浅谈建筑工程档案管理中的问题与对策

蔡贇贇

（上海老港固废综合开发有限公司，上海 200060）

在我国社会、经济发展的新时期，建筑行业得到了迅猛发展，在建筑工程项目实际建设期间，施工人员和档案管理人员会将其中包括文字、影像资料、图片、统计数据等有价值的参考信息记录下来，以此形成建筑工程档案，可以将施工建设期间的施工过程、细节工作等真实体现出来，针对各个施工建设环节之间的联系和规律，进行真实的原始记录，相比于其他类型的档案，建筑工程档案具有更高的价值。随着近年来我国逐渐实施了越来越多的事业单位建筑工程项目，建筑工程档案管理工作也逐渐受到了高度重视。

1 新时期加强建筑工程档案管理的重要性

1）档案管理的三性。随着我国快速推进城市化建设进程，针对建筑施工单位，不仅仅对工程质量管理提出了更高的要求，同时针对工程内容记录工作，也提出了更高的规范性要求。借助建筑工程档案资料，可以将全部建筑工程内容、数据等真实体现出来，其中涵盖了建筑工程设计方案、施工合同、协议书、上级部门审批文件等内容，同时还包括施工场地的水文地质、气象情况等资料，同时还包括征地、拆迁、安置等工作产生的文件记录，针对一些施工材料质量证明、试验报告、竣工报告、图纸审批、设计更改、技术交底等方面的主要建筑工程资料也进行了存储；另外，针对包括监理单位在内的第三方机构，也对相关资料进行了存储，比如竣工图、施工总结等等。

2）建筑工程档案是顺利开展建筑工程施工的重要保证。建筑工程档案，需要对资料真实性予以保证，结合实际建设工期，需要档案记录与之充分贴合，在建筑单位工作中，针对建筑工程项目审批、招标、施工、竣工等工作，都会借助建筑工程档案进行记录，并以此开展是信息统计、材料整理等方面工作，可以实现对各个建筑工程施工阶段予以客观、全面的展现。在建筑工程项目中，针对产生的工期变更、人员调配、方案优化设计等工作，可以借助建筑工程档案中的详细记录作为参考，以此保障顺利推进建筑工程施工，实现对资源成本的有效控制。

3）建筑工程档案可以作为有效依据保障施工建设质量。在完整的建筑工程档案中，通常会对各个施工负责人、合同单位、建设部门的工作情况进行详细记录，从而在产生纠纷和矛盾问题时，可以依据档案信息快速确定责任人；在建筑工程竣工并投入使用以后，针对产生的任何问题，其相关的信息都可以在建筑工程档案中找到，从而对无人承担责任、责任推卸等现象予以了有效避免。另外，针对后期改建工作，可以在施工设计图纸和施工单位等方面信息上提供详细的资料，有助于科学开展后期管护工作。

4）工程档案信息的建立也是建筑单位资质的体现。在建筑工程单位运营过程中，借助建筑工程项目案例可以对成功经验进行总结，从而在行业领域内，为自身建立更强的影响力。借助对档案资料进行真实、详细地记录，首先可以针对多个包揽建设项目，便于建筑单位实施分析，从而对最终建筑工程施工水平予以提升。其次，针对建筑工程档案资料，客户在进行了解和查阅以后，可以对建筑企业情况予以快速掌握，对于企业而言，详细的建筑工程档案具有很高的利用价值，可以作为自身的名片，对自身未来长远发展予以促进。

2 建筑工程档案管理中常见的问题

1）建筑工程档案管理缺乏足够的重视。针对建筑工程档案管理工作，虽然我国提出了明确的工作要求，但在实际建筑工程企业工作中，在实施档案管理过程中，针对国家规定和标准并没有严格遵循。很多企业盲目追求更高的经济效益，而视乎了建筑工程档案管理的各个细节，在实际建筑工程施工中，将主要精力放在了追赶施工进度方面，针对档案管理工作存在应付性的工作态度，针对档案管理部门没有进行专门构建，缺少专业人员对建筑工程档案管理工作进行负责，难以及时建立和更新各项规章制度，整体工作随意性较强，在很多建筑工程项目完成施工以后，为了在验收环节对部门审查工作进行应付，往往是被动开展建筑工程档案的整理工作，导致难以实现系统性、规范性的档案基础工作。

2）从事档案管理的工作人员缺乏统一的专业素质。在当前大部分建筑工程企业中，从事档案管理工作的人员，大部分都没有经过专业的教育培训工作，很多人员都来自其他部门进行兼职，这些人员要么缺乏档案管理能力，要么缺乏专业技术；同时，针对建筑工程档案日常管理工作，通常是用到才想起来，在没用的时候就放到一旁，比你更没有积极维护建筑工程档案；在对档案管理技术进行创新过程中，更是受到互联网技术普及的显著推动，在大部分建筑单位中，并没有专门成立档案管理岗位，并且缺乏先进的档案管理措施和技术手段。

3）没有完整收录高质量的工程档案信息。在现阶段建筑工程档案中，并没有完整收录各项工程建设信息，甚至没有超过80%的信息完整性，主要是由于实际施工建设期间，没有进行及时归档，建筑工程档案管理工作难以予以施工进度保持同步，从而丢失了一些重要文件，经常因为这一问题而后期进行回补，但是在建筑工程施工期间产生的会议记录、合格证、签章等部分资料方面，回补工作难度较高，由此可能引发对档案信息的虚造现象，难以保证建筑工程档案的真实性，工程档案的价值难以得到利用和发挥；另外，针对建筑工程竣工，没有严格把关档案的验收工作，没有严格遵循相关规范和标准开展档案收录、立卷、索引以及标引工作，为后期建筑工程档案查阅工作带来诸多不便。

