完成。在科学发展的现阶段，虽然我国已经使电子化、信息化在许多地方正式运用，例如，文字数据处理、个人信息管理等，但是，目前的信息化基础设施、实践结果、如何运用等处于不太理想的状态。从档案库的纸质档案和电子档案的数量对比，电子档案数量远远少于纸质档案。说明目前光盘技术和机读技术存在一定的局限性，信息的传输方式也比较单一。

2 城建档案电子信息化管理的意义

现在是信息发展时代，信息技术已然成为国与国之间、地区与地区之间进行实力比较的必要依据之一。城建档案作为如何规划城市建设版图，城市建设如何发展的重要信息库，里面城市建筑的图标、图纸对日后这个城市建筑的风格、形式等有重大的参考作用。所以，我们需要把这些城建档案信息化，分门别类，这样可以促进城市在城市建设方面更好的发展。

2.1 城建档案电子信息化管理中的基础设施建设

就是由于现阶段我国在电子化、信息化方面的基础设施建设过于落后，才使城建档案电子信息化管理一直停滞不前。电子化、信息化的基础设施是我国完成城建档案电子信息化管理的前提和基础，这对城建档案信息库的完成度起决定性作用。所以，我们需要做好基础设施建设，使城建档案电子信息化管理有个好的基柱。

2.2 城建档案电子信息化管理中的实施系统

城建档案电子信息化管理中的实施系统是对城建档案资料进行收集、处理、传输、录入数据库、进行保存的软件，而我们更需要关注这个实时系统的完成效率和完成质量，这就是不同于传统的手工装订档案成册，根据城建档案的时间地点进行归档管理方式的好处。

2.3 城建档案电子信息化管理中的档案信息真实性

我们在城建档案电子信息化管理求快的同时，我们也需要求稳，由于网络的不可控性和普遍传播性，我们更加需要确保城建档案信息的真实性，不然随着网络的迅速传播，不实的城建档案信息就会人尽皆知，可能导致未来城市建设具有一定的风险。例如，网络不稳定、网络病毒、电脑死机等问题。

2.4 城建档案电子信息化管理中的执行人员

任何机器都需要人来操作，所以城建档案电子信息化管理中的执行人员非常关键，我们需要电子信息化专业、档案条理化专业的人来操作城建档案电子信息化管理的实施系统。因为执行人员的专业程度、个人品德等都会影响城建档案电子信息化管理的完成度。

2.5 城建档案电子信息化管理中的资金投入

世界上的任何事情都需要投入精力和金钱，城建档案电子信息化管理也不例外，由于城建档案电子信息化管理是创新的、长时间的、循序渐进的过程，我们更需要大量的资金投入，才能让城建档案电子信息化更快、更稳的完成。

3 落实城建档案电子信息化管理的方针

3.1 加快城建档案电子信息化管理进程

需要完成城建档案电子信息化管理，使城建档案数字化是这一过程的必经之路，城建档案数字化是网络时代和信息时代相结合的结果，同时，也为城建档案的发展指出了一个方向，例如，电脑网络技术、计算机技术、数字媒体技术等。早在20世纪初，我国根据政治、经济水平、科学发展方面的成果，提出“城建档案数字化”概念，所以，各个地方、地区的行政机关应该监督和加快城建档案电子信息化管理的数字化进程。其中，GIS电脑软件尤其重要，包括了如何建立城建档案数据库，如何对城建档案进行分类、传输、录入。例如，GIS电脑软件可以让查阅城建档案的人员直观地看到城市的地上建筑结构、地下和暗面的管道管线设计。同时可以对建筑物进行等比例的缩小，让查阅人员更真实、全面的看到建筑物的风格、外形、周围环境、地貌、地势等。方便和其他建筑物进行比较。我们应使城建档案电子信息化管理的数字化有许多类型的数据，包括建筑物的风格、外形、内部结构，建筑物所在地和周围的环境、地貌、地势，建造建筑物所需的资金、绿化范围等。

3.2 规划城建档案电子信息化步骤

我们不能盲目地进行城建档案电子信息化管理，我们应该分三步进行规划管理。第一步，根据我国基本国情、经济发展水平和科学技术水平，制定出一套完整的、根据实际情况调节的城建档案电子信息化管理方针，下发于各个省政府。各个省政府根据行政区内的科技、经济情况，进行实质性的更改；第二步，各个省政府把更改过的城建档案电子信息化管理方针下发于各个州、市、县，各个州、市、县又根据行政区内的科技、经济情况，进行实质性的更改；第三步，各个州、市、县为我国最基层，就按照城建档案电子信息化管理方针对城建档案进行规划、管理。我们不仅需要城建档案电子信息化管理方针，更需要加强对城建档案电子信息化管理的重视。所以，城建档案的专门部门需要和城建档案的相关部门团结协作，城建档案专门部门需要不断建立和更新城建档案信息，城建档案相关部门需要对城建档案信息进行补充和查找。部门领导需要对部门人员的工作进行监督和指导，确保城建档案信息真实可靠并且能在一个平台中完整的、有条理展现出来。同时，我们需要保证查阅人员在这个城建档案数据库平台有一个舒适的体验。

3.3 城建档案电子信息化管理的网络建设

随着网络的不断发展，城建档案电子信息化管理已经处于不断进步、不断完善的时期。通过网络的传播和更新，可以更多、更好的整理出城建档案，从而帮助城市网络规划化解了许多实际建设问题。目前，为了和网络电子政务完美配合起来，需要更加完善城市网络结构，提高城建管理的整体化。城建档案信息共享已经成为一个必然的结果，为了实现这个结果需要不断扩大城建档案信息的范围和对城建档案信息进行分类处理，把城建档案信息录入数据库。在充分开发城建档案网上查询的基础上，全方位体现电子政务的作用，要加快和加强城建档案电子信息化管理的网络建设，使城建档案信息与网络同步发挥作用，使城建档案的信息更全面、更高效，更加全面地满足各个单位和个人对城建档案查阅、利用方面的需要。

4 总结

综上所述，城建档案电子信息化管理是当今世界科学技术发展、经济水平发展的必然结果，我们必须要加快城建档案电子信息化管理的数字化进程、详细规划城建档案电子信息化管理的步骤、加强对城建档案电子信息化管理的重视和加快、加强城建档案电子信息化管理的网络建设，使城建档案电子信息化管理中的基础设施建设、实施系统、档案信息录入真实性、执行人员、资金投入等方面有进一步提高，让城建档案电子信息化管理能更好、更快、更稳的进行下去。