电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用

李 力

（吕梁市城市管理综合行政执法队，山西 吕梁 033000）

电子信息化管理模式的应用成为一种必然的发展趋势，这也是各行各业对于档案管理工作的要求，只有在实际的工作中提升电子信息化档案管理工作的质量和水平，才能发挥档案的应用价值，为行业的发展助力。

1 档案管理电子信息化的价值

在档案管理过程中，以电子信息化为管理模式、大数据作为技术支撑，不仅能够全面保证档案管理工作的质量和效率，提升办公自动化程度，还能确保档案管理的精准性，确保检索、利用以及开发档案信息的可信度。此外，通过计算机存储系统及便携化媒介，还可实现信息和载体的分离，从而不断扩大档案信息的存储容量。最后，档案管理的电子信息化模式还可节约一定的成本，且在对档案进行信息化管理的过程中，能够实现档案管理的自动整理编目、自动统计、自动检索等过程，从而按照不同要求提供不同服务，最终实现档案各个层次的标准化管理。

2 档案信息化建设认识误区

1）档案资源一扫了之。一些人员认为档案信息化就是数字化，档案全部数字化，档案信息化建设就完成了。由于没有真正理解档案信息化建设的内涵，还常常错误地认为本单位是“数字化档案室”“数字化档案”。实际上，从相关文件，尚无“数字化档案室”“数字化档案”说法，准确的说法应该是“数字档案室”“数字档案”。因此，我们必须要明确档案信息化不等同于档案数字化，两者为包含关系，档案数字化是档案信息化建设中的基础性工作之一。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，包含基础设施建设、应用系统建设、信息资源建设、制度规范建设、安全保障体系建设等，各部门和单位要结合当地实际进行统筹规划，有计划、有步骤、有重点地分步实施。

2）档案信息化建设地域性差异明显。众所周知，地区的经济发展情况，对于档案信息化创新建设，亦会造成潜移默化的影响。这是因为，一些经济较为发达的地区，其对于档案的投入较大一些，并且影响档案信息化建设的客观因素也更少，所以其信息化建设的水平要略高于经济相对不发达地区。反之，一些经济发展相对滞后的地区，档案信息化创新建设因受制于诸多因素，其在建设的过程中，便会同经济发达地区拉开一定的差距，而其最明显的表现便为，经济发达地区的档案信息化创新建设的进程相对较快，经济相对滞后的地区，在档案建设上则存在着相对滞后的情况。针对这样的情况，发展缓慢的档案机构需要注重不断反思总结，以此来找到发展缓慢的症结所在，进而推动相关工作顺利展开。

3）缺乏相应的标准和规范。电子档案管理的规范和标准是实现档案信息化的重要保证，主要是在电子档案的定义、移交、处理、储存、安全保证、检索、利用等方面进行更为细致的工作的规定。在当前的电子信息化档案管理中，由于相应工作标准的缺乏，就使得在具体的工作中出现了工作业务流程不熟练、业务范围不清晰的问题，出现了各种违反规定的现象，不利于电子信息化档案管理工作的有效开展。

3 电子信息化管理模式在档案管理中的应用

1）做好档案的收集和整理。档案的收集与整理工作十分重要，传统的纸质档案管理工作在时间和空间方面要求比较高，限制也比较大，为了做好电子信息化档案管理工作，就需要在实际的工作中做好规范化的档案管理和收集工作，提升工作的逻辑性和系统性，方便档案查阅。档案往往有多个卷宗，而在一些年代较为久远的档案中缺乏一定的编号，在后期的部门变动和发展中往往会出现十分混乱的现象，无法更好地进行档案的管理。为了实现规范化的发展，就需要建立起档案分类管理的工作模式，科学地进行档案分类，从而提升档案管理工作的延续性。另外，需要建立其规范化的管理指标与体系，尽最大的努力完善档案资料。制度的保证对于电子信息化档案管理至关重要，这也是提升档案管理工作水平的必经之路，需要将档案管理工作纳入考核工作体系中，建立起覆盖全面的工作体系，在此项工作中完善保管制度、查阅制度、安全管理制度等，杜绝不规范行为的 发生。

2）提高档案管理工作者的专业素养。选用资金投入，制定合理有效的人才培养的计划，使相关人员不断更新知识储备、学习前沿技术。对管理工作细化处理，确保所有的工作步骤留痕、有据可查，尤其是归档工作，必须细致明确，在职能调整以及业务持续发展过程中不断完善与优化。

3）树立法律、法规及行业标准。目前，相关法律、法规及行业标准的制定赋予了电子文件和电子签名具有法律效力，为档案信息化提供了法律依据。如《电子签名法》《电子文件归档与管理规范》《纸质档案数字化技术规范》等。在山西省市场监督管理局推进档案数据信息化建设的过程中需要从政策方面对电子档案的效力及真实性核验问题进行支持。如可以根据国家相关政策法规对采用电子报送方式报送的工商档案资料规范相关措施，在电子档案形成后，档案管理部门要肩负起对电子文件初始状态的维护、保障和延续工作，同时还需要防止电子档案被篡改、误用，确保其真实性。

4）升级和优化档案管理硬件和软件等基础设施。这是开展档案信息化管理工作的重要保证。由于软件的设计和优化对于档案的信息化管理工作具有十分重要的决定作用，所以要高度重视档案管理软件基础设施的更新和应用。在开展具体工作时，还需从各部门的目标和理念出发，在各部门的引领下，结合当地的实际情况，做好软件的研发和优化工作。在档案管理软件和硬件的更新过程中，可以利用招投标的方式来选择一些服务质量和技术水平高的专业公司来开展这项工作，确保档案管理工作中的硬件和软件都能满足实际档案管理工作的需要。

5）重新认识档案信息化建设。随着时代的发展，信息技术的不断更新，档案管理对象从纸质档案向电子档案转变，管理方式从手工管理向信息化管理转变，管理内容从实体管理向内容管理转变，利用方式从来馆查阅向网络利用转变。我们要适应转变，与时俱进、顺势而为，创新管理模式，助力工作转型升级。

4 结束语

随着时代的不断发展，档案在社会发展中的作用愈发突显。因此，如何切实有效地保证信息化创新建设，成为当代档案工作开展的一个重中之重。正是在这样的背景下，当代档案信息化创新建设需要以客观实际为出发点，发掘信息化创新建设展开过程中可能存在的问题，而后以此为基础，做到理论与实践有机结合，从而为档案信息化创新建设注入新的活力，继而推进我国档案建设的现代化。