档案收集工作的策略探讨

任莎莎

（临沂市公路事业发展中心，山东 临沂 276000）

1 档案收集工作的必要性

1.1 是单位管理提供充足资料的必然要求

做好档案收集工作，一方面，能够为后续的管理、开发和利用工作创造条件。档案查阅主体可以直接通过档案了解某一项政策、制度以及其他相关事项，进而科学规避风险。另一方面，能够避免档案资料出现不齐全、丢失、损毁等问题，使得单位管理者能够做出符合单位实际发展需求的决策。

1.2 是全面提升档案管理效能的内在要求

档案收集工作属于档案管理的前端控制环节，事关后续其他工作。如果档案收集工作没做好，导致内部资料本身出现问题，势必就会给档案管理人员带来更大的工作难度。做好档案收集工作，一方面，能够减少档案管理中存在的漏洞，避免出现二次加工、二次录入、二次管理等问题，有效节约单位的人、财、物成本。另一方面，能够最大限度地确保单位整个档案管理工作的规范性和科学性，避免档案管理工作边缘化，增强单位员工以及管理者对档案管理工的认可度和支持度。

2 档案收集工作中存在的主要问题

2.1 档案资料收集归档制度不健全

部分单位尚未结合本单位实际情况的基础上对收集归档制度进行制定、修订和完善，导致档案资料在收集归档过程中出现收集不齐全、归档无序、资料不规范等问题，严重影响了档案收集工作的质量。一是收集归档的内容、时限不明确，容易影响档案资料的完整性。一方面，没有根据档案的类别对收集归档的材料进行清单化，难以保障收集归档的完整性；另一方面，对于档案资料移交不及时，缺乏相关的考核，导致档案资料在堆积、传输以及使用的过程中出现遗失、损毁等问题，无法保障后期的档案质量。二是缺乏明确具体的档案审核要求和标准，导致档案管理人员在收集归档中没有按照相关要求进行审核，无法把好材料审核的关口。部分单位对于材料不过关的，没有要求相关主体进行修改或者作出处理。此外，由于要求和标准的缺失，使得不同档案管理人员收集归档的质量参差不齐。

2.2 档案资料收集人才建设不到位

部分单位档案收集质量低下，没有对档案材料进行细致加工，降低了档案的规范性。之所以出现这类问题，既有制度上、技术上的原因，也有档案管理人员综合素质的原因。部分单位没有充分重视档案人才队伍建设。档案管理人员在收集归档过程中的责任意识、质量意识不强，难以适应新时代的档案收集工作。一是培训工作过于理论化。部分单位习惯于“灌输式”的教学模式，忽视从实践应用的角度对档案管理人员进行全面培训，不利于全面提升档案管理人员的业务能力。二是培训内容单一，没有将计算机知识、信息技术应用等知识融入到培训工作当中，不利于打造综合型的人才队伍。

2.3 档案资料收集信息技术不充分

部分单位档案收集工作中没有充分应用现代信息化技术，影响了收集的效率。一是没有购置扫描仪等专业化的设备对纸质文件进行数字化处理，无法将数字档案录入到相关的数据库中，影响了后期档案加工的效率。二是电子文件收集工作不科学，立卷归档过程中仍然存在较大的问题。典型表现在格式不规范、格式不统一以及电子目录生成不科学等。

3 档案收集工作的策略

3.1 健全档案资料收集归档制度，确保收集工作守规范

档案涉及面广、种类多且内容繁杂。单位必须要健全档案资料收集归档制度，用制度约束管理人员的管理行为，倒逼档案管理质量的提升。一是要细化收集归档的内容以及时限。一方面，单位要在确保档案完整性的基础上明确收集归档的内容，制定相关的档案资料收集清单。档案管理人员则应严格按照清单的内容对资料进行收齐，确保每一份档案在归档的时候都是完整的，充分保障档案资料的价值；另一方面，必须要理清收集归档的时限，明确收集归档过程中的责任和绩效考核指标。业务部门要在期限内及时将档案资料移送给档案管理部门，避免档案资料在保管过程中出现遗失、损毁的现象。为了更好地明确责任，单位也可以要求档案资料产生较多的部门设置相关的专责与档案部门进行对接，确保沟通畅通，实现相互协作的目标。二是要从制度上细化不同档案资料审核的要求和标准。档案管理人员必须要严格按照相关标准和要求予以执行，坚持做到“审核一份、归档一份”。首先，对于明显存在错误的档案资料，可以先行予以登记，并要求相关主体加以说明和处理。其次，对于存在涂改的档案资料，则必须要重点予以记录，注明涂改的确切位置，便于后期备查。最后，档案管理人员要重点审核材料是否齐全、盖章是否清楚正确、字迹是否清晰等。

3.2 加强档案收集人员综合培训，打造收集队伍高素质

单位要进一步着眼于新时代档案收集人才建设的基本要求，进一步多方位展开培训工作。一是可以分别从档案鉴定、保管期限划分、保密层级划分、装盒、整理等角度展开培训。在培训过程中要充分选择案例教学模式、实践模拟模式等培训方式，全面提升档案管理人员的业务能力，真正做到条理分明、齐全完整、应收尽收，不断提升档案收集工作的科学性以及合理性。二是要紧跟时代发展趋势，进一步组织以“计算机知识”和“信息技术应用”为主题的培训活动，确保档案管理人员与办公自动化的要求相适应，确保档案收集工作顺利完成。三是要进一步强化与外部单位的沟通，借鉴其他单位在档案收集领域的先进经验，不断优化本单位的档案收集工作。

3.3 应用档案收集工作专业设备，发挥信息技术新优势

一是要购置扫描仪、高拍仪等专业化的设备，应用电子化信息技术对档案进行数字化扫描，将数字类档案录入到相应的档案管理系统中，为后期建立档案数据库创造良好的条件。二是要进一步对线上终端的电子文件与扫描件进行整合。通常而言，为了保障清晰度以及安全性，单位可以统一为PDF格式进行处理。同时，也要应用大数据技术、自动算法技术来生成相应的电子目录，便于后期的检索。

4 结束语

档案是工作人员应用声音、图像、符号、文字来记录科研、学习、工作、生产、生活等各个方面的重要凭证的。近年来，随着单位各项业务工作深入推进以及管理者对信息资料愈发重视，档案收集工作的难度以及压力随之增加。为此，必须要切实推动档案收集工作革新，真正做到收集齐全、充实内容、鉴定科学。只有健全档案资料收集归档制度，加强档案收集人员综合培训，使用档案收集工作专业设备等，才能真正实现提质增效的目标，把好档案收集质量关。