浅析新形势下如何做好基层城乡居民养老保险档案管理工作

2021-04-14邵毕慧

卷宗 2021年8期

邵毕慧

（云南省巧家县人力资源和社会保障局城乡居民养老保险中心，云南昭通 654600）

城乡居民基本养老保险是国家继“种地不交税、上学不付费、看病不太贵”之后推出的又一惠民政策，对推动和谐社会建设和国家的长治久安都有着重要意义。档案资料记录着参保人员参保缴费和待遇享受等相关信息，档案材料的真实性和完整性直接关系到参保群众的切身利益，也是该项工作从启动、落实到不断推进的历史见证。随着社会发展水平的不断提高，现代化办公的要求以及参保数据的不断增大，对档案管理工作的科学性、共享性、安全性要求也越来越高，本文主要探讨的就是在新形势下如何做好基层城乡居民养老保险档案管理工作。

1 城乡居民养老保险档案的特点

1）政策性强。我国人口基数大，区域差异性大，以及地区经济社会发展不平衡，这使得我国城乡居民养老保险工作始终坚持“保基本、广覆盖、有弹性、可持续”“资源参保”“自由选择参保档次及缴费水平”等基本原则。因此，作为城乡居民养老保险的工作管理者，应积极主动地适应和尊重不同参保群体多样性、流动性及差异性特点，将党和国家关于城乡居民养老保险制度和政策落实好、执行好，维护每一名参保人员的切实利益。

2）涉及面广。据国家统计局公布的数据显示，截至2018年年末我国人口总数已经达到了13.95亿人，城镇常住人口8.31亿人，乡村常住人口5.64亿人。因此，我国城乡居民养老社会保险涉及面广、群体数量庞大，这是其他任何一种保险所无法比拟的。

3）内容复杂。从城乡居民养老保险档案的内容来看，主要包括：为城乡符合条件的居民提供参保登记、保费收缴、保费拨付、账户管理、保险关系转移、接收、稽核以及基金管理等，保险业务环节众多，导致各个环节形成的档案内容结构复杂，涉及各个领域和各个方面。

4）变动性大。城乡居民社会养老保险主要是为广大城镇居民、农村居民等提供养老保险业务办理，这些人员大多没有固定单位、户籍流动性强，尤其是随着城镇化进程的加快，大批农村劳动人口向城镇转移，且其工作又不固定，这就使城镇居民养老保险办理始终处于流动状态，导致城镇居民养老保险档案常常处于变动状态，增加了养老保险档案资料收集、移交和管理的难度。

2 基层城乡居民养老保险档案管理存在的问题

1）管理制度不健全。县级城乡居民养老保险工作的实施涵盖了基层各乡镇，目前基层乡镇因为受多种条件的限制，在档案的管理制度上普遍存在不健全和不规范的情况，没有一个统一的标准和规范的管理办法，特别是一些边远乡镇，在管理方法上也比较落后，还是沿用传统的打孔和手工装订，没有建立计算机管理系统，给档案资料的查找和利用带来极大的不便，同时也造成业务工作的被动。

2）管理意识薄弱。在一些基层乡镇，业务档案管理意识薄弱的现象普遍存在，很多业务人员忙于应付繁琐的日常事务性工作，对档案资料的整理不及时、不重视，有些管理人员认为档案管理工作不能给单位产生经济效益，因而在人员配备和资金投入方面都很薄弱，严重影响到了养老保险事业的发展。

3）管理人员不专业。在城乡居民养老保险档案的管理上，离不开相应的专业管理人员，而基层档案的管理大多是兼职人员在从事这方面的工作，致使很多业务资料不能及时整理和归档，加上有些基层乡镇工作人员的频繁更换，造成档案资料被放置在某个角落或锁在某个档案柜里，长时间无人问津，导致城乡居民基本养老保险档案的遗失和损毁。

3 新形势下加强基层城乡居民养老保险档案管理的重要性

随着城乡居民养老保险制度越来越健全，先后实现全省、全国范围内业务的转移接续，与企业养老保险之间的转移对接等，加上参保数据的不断增大，现代化信息水平的不断提高，对档案管理工作的科学性、共享性、安全性要求也越来越高。

档案管理工作是经办机构开展业务工作的基础，而且也关系到城乡居民的切身利益，因此加强基层城乡居民养老保险档案管理，结合计算机系统和互联网技术对档案管理工作进行信息化建设，不仅为业务工作的推进提供保障，而且更为广大的城乡居民提供了便利，为社会的和谐稳定奠定了基础。

4 新形势下做好基层城乡居民养老保险档案管理工作的建议

根据上文所述，在新形势下做好基层城乡居民养老保险档案管理工作非常重要，就基层档案管理中存在的问题该如何完善，提出以下几点建议：

1）健全管理制度。就目前基层城乡居民养老保险档案管理分别在县级和各乡镇经办机构分散的管理现状，应进一步规范城乡居民基本养老保险档案管理工作，健全管理制度，对此县级管理机构可根据我国的《档案法》以及其他相关文件规定，结合基层实际情况制定相关规章制度，统一管理标准，对业务档案的归档范围、保管期限、整理方法等作出明确要求。同时对过期档案也应定期进行鉴定识别，及时组织清理和销毁，避免无使用价值的档案积压造成工作的被动。

2）强化管理意识。基层城乡居民养老保险档案管理，还需要不断提升管理意识。首先应争取领导重视，成立领导小组，明确专人负责，加大档案管理方面的资金投入和人员配备。为保障养老保险档案管理工作，档案行政主管部门应将社保档案所需的经费纳入本级财政预算，配备养老保险档案管理所需的软硬件基础设施，如密集架、档案柜、除湿机、计算机、恒温机等，按照“十防”标准和要求做好档案室建设和运行管理。此外，要加快养老保险档案数字化、现代化进程，对馆藏的纸质档案进行数字化扫描、录入专门的档案数据库中。对新增养老保险档案要及时对其进行数字化录入，不断丰富馆藏档案资源，为后期的查询、利用奠定扎实基础。其次应加大档案管理工作的宣传力度，让社会普遍认识到档案管理工作的重要性。同时县级管理机构应加强对基层档案管理工作的指导、管理和考核，把该项工作纳入年度考核评比指标。

3）提升管理水平。新形势下基层城乡居民档案管理工作应不断提升管理水平，创新管理方法，运用计算机等现代化管理模式实现高效、节能、共享。首先应加强业务培训，特别是针对乡镇工作人员只熟悉业务经办知识但对档案管理专业技术知识较为陌生的情况，组织经办人员系统地培训学习档案管理知识。其次可以不断引进专业技术人才，充实档案信息化管理队伍，充分结合现代计算机系统和互联网信息化技术建立档案管理系统，对于一些重要的档案资料，可以利用光盘或存储器等存储设备对档案资料进行存储和管理。