档案信息化工程建设的现状和策略

田利娟

（山西省大同市广灵县市场监督管理局，山西 大同 037500）

档案是记录人们社会阅历的重要资料，因此加强对档案管理工作的建设具有重要的社会意义。随着地区城市化进展加快，城市的人口密度都有明显的增加，档案管理过程中也逐渐出现了各种各样的问题和不足，这些现象严重的制约着地区档案管理工作的开展，给档案管理事业单位也带来了许多不必要的麻烦，借助信息化技术的优势，提高档案管理工作的效率，为城市的发展进步贡献出应有的社会力量。

1 档案信息化建设的意义和内容

信息化技术是促进社会发展的重要基础，加强对信息化技术的开发和利用，不仅为行业的建设注入新鲜的活力，促进行业朝着信息化、智能化、科学化的方向发展，为行业赢得更加广阔的市场发展空间，促进行业的创新型发展。档案管理是促进城市发展的基础保障单位，加强对档案的管理制度，不仅能提高城市的人口管理，为档案管理工作人员减轻工作负担，加强档案管理的信息化建设具有重要的 意义。

伴随着互联网技术的发展，一些信息化技术例如：“人工智能”、“物联网”、“5G技术”的发展进步[1]，给社会的发展注入了新鲜的活力，依靠信息化技术实时性、共享性、互动性的特点，可以促进档案管理工作更加科学，通过大数据信息传输技术将档案资料输送至云端，在档案馆的内部建立数据库，可以极大的方便管理人员对档案的查看和调取，另一方面随着软件工程行业的发展，开发各类的移动终端APP可以极大的提高工作人员的实时工作效率，还为用户和管理人员之间的沟通建立了信息平台，极大的方便了档案管理工作的进行。

2 目前档案管理事业出现的问题与不足

1）档案管理任务重、效率低。随着社会经济水平的发展和提高，城市化现象越来越明显，一些经济发达的城市越来越成为吸引人口的重要因素，然而人口的迁徙给档案管理工作带来了一定的压力，主要体现在城市工作人员的人事档案数目、城市人口的流动性大、档案的种类也不同、以及档案的管理单位依然很稀缺[2]，这些问题都严重制约着城市档案管理工作的进行，因此在城市档案信息化建设的过程中应该制定相应的整改措施，提高地区档案管理工作的效率，为社会经济的发展提供保障。

2）档案管理人员的专业素养低。在档案管理工作实施的过程中，档案管理工作人员是档案建设的重要成员，档案管理人员的专业素养情况，直接决定着档案管理工作实施的效率，在目前的地区事业单位的档案管理部门，从事档案管理工作的人员大多不是科班出身的毕业生，他们大多都是单位的文职人员，有的可能身兼多个职位，这些现象造成了他们对档案管理工作存在一定的懈怠性，工作态度不认真，缺乏档案管理的专业常识都是导致档案管理工作存在问题的重要因素[3]，面对单位档案种类和数目不断增多的情形下，档案管理人员不能有效对档案进行科学化和标准化的管理，会给档案寄存人员和单位带来很多不必要的麻烦。

3）缺乏完整的档案管理制度。制度是保障行业运行的重要保障，在档案管理建设的工程中，缺乏完整的档案管理制度，给档案管理工作带来了很大的麻烦，主要体现在档案管理部门的内部，档案管理人员缺乏对档案管理重要性的认识，档案遗失情况经常发生，另一方面档案管理部门的内部监督管理制度不完善，也给档案管理部门带来了很多困扰，档案管理是促进城市发展的保障部门，良好的制度是促进档案管理工作发展进步的重要保障，因此这就要求档案管理部门，应该建立完善的档案管理制度，提高单位的档案管理效率。

4）档案管理信息化建设不完善。随着信息化技术的发展，加强档案管理工作中的信息化技术的融入逐渐成为档案建设的重要方向，虽然在目前的一些地区建立档案管理信息化平台，但是缺乏对档案管理信息化平台的使用和开发，也是造成档案管理工作无法深度进行下去的重要原因，因此在档案的信息化平台的建设过程中，应该加强对信息平台的开发和利用，打造富有创新特色的档案管理信息化平台，结合科技的力量，提高档案管理事业的效率。

3 档案信息化建设的实施策略

1）加强对信息化平台的开发和利用。信息化技术的发展给档案的管理工作拓宽了实施的方向，伴随着“人工智能”、“物联网”、“5G技术”的发展进步，给社会各个行业的发展注入了新鲜的活力，依靠信息化技术可以极大的方便产业的发展和进步，依托信息化技术的优势，通过将地区的档案备份，建立相关的人事档案数据库，通过数据传输将人事档案传输至档案数据库，并开发相关的移动终端，档案管理人员可以借助各种移动设备达到对档案的智能化管理[4]，另一方面档案的信息化建设不应该仅仅局限与档案数据的备份和上传，更应充分的发挥信息化平台的优势，加强档案信息化平台与城市人口管理和服务体制建设的联系，为城市的经济发展助力。

2）提高工作人员对档案管理重要性的认知。针对档案管理人员缺乏对档案管理建设重要性认知的问题，也应建立完善的档案管理改革措施，针对档案管理过程中的不足和问题，实施相应的整改措施。档案是记录人们社会阅历和个人能力证明的重要文件，加强对档案的管理具有重要的意义。另一方面也应该加强对档案事业单位的法治建设，通过举行档案法律讲座、档案管理人员座谈会等活动，强化档案管理人员的档案保护法律意识，结合各方面因素增强档案管理人员的档案保护意识。

3）提高档案管理工作人员的专业素养。档案管理人员的专业素养也是影响档案管理效率的关键因素，面对目前档案管理人员专业素养低，缺乏档案管理常识的问题，地区档案管理单位应该提高档案管理事业用人的门槛，强化对档案管理人员的专业素养的考核和检查，通过实践操作和理论考察的两个模式入手，为档案管理部门选拔优秀的档案管理人才，另一方面在档案管理单位的内部还应加强档案管理人员对信息化技术的考察，通过岗前培训和学习教育等学习环节，促进管理人员对档案管理信息平台的熟悉程度，为他们后学的工作提供理论技术支持。

4 结语

伴随着以“5G技术”、“人工智能”、“数据挖掘”等信息技术的发展，社会的各个行业发生着很大的变革，信息化技术的来临给行业的发展拓宽了新的发展方向，因此加强档案的信息化建设对促进档案管理事业的发展具有重要的意义，通过分析目前档案管理过程中出现的各种问题，并制定了相应的整改措施，结合各方面的资源促进档案管理事业的高效发展。