4）在电子化归档以后存在两级化。随着当前我国电子信息技术水平快速提高，在各个行业领域中逐渐实现了自动化、网络化的办公，另外，随着当前建筑工程档案管理水平逐步提升，也逐渐开始大范围应用数字化和网络化等方面技术，从而导致档案电子化建设脚步进一步提速。首先，在完成建筑工程档案电子化建设以后，逐渐开始忽略对传统纸质档案的收录工作，其次，针对电子文档，一定程度上忽略了误删除、保存介质等方面问题，时常发生电子档案和纸质档案丢失现象。

3 提升建筑工程档案管理的策略

1）高度重视建筑工程档案管理。在建筑工程质量管理控制和工程后期维护管理等工作中，建筑工程档案资料具有十分重要的作用，针对档案管理工作的重要性、必要性，必须予以正确认识，针对档案管理工作，需要予以更高的重视，针对档案管理机构进行专门设立，针对档案记录工作，安排专业的档案管理人员直接负责，从而整个工程建设期间充分参与其中。针对档案管理制度，施工建设单位需要进行建立和完善，对建筑工程档案资料、设计图纸等，对其完整性、规范性以及准确性予以保证单。在实际建筑工程档案管理工作中，相关档案工作人员和建筑工程项目管理者，需要对自身工作职责予以明确，并充分保证档案维护、档案保护以及信息化建设等方面的资金投入，对建筑工程档案质量予以全方位保障。

2）强化建筑工程档案规范化管理。针对建筑工程档案资料收录、管理、建筑工程建设同步化等方面工作，需要进行加强，针对各个阶段建筑工程施工建设，需要对其档案资料实施有序管理。在建筑工程项目竣工验收阶段，针对档案归档范围方面要求，需要予以严格遵循，并严格检查并审核建筑工程施工期间产生的全部文件资料，对缺失的文件进行及时补回，从而对建筑工程档案材料的真实性、完整性、及时性予以保证。在实际开展后期档案管理工作中，需要详细及时记录建筑单位各个部门查阅、传递以及变更建筑工程档案的情况，对建筑工程档案资料丢失和损毁问题予以有效避免。

3）针对建筑工程档案管理人员进行重点培养。针对建筑工程项目，在档案管理工作方面，对专业技术人才进行重点培养和引进，对传统教育培训工作进行积极创新，借助专业知识讲座和培训活动等途径，在档案工作网络化、软件技术使用等方面对档案管理人员进行培养，促进其管理思路的及时更新和转变，对以往建筑工程档案管理方法进行持续创新，针对实际建筑工程档案管理工作，让工作人员可以保持更为专业的态度和技能。

4）加强电子文件归档。在当前建筑工程企业工作中，逐渐广泛应用了办公自动化系统、电子邮件、CAD施工图纸设计软件、建筑工程结算软件以及建筑工程施工组织资料编制软件等等，在文书档案管理方面，归档载体产生了改变，逐渐由纸质档案转变为包括网络服务器、磁盘、微缩胶片以及光盘等在内的电子档案。首先，针对建筑工程电子档案安全管理工作，需要对其必要性、重要性予以正确认识。从思想层面入手，对以往管理观念进行转变，对各级责任制予以落实，遵循层层把关、层层负责的原则，针对内部人员，借助完善实施科学的管理，针对电子档案实施更高水平的安全防护工作，对非授权访问现象予以避免，努力实现权限访问机制，避免没有权限的用户私自查阅、修改或者调用建筑工程档案，从而对档案信息的安全性、完整性予以充分保证。其次，针对建筑工程档案管理工作，必须将国家、地方、行业等方面提出的标准和规范作为指导依据，针对一些重要文件，比如对应长期保管的超投标和建筑结构等方面，需要对操作程序予以严格遵循，针对越权办理行为需要严格禁止，并且在存储过程中，需要全面落实技术处理工作。再者，针对建筑工程电子档案管理系统，需要实现对操作权限管理体系的科学、有效构建，针对加密技术予以科学运用，从而对电子档案的存储、传输等方面安全性予以充分保证。最后，针对用户口令管理予以强化，针对口令进行科学设置，并定期进行更换，避免口令被其他人员盗用，从而引发越权访问、非法上网等行为，同时需要严格管理文件密级，并采取单机操作方式，保证专机专用。另外，就是定期开展软件检测工作，针对杀毒软件、防火墙等方面的安装工作予以妥善落实。在建筑工程项目施工全过程中，所产生的全部文件信息共同构成了建筑工程档案，而这些数据和信息也是建筑工程项目管理的重要内容，建筑工程档案管理工作的质量会直接对后期建筑工程维修、改建以及扩建等工作带来影响，在一定程度上关系着建筑工程项目所能带来的经济息效益。

4 结语

在我国当前社会、经济快速发展的形势下，建筑行业发展迎来了高峰时期，随着我国大力推进城市现代化建设工作，越来越多的建筑工程项目投入实施，并且建筑工程规模也逐步扩大，在这种情况下，也对建筑工程质量、工程档案管理等方面提出了更高的要求。在现阶段建筑工程建设期间，建筑工程档案管理工作逐渐受到了重视，建设单位也对以往档案管理工作中存在的问题予以了明确，并且充分认识到了建筑工程档案管理工作的重要性，科学制定了档案管理策略。