新形势下档案管理工作的规范化探析

杨环宇

（云南省昆明市嵩明县嵩阳街道社会保障综合服务中心，云南 昆明 651700）

档案管理工作开展过程中涉及了人才管理以及经济活动管理等多项内容，构建合理的档案管理制度能够对单位发展形成积极作用，可见档案管理具有十分重要的作用。但以档案管理实践来看，由于受到传统观念偏差的影响，在档案管理实际工作中仍然存在很多不规范的现象，档案文件丢失、存放不规范的问题比较普遍，由此对档案资料的实用性产生影响。

1 档案管理工作重要性分析

对于一个单位来说档案资料承载了其发展过程中全部内容，是单位发展历史的详细记录和见证，以档案内容为基础，专业人员能够更好地开展业务。因此必须要针对档案管理工作给予高度重视，这样才能及时发现档案管理中存在不足之处，并及时进行规划和管理，以此来充分保障档案资料的真实性和完整性，让档案资料能够在单位发展过程中发挥出重要的作用。档案资料的合理利用能够让单位及时发现发展过程中人力管理、成本管理、业务管理中存在不足之处[1]，并采取有效解决措施。在当今社会不断发展的情况下，然后对于档案管理的重要性逐渐有了全新的认识，为了能够进一步提升档案管理水平，推动档案管理工作实现规范化，工作人员必须要对档案管理工作重要性进行正确认识，对档案管理在促进单位发展的进步中发挥着重要作用进行明确。

2 新形势下档案管理工作存在问题

1）管理人员意识淡薄。目前很多事业单位的工作人员对于档案管理工作重视程度不同，而且大部分档案管理工作人员缺乏基本管理意识，导致在档案管理实践中经常出现问题。另外，部分工作人员受传统思想影响，不能紧跟时代发展，从而使得档案管理实践中经常出现档案资料保管不及时等一些问题。而由于管理人员在意识上比较薄弱，档案管理实践中经常会出现各种问题，这对单位的档案管理工作可持续发展开始制约作用。

2）管理制度不完善。在社会经济水平不断进步的形势下，各单位管理制度以及管理职能都在实现不断完善，在此情况下，进一步促进了岗位职能得以充分发挥。但是，档案管理工作开展实践中，由于缺乏完善管理体系，导致管理工作不能与现代化管理需求相符，在单位发展过程中也不能积极的发挥出引导作用。与此同时，由于缺乏完善的执行体系，档案管理实践中不规范操作行为非常普遍，档案资料使用也具有较大的随意性。另外，目前各个单位在发展过程中过分注重经济效益，档案管理工作被严重忽略，从而对档案管理工作效率产生严重影响，在档案管理工作方面投入的精力也比较少[2]。而在资源配置不合理的情况下，使得管理工作人员责任意识薄弱，传统管理模式一直沿用至今，使得档案管理工作严重缺乏创新性。

3）管理措施落后。对于现代社会发展来说，实体管理工作开展中对先进技术应用需求比较迫切。在信息技术和计算机技术不断普及的情况下，各行各业的工作执行也都受到影响。但是，档案管理工作制度依然落后，信息化管理手段的应用也比较少，针对档案管理没有建立起相应的网络管理平台，导致档案管理信息化发展水平相对落后。目前很多单位的档案管理仍然存在纸质管理和手工登记等一些现象，这不仅会对档案管理工作效率产生影响，而且也会严重影响档案管理工作的规范化发展。档案资料的利用率会受到极大影响，而且也没有实现高度共享。

3 新形势下实现档案管理工作规范化的备课

1）完善档案管理工作制度。完善的管理制度能够为档案管理工作实现规范化奠定基础。为了进一步促进档案管理工作实现规范化发展，首先必须要建立起完善的档案管理制度。档案管理工作在具体执行过程中，要想实现规范化管理目标需要严格遵照一定的工作制度来开展，这样才能让档案管理工作实现健康发展。因此，首先要针对管理工作中的职责权利进行明确划分，在此基础上来充分保障各项管理制度能够得到明确落实。针对档案管理规章制度进行完善之后，对档案管理工作实践能形成有效的指导和制约[3]。档案管理工作在具体执行过程中，对管理人员具体岗位职责以及工作任务要进行清晰划分，同时要求管理工作开展严格按照规章制度执行，以此来促进档案管理水平的稳步提升。另外，档案管理工作制度制定过程中必须要保障其与档案管理实际发展状况相符，以此来进一步促进档案管理制度的有效性，从而进一步推动档案管理工作实现规范化发展。

2）强化档案管理技术手段。在现代化社会不断进步的过程中，传统档案管理手段已经体现出了较大局限性，不能满足现代化档案管理对规范化的实际需求。最主要是因为，在社会不断进步的过程中，档案信息量在急剧增加，而且档案种类也进一步拓展，在实际管理工作中针对不同类型档案的管理实践存在较大差异，传统管理模式下需要消耗大量的人力、物力资源。因此必须要在档案管理工作中充分利用现代化手段，实现计算机技术的广泛应用，进一步推动档案管理工作向着规范化方向发展。计算机技术以及信息技术的应用不仅能够全面提升档案管理工作效率，而且基于信息化管理系统的档案管理工作能够充分保证档案资料的安全性，进一步提升了档案管理工作的规范性，有效避免档案管理工作中出现档案资料泄露和遗失的现象。

3）提升档案管理人员水平。在档案管理工作中管理人员是实际的执行者，对所有档案管理工作负直接责任。因此管理人员本身的专业素质和技能水平都会对档案管理的实现规范化产生一定影响。在新的发展形势下，各行各业发展对于档案管理工作提出了更加严格的要求，为了能够让档案管理工作人员更好地适应新形势下的档案管理工作实践。需要针对档案管理人员综合素质进行不断提升。首先，在进行档案管理人员招聘的过程中，需要进行严格把关，对应聘人员档案管理专业知识以及业务开展能力进行全面分析[4]；其次，要针对现有档案管理人员开展培训工作，通过制定出更加科学合理的培训计划，来促进管理人员的业务能力和综合素质得到全面提升。与此同时还要针对档案管理工作人员的现代化先进技术的应用技能培训，让所有档案管理工作人员能够实现自身实践能力的有效提升。在此基础上还能够进一步促进档案管理工作实现规范化发展。

4 结束语

在新的发展趋势下，各行各业发展过程中对档案资料的利用需求在不断提升，为了能够进一步促进档案管理工作向着国家规范化的方向发展，首先必须要建立起完善的档案管理工作制度，并在档案管理实践中充分利用现代化的先进技术手段，与此同时针对所有档案管理工作人员综合素质和实现操作能力水平的全面提升，这样才能真正实现档案管理工作的规范化发展。