计算机在科技档案管理中的作用研究

2021-04-14竹丹

卷宗 2021年2期

竹丹

（四川省地质矿产勘查开发局成都水文地质工程地质中心，四川成都 610081）

1 科技档案的特点

1）科技性，科技档案的最根本属性和特征是其科技性。科技档案中记载着大量科技知识，包括科研项目立项、可行性论证、试验原始记录、成果报告和鉴定等，具有较强的科技性。

2）成套性，科技活动通常以工程项目的形式展开，如工程项目包括方案设计、可行性论证、初步设计、修正及施工等环节，各个环节既相互联系又相对独立。而在每个环节履行过程中形成的文件资料会陆续转化为科技档案。科技档案的收集整理是围绕一定顺序和规律进行立卷归档的，具有成套性特点。

3）复用性，所谓复用性，是指科技档案可大量反复使用。如国家有关部门颁布的标准化设计、技术规范，地形地貌勘探、水文地质资料等，可将其直接应用到新的科研项目中，或者复制多份具有现实应用价值的科技档案，满足科研活动实际需要。

4）实用性，所谓实用性，是指科技档案具有现实利用价值。大多数科技档案真实反映了科研活动的客观情况，具有现实应用价值。就科技档案来说，既要能如实记录科研活动，也要能够反映科研活动现状，若其与现实有误差，则需要进一步补充、修改和完善。

2 计算机技术在档案管理中的应用意义

2.1 保障了档案资料的完整性、安全性和高效性

一直以来，人们对档案的管理都是采取纸质的方式来保存档案资料，这种管理方式已经无法满足不同领域的工作要求，究其原因在于传统的人工管理档案方式需要投入大量的精力和时间来对海量的档案进行整理与保管，而纸质类的档案不仅不易保存，而且容易发生损坏，进而造成档案信息的不完整，这无疑会影响到档案资源的利用，而且相关人员在调取档案过程中也存在较大难度，从海量的档案中找到所需的档案资料要花费很长时间。而利用计算机技术来进行档案管理则可有效弥补通过人工来进行档案管理的不足，这是因为计算机具有强大的信息存储能力与处理能力，人们只需在计算机中输入档案信息，计算机便可自动对这些档案进行分类整理，从而提高档案管理效率，并且当人们需要调取某个档案资料时，只需在计算机中输入要查找的档案信息，计算机便可快速将该档案的存储位置、档案整理时间及档案内容等信息呈现给工作人员，以便于工作人员进行快速调取，而且计算机还能对档案资料进行电子化备份，这使得档案的存储变得非常容易且不易发生损坏，从而极大保障了档案资料的完整性、安全性和高效性。

2.2 提高了档案信息的利用效率

采取纸质文件的方式来进行档案管理是有很多缺点的，这是因为纸质文件类的档案资料不容易长期保存，而且经常翻阅纸质类的档案资料还容易造成档案损坏，更为重要的是，纸质类的档案资料难以进行远程化共享，这无疑会在很大程度上影响到纸质类档案的利用价值。而对于计算机技术来说，则可完全解决档案资料的远程化共享问题，人们可以利用计算机技术将档案资料内容上传至计算机，然后通过网络将这些内容传输给其他地区的计算机中，从而使人们能够利用计算机在不同地区实时、快速地查看档案资料内容，进而更加方便地进行交流，同时档案资料的利用效率也得到了极大提升。通过计算机技术的应用，还可对档案进行高效的管理与长期的保存，这也同样能够大幅提升档案管理工作质量，在实现成本节约的同时，也提高了企业、组织和单位的竞争能力。

3 科技档案管理中应用计算机技术的注意事项

3.1 强化技术防范措施

1）档案管理部门应当采取加密技术作为确保档案信息资源安全性的有效方式。所谓的加密技术，乃是指依托特定算法的方式对源文件进行加密处理，进而让原文件成为不可直接读取的代码。当使用者访问这些经过加密处理的文件时，必须输入正确的密钥，如此便确保了数字化档案信息资源的安全。

2）档案管理部门应当采取权限控制的方式提升档案信息资源的安全性。此种方式乃是指档案管理部门应当设定档案信息管理系统数据库访问权限，如若使用者没有访问权限，则其无法正常访问。如此一来，将最大程度地避免无关ID进入系统。此外，档案管理部门还应当设定访问者的访问权限等级，如此能够做到对密级程度不同的档案信息资源的充分保护。

3）档案管理部门应当采取安全监控技术。此种技术即防火墙技术，依托对此种技术的应用，将避免产生对档案信息管理系统的非法访问，同时亦能够避免机密数字化档案资源从系统中输出。

3.2 培养具有创新意识的档案管理团队

通过培养具有创新意识的档案管理团队，满足信息化时代的发展要求，形成新的档案管理的人力资源格局。档案管理部门要吸收信息技术型人才的加入，调整人才招聘策略，鼓励高素质的创新人才，积极参与信息化时代下，档案管理的创新工作中，利用人才的高素质信息素养，对大数据的了解，在档案管理中应用大数据技术，提高档案管理水平。档案管理部门要加强内部的学习，营造良好的学习氛围，使内部工作人员深入了解大数据，明确大数据对档案管理的影响和作用。定期组织员工培训，进行专业理论的学习，不断提高工作人员的综合素质，培养工作人员的创新精神，使工作人员积极融入到档案管理的大数据应用中。档案部门要营造良好的信息化环境，加强信息化建设，完善硬件和软件设施，提高档案管理的信息化程度。工作人员要做好基础工作，提高自身的信息技术技能，避免局部渗透，要全面利用信息技术，做好档案管理的工作。营造信息技术学习型环境，提高老龄工作人员的信息技术能力，使大数据的作用得到充分发挥。年轻的工作人员教年长的人员，及时纠正存在的问题，使每一位档案管理工作人员参与创新实践。

3.3 构建信息化时代档案管理体系

在信息化时代下，要完善档案管理体系。档案管理的工作价值不断提升，工作内容不断增多，工作机制也更加复杂，需要有效的机制进行规范，引导档案管理的标准化和规范化。要建立严格的档案管理准入机制，提高标准，为特定智力劳动成果创造者群体服务，提高档案管理的效率。档案管理工作中涉及的智力劳动成果众多，要强化知识产权的保护，将有关档案管理的部分纳入法律范围中，营造良好的法制环境，也可以帮助相关工作人员维权，同时为档案工作的法律价值提供依据。档案管理部门要健全规章制度，及时处理档案管理中存在的问题，尤其是信息化时代下涌现的新问题。