建筑工程档案资料有效管理措施的应用分析

2021-04-14安萌

卷宗 2021年3期

安萌

（阜新市建设监理总公司，辽宁阜新 123000）

1 建筑工程档案管理的重要性分析

1.1 为工程建设管理提供依据

工程建设是建立在专业的工程设计、科学的计算以及规范化管理的基础上的，因此在工程建设中会出现大量的工程建设相关资料对工程的整个过程进行记录。一旦在工程建设中出现安全或者质量方面的问题，都可以通过对档案资料的查询及时发现问题所在，并进行相应地调整与改善。如果没有档案资料的话不仅工程建设的安全和质量无法保障，而且一旦出现问题无法进行有效追溯，出现各方相互推诿扯皮的情况，不仅阻碍了工程的进展，而且也给工程管理人员带来了极大的负担和压力。工程档案资料可以使施工流程和工程管理更加规范，施工人员和管理人员各司其职按照标准要求做好自己分内的工作，只有这样才能保证工程项目有序开展。

1.2 为建筑的后期维护以及行业的发展提供参考

建筑工程档案资料的管理不仅能够为施工现场的作业和管理提供依据，最重要的是为建筑后续使用中的维护提供参考。建筑工程的使用寿命都比较长，一般最少都有几十年的使用需求，随着社会的发展以及技术的进步，在漫长的时期里对建筑的维护和修缮是必不可少的，有的甚至根据当地的发展要求还需要对建筑进行扩建或者改建。在这个过程中如果没有工程资料做参考，也就意味着对工程建设时的强度以及应力方面是无从知晓的，因此也就无法进行科学合理地施工设计，这种情况下进行的修缮和施工往往会潜藏巨大的风险。而工程的档案资料就很好地解决了这一问题，通过详细的建筑设计以及施工中的强度等方面的数据进行参考，在此基础上进行建筑的扩建和改建就会比较安全彻底。

2 建筑工程档案资料管理的优化路径

2.1 强化工程档案资料形成过程的监督与控制

想要有效优化建筑工程档案管理，首先要强化意识，真正意识到建筑工程资料管理的重要性和对工程项目的重要意义，改掉往日粗放的管理模式，才能从根本上达到优化的目的。项目开建之初，要根据地方与行业的规范管理办法，编制自己的归档标准、内容和范围，对设计、监理、总包、施工单位进行资料交底，提出并要求实现资料规范化、标准化和系统化的管理目标，将档案资料纳入考核目标进行奖罚，以保证档案管理的效率和质量。在建设过程中，制定完善的规章管理制度，将资料收集与施工同步，渗透到每一个环节。以某地区的标志性建设项目举例，在项目建设之前，与施工单位、监理单位等进行沟通，增强与其资料管理人员、技术人员的合作，做好建筑工程档案的交底工作。在整个施工过程中，做好档案管理业务的指导工作，逐步强化工程档案资料形成过程的监督与控制，保质保量做好各相关部门的档案归档工作。

2.2 开展企业档案业务培训

为进一步提升建筑施工企业档案治理水平，增强参建人员的档案编制能力，应定期组织档案业务培训。培训内容主要围绕档案相关法律法规、档案治理规范、档案整理归档与档案利用等，旨在培养企业档案管理人员和参与者全面重视档案工作的大局意识和责任意识，提高实际操作技能和业务水平，并针对企业发展过程中不断涌现的新需求及时调整档案治理的新思路、新举措。

2.3 加强信息系统建设

新时期对档案管理人员的综合素质提出了新的要求。如何构建专业的档案管理队伍是提高建筑施工企业档案治理工作质量的重要举措。提高档案管理人员的综合素质可以从提高专业素质和实际工作能力两个方面进行。专业素质方面，可以定期开展专业培训，对档案管理人员进行系统化培训，使其能够熟练地掌握档案形成、工程施工流程、立卷归档、信息化系统的使用方法等，以更好地提高档案工作效率。实际工作能力方面，建筑施工企业可以结合自身发展来制定更加合适的人员培养方案，做好建筑施工企业档案工作不只是档案管理人员的事，而是需要企业全员都要具备档案意识，从而建设一支专业能力过硬的档案管理队伍。

2.4 落实档案信息安全管理

一是加强企业档案管理人员的培训，树立较强的安全意识，尤其要掌握数字档案的安全保护技术，定期组织开展安全检查，发现漏洞及时补救。二是构建完善的安全管理机制，将企业档案信息安全管理工作纳入议事日程，确保落实到实际工作。三是加强企业档案资料的管理和宣传，增强相关人员对档案安全尤其是数字化档案安全的重视，制定符合企业实际的档案安全应急预案，做好突发性事件的处理。