档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

霍青华

（菏泽市公共资源交易中心，山东 菏泽 274000）

随着网络技术的快速发展，电子信息技术在各行各业当中得到了广泛应用，针对档案管理工作来说，电子化已经成为一种必然趋势，为档案管理工作的优化提供了可靠保障。从现阶段档案管理工作来说，不仅需要积极的推动信息化建设，同时需要强化基础工作的创新，发挥出其在推动下现代档案管理当中的作用。在档案管理当中，基础工作包括档案的搜集、分类、整理等，同时需要为人们提供档案查询服务，发挥出档案信息在社会发展中的作用[1]。由此可见，通过正确把握档案管理基础工作的价值，可以改变传统的档案管理模式，针对目前档案管理中存在的问题，采取有效的应对措施，实现档案管理工作效率的提升。

1 档案管理基础工作的作用

1.1 推动现代档案管理的标准化与规范化

在开展档案工作管理的过程中，规范化与标准化成为衡量其工作水平的重要因素。在实际工作当中，部分单位在开展工作档案管理的过程中，由于缺乏规范性，造成其所搜集的一些档案并不具备价值，这就需要发挥基础工作的作用，对这些原始数据资料进行整理分类，剔除其中存在的一些无价值信息，实现档案管理水平的提升[2]。通过开展高效的档案基础管理工作，能够实现档案分类管理水平的提升，进而为使用者提供高效的档案查找服务，同时保证内容的完整度，为现代档案管理工作的开展提供可靠保障。

1.2 提升档案检索的准确性

在现代档案管理中，基础工作的内容很多，其中档案信息的输入与归类作为其中的重要组成，能够为人们查找档案内容提供便利条件，在高效的档案管理基础工作的过程中，可以实现档案检索的便捷性。在电子信息技术以及网络技术的快速发展下，现代档案管理管理中出现了越来越多的电子信息技术以及网络元素，通过发挥出这些技术的作用，能够构建完善的电子档案信息库，为档案内容的检索打下良好基础[3]。但是为了更好地实现档案信息检索的便捷性与准确性，必须要在进行数据收集与整理的构成中，进行正确的分类以及准确输入，保证每个环节的准确性，满足快速检索、准确查找的要求。

1.3 加快档案管理现代化进程

随着信息化时代的到来，档案管理现代化建设已经成为必然趋势，通过发挥出各种现代化技术的作用，可以实现档案管理水平的提升。在计算机网络的快速发展下，档案资料检索的速度与便捷性得到了显著提升，同时也为档案保管工作的开展提供了便利条件。通过开展高效的档案管理基础工作，可以加快档案管理的现代化进程，为档案资料录入的正确性提供保障，同时也减少信息录入失误的情况，为档案管理现代化建设奠定坚实的基础[4]。

2 强化档案管理基础工作的措施

2.1 提高基础工作认知

在现阶段的档案管理工作中，许多单位对于基础工作的重视程度存在明显不足，比如说在菏泽市公共资源交易中心的档案管理基础工作当中，许多信息的录入并没有形成规范的机制，造成许多数据的准确性存在明显不足。在这种情况下，对档案管理工作的开展产生了不利影响，出现了档案管理不规范的情况，甚至会对现代档案管理的正常运行产生损害。在这种情况下，必须要提升对基础工作的重视程度，强化对工作人员的教育培训工作，严格的落实档案管理基础工作的要求。与此同时，必须要制定规范的管理制度，对自身的行为进行约束，实现档案资料准确性与规范性水平的提升。

2.2 制定完善档案管理基础工作标准

在开展档案管理工作的时候，受到管理不到位以及工作不规范的情况，造成档案管理的正常运行产生了严重影响。特别是在目前的档案管理当中，并没有形成统一的管理标准，针对不同档案管理机构来说，在规章制度以及管理模式方面存在许多的差异，造成档案资料数据在进行传递以及共享的过程中，出现了许多的问题。为了更好地提升档案管理基础工作的水平，必须要制定统一的档案管理标准，推动档案资料管理工作的系统化与正规化，满足行业工作标准。除此之外，在档案管理过程中，必须要开展正规化建设工作，优化自身的工作体系，实现工作人员综合素养的改善，落实各项培训工作的要求，实现工作效率的提升。

2.3 强化信息系统构建

在信息技术的快速发展下，档案管理的信息化系统构建更为重要，通过开展高校的数字化建设工作，能够实现档案管理水平的提升。但是从目前的信息管理系统构建来看，还存在许多不完善的情况，对于档案信息检索的准确性产生了严重阻碍，造成档案管理基础工作无法得到有效落实。在这一过程中，为了将档案管理基础工作的作用发挥出来，必须要强化信息系统构建工作，对各项信息数据进行科学的分类，在进行档案信息编号与分类的时候，需要做到细致准确，同时设置相应的关键词，实现检索效率的提升。与此同时，必须要定期的对档案资料信息进行更新，做到与时俱进，保证时代信息与档案资料之间的同步协调。

3 结语

在目前的档案管理过程中，基础工作作为其中的重要内容，为档案管理的规范化、准确化提供了可靠保障。如果在基础工作当中出现疏忽，则会对档案信息的使用以及查询产生不利影响，很难将档案管理工作的作用发挥出来。这就需要在推动档案管理工作的过程中，必须要强化各项基础工作，实现现代档案管理工作水平的提升。特别是在档案管理形势不断变化的情况下，传统档案管理模式已经发生了很大的变化，必须要不断的优化自身的档案管理工作，从而对各项基础工作进行优化，实现档案管理水平的提升。