新形势下医院档案管理工作的规范化

张泽军

（武汉市江夏区第一人民医院，湖北 武汉 430200）

医院档案主要包括医院在运营过程中所产生的文件、病例、科研成果、人事档案等材料，档案管理就是做好上述材料的收集、整理、分类、存储、借阅等工作，是医院管理的重要组成部分，涉及日常运营、医学科研、设备引进、人才储备、医疗纠纷记录等多方面内容。而随着医疗体制改革的持续推进，医院档案管理工作面临新局面，要求必须要推进档案规范化管理，助力医疗体制转型升级。

1 医院档案管理的重要性

医院档案涉及方面较多，加强档案管理工作是推进医院各项工作有序进行的重要手段。科研档案能够为临床治疗、医学研究等提供更加详实的参考资料，为医院科研人员课题研究指明方向。人事档案涉及医院医务人员个人信息，是医院人事变动、奖惩实施的重要依据，加强人事档案管理可提高人力资源管理效应，为后续医院管理体系转型储备更多人才。病例资料具有真实性、合法性、关联性等特征，是处理医疗纠纷的重要依据，维护医院合法权益的重要证据。

2 新形势下医院档案规范化管理的路径

2.1 建立完善的档案管理制度

医院开展档案管理工作时，要想提高管理水平与成效，就必须要建立完善、健全的档案管理制度，立足医院发展实际，制定与医院相符的管理机制，确保医院各项工作有序进行。一是完善合规机制，构建“大风控”格局。围绕医院档案管理，建立权责分明、流程清晰、监督有力、运行高效的合规管理机制。档案作为合规管理的载体，加强档案管理是医院高质量发展的重要基石，是确保医院各项工作有例可循、经营决策有据可依、内部审查有证可循、各项科研成果推介有史可溯的重要前提。二是规范档案收集、移交、借阅、存储等流程，明确归档范围与归档要求，明确档案归档时间、整理原则；构建档案管理考核机制，确保档案管理的时效性。三是落实奖惩机制。通过激励措施来带动工作人员的积极性，激发其创新思维，为档案管理提供更有价值的意见；将档案管理纳入绩效考核范畴，直接与年终绩效挂钩。四是健全档案安全管理制度，完善档案审批流程，制定档案管理保密机制、档案管理安全应急预案等，定期对档案工作进行抽查，积极借力现代科技提高对档案实体的保护力度[1]。持续加强电子档案安全管理，以形成源头为切入点，妥善解决好电子档案丢失、被盗等安全问题。对于重要档案应采取“异地异质”方式进行备份。

2.2 加强医院档案室建设

档案室是存放医院档案资料的重要场所，加强档案室建设是保证档案资料安全的重要举措。因此，必须要定期对档案室进行安全隐患排查，如若档案室设施设备出现损坏要及时维修。在档案室建设过程中，还需要从防水、防火、防盗、防霉等方面出发，做好档案室布局；定期更换防虫鼠蚁药物，做好档案室温度、湿度调节，合理配备空调、除湿机、光电设备等；对于一些对光源比较敏感的档案，还可以通过安装防光窗帘，构建无光环境，提高医院纸质档案的保存期限；档案管理人员应做好档案室清洁工作，减少霉菌、虫害的发生，全面落实档案室“八防”要求。

2.3 规范医院档案借阅流程

医院在运营过程中每天都出产生大量的档案资料，因此对于档案管理人员而言其工作量较大，为提高管理成效，就必须要落实档案规范化管理。在档案整理过程中，需要对各类档案进行编号，形成规范化的档案体系，为日后查阅、借调提供便利，从而也能提高工作效率[2]。以病例资料为例，其涉及患者隐私，规范病例资料查阅可降低患者隐私泄露的风险。同时，严格管理档案室人员出入，设置权限，除管理人员外，任何人借阅档案资料都必须出具相关手续，而对于患者病例资料则需要在档案管理人员的监督下查阅，且不得随意翻阅其他患者资料。若需要外出借阅，则必须要严格按照档案借阅制度按流程进行，做好借阅人姓名、联系方式、借还时间及方式等信息，保证档案资料的安全性。

2.4 加强医院档案管理信息化水平

随着医院的发展，档案资料呈海量增长态势，传统的纸质档案管理模式已不再适用，档案信息化、智能化管理成为必然趋势。在此背景下，医院要与时俱进，利用好现代信息技术创新档案管理模式，提高档案管理水平。如医院可以借助计算机检索工具，对数字档案进行分类归档，其他人员只需要通过检索关键词就可查阅到所需档案。当然，在推进档案管理信息化的同时，还是要按照档案管理要求，规范化操作纸质档案，保证医院档案信息的通用性。在档案室门禁上，可以引进指纹识别、人脸识别技术，提高档案的安全性[3]。同时，医院也需要进一步加强硬件设施的投入，优化计算机系统，确保医院档案管理能够高效开展。此外，聚焦“十四五”发展规划，推进覆盖面广、服务便利、管理有效、网络健全的医院智慧档案室，深化智慧档案体系，提高档案管理信息化水平。

2.5 建设医院高素质档案管理队伍

随着时代的不断发展，对医院档案管理人员提出了全新要求，一是要掌握专业的档案管理知识，二是要掌握医疗行业信息，了解临床相关知识，三是要具有计算机知识，能熟练操作和运用计算机及相关软件。对此，医院应当重视人才培养，加强建设一支高素质复合型档案管理队伍。具体可以从以下入手：首先，加强人才培训。定期组织召开档案管理专题讲座，宣传档案管理事业的最新政策及要求，确保档案管理人员了解行业前沿信息，及时完善档案管理工作；其次，组织档案管理人员到兄弟医院参观学习，通过交流汲取成功经验；再者，加大人才引进力度。加强对档案管理复合型高层次人才的引进，建立良性的人才晋升机制，提供广阔的发展平台，通过政策吸引人才加入，为医院档案管理注入更多新鲜血液，以激发档案管理活力。

3 结语

时代发展不止，思想解放不息。档案管理人员必须要紧跟时代步伐，开拓进取，实践创新，让档案在新时代发展潮流中大声发声，助力档案管理提质增效，为医院战略发展提供参考、为临床治疗提供详实依据，从而提高医院在社会中的影响力，提高临床诊断率，有效保证广大患者的生命安全，为医院发展添砖加瓦。因此，作为一名档案管理人员，必须要转变思想，做好档案规范化管理工作，提高档案管理水平，助力医院各项工作有序开展，为医院社会经济地位的提升提供全面保障。