浅谈国有企业文书档案管理效率的提升策略

李择琦

（上海市城市排水有限公司，上海 200233）

社会的发展不断推动着国有企业的飞速发展，同时，企业不断进行组织结构的完善，出于长远发展所考虑，企业开始进行各项事务活动。可喜的是，事务活动开展之后企业呈现出了新的发展局面。而在活动进行时所产生的资料越来越多，将这些资料进行保存整理形成了文书档案。文书档案具有丰富化特点，这些文书档案具有非常高的价值，就价值而言，很难有其他能够与之相比拟。如今的外部环境已经发生了较大的变化，其中最显著的特征在于办公自动化浪潮出现。目前，企业内部存在制度性约束，企业需要增加对文书档案管理的重视，重新调整思路。

1 情况分析

企业经营管理的过程中加快了自身发展的进程，伴随着企业的发展可能会因为企业规模的扩大而不断吸收人员，企业人员数量不断增加，而具体事务活动开展更加频繁，不可置疑的是在这样的形势下职工个人信息的内容变得越来越多，这也就意味着会有大量的文书档案资料积累。当然，文书档案资料内容并不单单包括职工个人信息，其还会涉及行政管理以及财务活动等各项信息。对于企业来讲，需要对这些文件进行收集保存与管理。这些在各项事务活动中产生的资料统一保管之后后期还可以根据需要进行资料的调用，文书档案管理是一个非常重要的工作。随着经济的发展，各个行业与领域开始进行创新，形势发展如此，国有企业不能够固守传统，不能够停留在不变的发展水平上，在了解到文书档案管理方式具有滞后性的情况下应当积极探索新方法，做好文书档案管理工作创新，从而提高企业文书档案管理效果，进一步支撑企业经营与发展。

2 文书档案管理的重要性

文书档案管理对于企业的发展可谓影响较大，因为有着最直接的关联企业的经营与发展与此相关所以在现实中需要针对文书档案管理产生正确的认识，充分意识到文书档案管理是一项极具重要性、不得不开展的工作。国有企业与一般单位有所不同，国有企业特性使然，部门储存有党务资料，这些资料是需要长久保存的。另外，企业经营发展中会出现一些会议记录以及发文原件等等。这些资料的保存价值可想而知，对于企业来讲，绝对不能够忽略这项工作。如果对于文书档案管理不够重视将会对企业产生一定的发展约束，使得企业处于发展瓶颈无法突破。日常中相关人员进行文书档案整理，坚持记录一些具体的工作进展。文书档案真实记录着各项内容，我们进行文书档案查阅能够掌握重要信息，并且还能够了解到单位或企业的发展过程。文书档案具有完整性和真实性的特点，它具有一定的法律效应。作为企业的第一手资料它的重要性自然不言而喻。进行文书档案管理能够将所收集的工作内容进行调整，其对于企业的后续发展起着至关重要的作用。由于国有企业的特点，每一个文件都有着重要价值，对于企业而言，文书档案的价值非同一般，文书档案管理需要放在重要工作位置。

3 文书档案管理的特征

国家对国有企业关注，也为国有企业的发展提供了重要支撑。前文中已经提到过国有企业和普通的事业单位是存在根本性差距的。市场经济下私营单位事业单位数量增多，但这些单位初步成型，发展时间较短。反之，国有企业的发展历程较长，国有企业正在稳步前进。而在企业经营的过程中各项资料需要进行特殊保存。企业不同事务由具体的部门负责，各个部门在开展活动的过程中形成了相应的文件，这些文件就是文书档案资料。文书档案资料往往并不是统一收集统一保管的，这些重要资料是由不同的部门负责保管。文书档案的内容一定是繁多而杂乱的，其所记录的内容涉及企业的方方面面。换句话讲，文书档案内容丰富。随着时间的推移，国有企业继续发展，而相应的文书档案内容将会变得越来越丰富化，除此以外文书档案载体也将呈现出多样化特点。在具体分析之后就会发现文书档案管理并不是一项简单的事情，面对繁琐复杂的工程需要花费非常多的精力和时间。因为文书档案分类众多管理难度是一定的，作为管理人员有必要借助专业的知识和已有工作经验开展工作。

4 文书档案在管理过程中出现的问题

4.1 缺乏先进的文书档案管理理念

进行文书档案规范管理有利于解决潜在问题，促进企业的健康发展。本以为文书档案管理关系到企业的发展命运应该被重视，本想着现实中文书档案管理一定会落到实处，应当有先进技术作为支撑但是现实情况并不理想，实际效果与预期相差较大。当然，问题的出现并不能完全归咎于某一单一的方面，但不可否认的是问题出自当前文书档案管理理念的缺失，因为对工作的认识不够深刻以至于现实开展工作中出现了诸多问题。领导人员应该系统规划，围绕文书档案管理工作进行指令的下达，但是现实情况并不是这样，目前的问题在于领导人员缺乏正确认知，并没有意识到文书档案管理是一项非常重要、必须要开展的工作。领导人员观念落后导致了企业内部人员缺乏相应的认识，对文书档案管理工作不够重视。一直以来，人员错误地认为文书档案管理可做可不做，根本没有在此方面提出较高的要求。

