新时期做好基层单位档案管理工作的创新思路

2021-04-14丁清

卷宗 2021年8期

丁清

（博山区公共就业和人才服务中心，山东淄博 255200）

时代在不断的进步，国家在不断的发展着，一个行业想要实现转型和升级就必须要对自己的工作进行创新，尤其是档案管理工作。档案管理这类工作比较枯燥，在工作的过程当中很容易陷入一个固定的套路模板中，相应的管理重点以及管理方式十分的固化，因此我们可以适当地对其进行创新，创新在各类企业以及事业单位的管理当中能够起到一个全局的推动和促进作用，创新可以使档案管理的工作效率得到提升和工作模式的跨越，能够更好地实现基层单位管理工作的现代化以及科学化。

1 新时期要做好基层单位档案管理工作的创新

档案管理工作不仅是对材料的简单搜集与保存管理，而且还是使其能够发挥其所具有的内在价值的重心所在。创新档案管理能够弥补与修正过去档案管理中的不足，并且提高管理水平和管理效率。基层单位创新档案管理的工作可以在单位内部形成全面创新的氛围。该工作在创新上想要更好的实施就要让每一个在岗的档案工作人员都意识到自己是能够对档案管理负责的，是能够承担起档案管理的重任的，自己在工作的过程当中要积极地参与到档案管理工作当中，在工作的时候不是像以往一样只是敷衍了事，或在工作的时候只是在马马虎虎的工作。只有全员都对档案管理负责任并开始履行自己的责任，才能够有利于档案管理的创新意识渗透于各个档案管理工作环节，帮助所有的工作人员关注自身的工作内容并且创新自己的工作方式。当全体员工都愿意从新的视角来审视自己的工作和创新自己的工作，而后基层单位才能够加快创新的步伐，提升创新的速度。

2 档案管理制度中存在着许多我们必须要予以关注的问题

2.1 档案管理制度不够完善并且档案工作相关培训制度存在缺陷

对于不少基层单位来说，档案管理工作长期以来就是进行历史资料的收集以及对资料进行整理和保管。然而因为管理思维相对落后，管理方式不灵活，很容易出现效率低下的情况，很难发挥档案应有的价值。而且在具体的工作过程中，许多高层管理人员对档案管理的重视程度和关注程度不够高，甚至有一些基层的档案管理工作人员在工作当中并没有意识到自己工作是为了什么，自己的工作能够起到什么样的作用，很多基层单位档案管理工作是按部就班地进行，一直重复着机械的工作。他们在查询以及浏览档案的过程当中表现出效率低下，而且存在着由于一些档案管理人员工作的时候疏忽大意，导致了档案的数据信息有误或信息丢失。这些人为的因素都使档案管理工作本身无法满足时代的发展，无法适应人们的需求并且也拖累了整个基层单位档案管理工作的水平。有些单位在更换档案管理人员的时候，并没有向新的档案管理人员交代工作上的任务，新来的工作人员并不知道自己的工作任务是什么，也不知道如何开展具体的工作，没有办法适应新的工作要求，不知道如何在具体的档案管理工作当中对工作负责。而且有些基层单位轮岗制度不够明确，档案管理工作人员工作的时间比较长，这就会使得相关的档案管理人员处于一个疲劳的状态，工作效率比较低下。有些基层单位档案管理的工作人员老龄化趋势非常的严重，这也会使得基层单位档案管理工作存在着一些问题。信息技术在档案管理中的应用以及更新跟不上时代发展的步伐以及城市发展的节奏，就会被时代所淘汰，也会对资料的档案管理工作造成一定的影响。

2.2 基层单位对档案管理重视度不高并且档案管理工作人员专业素质偏低

基层单位对档案管理工作不重视，很多单位在进行档案管理的时候，将档案管理工作认定为简单的材料整理，并且没有从管理层面对管理方案进行规定，也没有引进先进的档案管理经验，也没有及时改变落后的档案管理方式。这些都在一定程度上表现出了大多数的档案管理工作没有得到重视。有些档案管理工作人员自身存在着问题，自身的工作能力比较低，专业素质比较低，其实这种情况的出现有一大部分的原因是因为基层工作人员老龄化的趋势所造成的，并且老龄化的人群是无法跟上时代发展的，也无法理解相应信息的。这些问题的存在使基层档案管理的工作处于一个缺乏专业知识的管理人员的管理当中，这样的档案管理人员会给基层的档案管理工作带来困难。负责档案管理的工作人员部门地位比较低，其他部门不会积极配合档案管理工作，在开展相应的档案管理具体工作的时候就会困难重重，甚至停滞不前，从而在一定程度上给基层档案管理工作带来了很多阻碍。

3 在具体的档案管理工作中可以从以下几点来开展相应的创新

3.1 对档案管理的理念进行创新从而提升档案管理的工作效率

只有进行档案管理创新，在管理的时候才会有明确的方向，才知道如何进行正确的管理。档案管理人员在工作的时候一定要明白自己的工作范围是什么，在工作的时候一定要认真负责的去工作，不能敷衍了事，更不能不去承担自己的责任，将自己的工作划分给别人，工作人员一定要明白相关的档案管理工作责任并不只是其中一个人的责任，自己在工作的时候一定要对自己的工作范围有着明确的认识，并且知道自己为什么要工作以及怎样去更好地完成工作，去实现自己的目标。为了让档案工作人员都能够积极地参与到自己的工作当中，对自己的岗位负责，基层单位在进行绩效评比和考核的时候，可以将管理创新环节纳入考核的细节当中。如果相应的人员可以制定出细致的准确的并且可以运用的创新性的档案管理方法时，那么就可以对他进行适当的鼓励。要使全员都认识到自己的每一个工作步骤，都会影响到档案管理的质量。因此必须遵守相应的档案管理要求，只有遵守了相关的档案管理工作要求，才能井然有序的开展工作，才能有明确目标的去开展工作。每一个岗位产生的档案数据的质量和效率都应该作为工作绩效的评比和考核依据，要结合最后的工作质量和工作效率进行相应的奖惩，只有客观地开展了奖惩，才能调动档案管理工作人员的积极性，才能够让每一个档案管理工作人员都秉着认真负责的态度去工作。

3.2 对档案管理系统进行创新从而更好地做好基层单位档案管理的创新

档案管理理念不能一直处于一个落后的状态，要建立新的档案管理系统，可以运用现代的网络与信息技术的档案管理平台系统对档案进行整理，要学会利用科学技术避免人为工作当中存在不足的现象。通过科学的操作来提高档案管理的工作效率以及工作质量，让档案管理变得更加的精确和统一。另一方面，还可以从各个部门开始建立智能化的档案数据采集系统，然后再对数据进行整理和储存，实现各部门之间的关联，建立内部的局域网，从而更好地进行档案的管理。要重视网络化档案管理的安全性及可靠性，并且不断地对自己的技术进行创新和夯实，可以采纳大数据云计算和人工智能等更加先进的理论和技术来完善相关的平台。