医院重大建设项目档案管理的思考与建议

李红艳

（滨州医学院烟台附属医院，山东 烟台 264100）

1 医院重大建设项目档案的作用

医院重大建设项目是“民心工程”，也是“实事工程”，项目建成旨在千万百姓身心健康服务，关乎百姓切身利益。建设项目档案记录了工程项目从立项、建设到验收的整个过程，不仅档案数量庞大，档案的质量要求也相对较高，项目档案资料真实性、齐全性、及时性反映医院档案管理的水平，真实、齐全的项目档案资料为医疗行业项目建设提供有价值的参考，促进社会民生项目的有序发展。

医院重大建设项目档案记载了建筑物最原始、真实的情况，一方面是对建筑物历史的记录，是一种可以为日后工作提供依据的见证。有利于后期装修改扩建等项目建设，是领导层决策合理性、科学性的有力保障[1]。为医院整体布局规划、再建设等提供十分必要的基础依据。另一方面，医院重大建设项目档案的建立和管理能够有效保存医院区域信息，对医院的整体建设发展，以及地方医疗事业的长足进步有着重要意义。

2 规范医院重大建设项目档案的具体要求

2.1 建设项目档案收集

明确建设项目档案资料收集范围，主要是项目建设过程中的所有资料，包含立项文件、建设用地及拆迁文件、勘察设计文件、招投标文件、开工审批文件、施工验收文件、监理文件、竣工图、工程竣工验收文件等各类批文、会议纪要、证书，合同、图纸、报告等。

2.2 建设项目档案整理

建设档案的整理的基本原则应是遵循形成规律，保持有机联系，便于保管利用。应体现以下要求：一是将重大建设项目档案单独予以管理，在类属上属专门档案；二是重大项目档案类内以项目为整理的基本单位；三是项目内建设文件按属类分别组卷，证书、合同、文件类的按问题或保管期限组卷，建设图纸单独组卷；四是建设项目档案保管期限适当延长；五是建设项目形成两套档案：归档卷（原件）待建设项目验收投入使用后上交当地档案馆，备案卷（复印件）存入本单位综合档案室。

2.3 建设项目流向与保管

建设单位对项目档案工作负总责，业务方面由上级主管单位进行指导，同时接受档案行政管理部门的监督，管理方面，实行制度和标准一致下的统一管理。医院档案管理部门设专人保管基建档案，项目立项之前应向当地档案主管部门报备建设项目，建立项目档案管理相关制度，编制档案检索工具，明确建设项目档案收集、整理、移交的要求与时限等具体事项，在医院新建设工程主体投入使用后一次性将建设项目中涉及的档案资料移交至当地档案管理部门。

2.4 建设项目档案利用

医院建设项目档案与文书、财务等档案同样管理，原则上不向社会开放。需要提供利用，按照档案借阅手续办理。

3 医院重大建设项目档案存在的问题

1）工程建设项目档案是建设单位和各参建单位共同形成的整个工程建设的真实记录，是印证工程建设全过程的原始凭证[2]。项目建设前，参建各方的管理人员和工作人员对项目中涉及资料没有充分预估，因此没有档案建设的意识，在后期的档案收集过程中，同样重视不足，档案管理组织架构不健全，分工不细；在建设施工中重施工、赶工期，忽略了档案资料的收集工作，在项目结束后，对档案资料的整理和移交存在应付了事的情况，在医院的管理系统中，并没有将建设项目档案相关工作纳入其中，使建设项目档案的资料收集工作障碍重重，受到严重影响。

2）医院建设档案管理制度不健全，在很多方面没有形成统一的制度和标准，比如在归档范围方面，需要归档的资料范围不明确，建设资料散失在各个发包单位或项目建设方；在归档时间方面，建设方为了赶工期，牺牲资料整理时间；在档案权属方面，建设方将建设资料据为己有；建设方不配合档案管理人员进行及时、全面的档案收集工作，档案管理相关工作常陷入被动局面，进而导致收集的档案资料存在不齐全、不完整、不及时等各类问题，使医院档案资产于无形中流失。

3）医院建设过程中，涉及的部门和人员复杂，存在诸多影响档案建立的因素，诸如任务重、建设人员流动大、项目管理人员不固定，且多数的档案管理专业水平薄弱；建设项目档案内容多、分散，收集难度大；部分工作人员责任心淡薄，在建设资料的审核过程中存在不严谨现象，导致原始记录不准确，不能保证建设工作的真实过程被有效记载，易造成难以挽回的经济和社会损失。

4 提高医院重大建设项目档案工作水平的建议

4.1 大力宣贯，提高人员档案意识

加强领导、宣传力度，牢固树立档案意识。建设项目档案管理工作是一项长期性、复杂性的工作，需要发动所有参与者的积极性[3]。通过定期组织经验汇报、讲座、经验交流等，提高管理人员的档案管理意识和水平，尤其是医院领导的档案意识，从根本上改变档案工作可有可无的思想。通过领导的高度重视，实现从上到下全员档案意识的建立，从而为档案工作的顺利开展和实现提供重要保障。在医院日常工作中，应把档案管理相关工作提升至重要议事日程中，在医院开展建设项目的同时，启动和规划档案工作；在项目建设过程中，定期召开例会，加上档案资料收集、整理的议题，确保档案工作得到有效保证和及时开展，形成良好的档案管理环境，提高档案管理在建设项目中的地位。同时，在建设项目开展初期，要做好档案管理的前期准备工作，包括确定人员、资料保管场所、档案管理制度等，为日后档案管理工作的开展提供良好的基础。

4.2 健全制度，强化管理措施

建立工程档案管理责任制，明确档案管理责任人，设置专门的档案管理工作人员，负责工程档案的收集、整理、归档、鉴定、保管、利用等工作。畅通多方档案管理人员沟通联络渠道，使工程建设相关方之间能够顺利、及时得进行沟通和反馈，从而确保工程建设各个环节档案管理工作的顺利开展。另外，由于医院工程项目建设与其他建筑建设不同，具有一定的特殊性，在档案文件管理方面，应当统筹规范文件格式、文件整理及归档保存等制度，保证档案的准确性和可靠性。

4.3 完善措施，促进档案信息化发展

实现建设项目档案的信息化，建设项目数量大、种类多，在整理过程中可以充分利用计算机、数据库和云计算等现代化手段，加强医院建设项目档案管理信息化建设，使医院工程档案管理中存在的问题得到高效解决，提高医院建设工程项目的档案管理整体水平。