4.2 办公室文书档案的管理建设力度不够

国有企业现实事务开展是十分有必要的，每次事务活动的开展都会有相应的文件记录。这些重要的文件被应该被合理放置，但现实与预期之间具有一定的差距。这些资料很容易潮湿受损，失去保存价值。企业将所有的精力投入到其他方面，没有意识到储存办公室文件档案的空间过于狭小，应该扩大。绝大多数企业没有重点进行相关建设，放置空间不仅狭小而且通风一般。文书档案在这样的环境下长期放置会出现各种各样的问题。一些只是档案本身就已经非常陈旧，更需要进行特殊保管，因为没有进行档案的分类，这些档案放置在最底层，这导致档案受损。而这一问题的出现可以归咎于文书档案管理力度建设不够。

4.3 文书档案管理工作缺乏规范和积极性

总得来讲，经过多年的发展，国有企业呈现出了良好的发展态势。不过快速的发展以及庞大的规模无法掩盖现存的问题，虽然说国有企业在整体发展上取得了令人满意的成果，但是实际中在管理方面矛盾依然突出，尤其是在文书档案管理上还有很大的进步空间。实际问题在于负责文字档案管理工作的人员不一定能够经受住考验，这些人员根本没有系统的理论体系，专业素养和工作能力有待考量。在工作中这些人员的工作意识非常差，根本不能够做好角色与职责的统一。档案管理人员调动频繁，这是一个不可更改的事实，也正是因为这样的原因以至于工作人员在本职工作中存在严重的懈怠情绪，根本不具有工作积极性。

5 文书档案管理效率提升对策

5.1 增强对文书档案管理工作的重视，增加资金投入

在企业发展过程中有大量的文书档案资料形成，实在过于庞杂。因为对于文书档案管理工作的忽略以至于绝大多数有用资料的价值无法发挥，甚至会有一些重要资料遭到破坏。问题的出现是因为实际工作中文书档案管理工作流于形式。而文书档案管理工作之所以流于形式是因为缺乏对文书档案管理工作重要性的正确认识。事实上，文书档案管理工作的缺失对企业发展产生的危害是非常大的，领导者如果只关注工作的开展而忽略档案工作那么将会出现一系列的问题，这对于企业的发展百害而无一利。在我看来，对于文书档案的认识应更加认可，所采用的策略也应当更加具体。企业应当制定出更具针对性的方案，使得文书档案管理得到更好的保障。有效开展文书档案管理是需要具备一定条件的，如果不进行资金的投入必然不会出现良好的效果。如今，文书档案管理工作需要受到格外的关注，需要投入专项资金，积极利用信息化技术开展工作，将文书档案管理信息化工作做到位。

5.2 构建完善的文书档案管理工作制度

进行文书档案管理建设应当更具体化、全面化，目前最突出的问题是文书档案管理工作制度不完善。并不是说没有工作制度作为支撑而是目前所应用的制度已经不符合当前的要求。我们要知道管理工作制度的不完善会带来不利后果，负面影响是显而易见的。文书档案管理工作本身就不是一项简单的事情，由于体系庞杂相应的资料数量非常多所以在管理中更容易出现问题。有了制度作为依托能够避免工作的无序化与盲目性。文书档案管理工作制度的构建必须要提到议事日程上来。企业应当鼓励全体员工参与制度的指定，采纳一些有用信息，之后完成新规章制度的添加，确保所用制度的科学性。

5.3 增强文书档案管理人员的综合素质

针对文书档案管理人员素质有待考量、不具有技能的问题应当引起高度重视。因为文书档案管理人员的能力以及工作态度直接影响档案管理质量和效率所有国有企业有必要针对相应的管理人员进行技能提升与综合素质培养。国有企业在招聘人员的时候应当提高门槛，提升档案管理技术人员的招聘条件。在招聘的过程中应当进行考核。在职培训工作不可少，切不可认为这是一项浪费时间和精力的事情不可认为这是无用功。企业应当认真做好在职培训，并且将人员的待遇与培训结构挂钩，从而调动人员的积极性，确保他们积极学习，进行技能提升，在实际中保质保量的开展工作，避免企业经营受到文书档案管理方面的制约。

6 结束语

随着时间的发展，企业经营事务变得越来越复杂化，文书档案庞杂，现实中档案管理工作的难度可想而知。对于企业来讲，关于文书档案管理的认知应当更深刻更具体，在如今现代化社会背景下国有企业应当进行积极地探究，从全面出发落实策略，从而形成一个很好的管理局面，确保文书档案信息的应有价值达到最大程度地发挥，更好地促进企业的发展。