高校档案数字化建设管理现状与应对对策

2021-04-14刘勇姜伟

卷宗 2021年1期

刘勇姜伟

（潍坊护理职业学院，山东潍坊 262500）

大数据技术对各行各业都产生一定的影响，档案管理领域也不例外。大数据时代对应的是激增的信息量，传统的档案管理工作承载着较大的压力，以档案管理工作改革创新带来档案管理的数字化建设，提升档案管理的质量和实效，具有现实必要性。而新时期高校档案数字化管理也必须基于其既有的管理特征，按照既定的管理路径加以优化管理。

1 高校档案管理数字化特点

1）文件档案一体化。传统的高校档案管理文件管理多为一式两份，其中一份入库存档，一份备案。大数据时代文件数量更多，其保存、分类以及备份、存储往往耗时耗力，推行数字化档案管理，文件档案纸质与电子合二为一，一体化管理，同步更新，提升档案管理的安全性与时效性。2）管理逐渐虚拟化。在大数据、虚拟网络技术诞生以前，不同类型的档案无法有效集中处理[1]。而该技术问世后，使得各种档案信息可以集中在一起，实现了档案资源的优化整合，方便档案管理人员统一管理，使得档案管理呈现虚拟管理的趋向。档案虚拟化对应的是档案管理基层化，提升档案管理实效。3）高校档案管理数字化。数字化技术在档案管理中的创新应用，实现了多类型档案资料的电子化处理，纸质档案、照片档案、音视频档案等可以数字化转型。信息技术为各种档案数字化转型提供了关键技术，支持原有的档案信息转变为数字化的数据信息，并实现了计算机统筹下的高效管理，对比传统的档案管理模式，学校档案数字化管理更具有存储空间小、查询便捷、管理高效等优点，档案数字化也是高校档案管理的主导趋势。

2 高校档案数字化建设管理现状

1）管理意识弱及专业人才缺乏。当前高校档案数字化建设对管理人员的信息素养、信息能力、专业学习提出了更高要求。现有的档案管理人员数字化管理意识弱，更局限于档案的裁剪、装订机保管等较为传统的工作，甚至因为专业能力不足无法参与到档案的数字化建设中。信息技术、计算机网络技术知识掌握不足，也没有获得专业的培训指导，无法及时发现档案数字化建设管理的问题，档案管理专业人员保障不足。2）档案管理流程和机制不够完善。无规矩不成方圆，当前高校档案数字化管理中也缺乏完善的机制，没有针对本校特点建立从资料收到倒鉴别，从归档到整理，从利用到共享的完整流畅的档案管理流程，现有的档案数字化管理机制多为拿来主义，本校适用性不强[2]。且学校档案管理机制陈旧，数字化管理关注不足，部分学校虽然有较为完善的档案数字化管理制度和流程，但现实执行中不理想，没有发挥应有的约束规范价值。3）数字化建设投入不足且管理低效。高校档案数字化管理中也应加大对数字化建设的投入与支持，使得档案的数字化建设与管理同步，不断深入。但现有的高校档案数字化建设不足，管理方式传统，整体低效且出错率高。档案数字化管理与信息化管理与时代脱节，现有的管理思路和模式与网络发展速度形成鲜明对比，档案数字化建设管理都有明显的滞后性。4）数字化档案安全管理关注略显不足。高校档案数字化建设中安全管理关注不足也是不争的事实。档案资源安全等级分类不规范、安全机密技术应用不普遍、访问验证中阻力重重、安全通信技术技术支持不足等，导致计算机网络病毒快速传播，持续发酵，严重威胁档案资源安全。而档案数字化建设管理不足也容易出现关键信息的遗失等风险性问题。

3 高校档案数字化管理优化对策

1）为高校档案数字化管理提供完善保障。对比传统的档案管理模式，数字化档案管理需要核心的技术支持[2]，更需要专业的队伍保障，因此完善高校档案数字化保障措施是关键。具体来说，要重视档案数字化管理的宣传，让档案管理人员、高校教师学生认识到档案数字化转型的必要性。特别是高校领导、档案部负责人、管理人员要积极主动地参与档案数字化建设，为高校档案数字化建设提供有力的支持，并自觉地把档案数字化工作纳入高校发展规划中，确保其物质保障、资金支持、技术支持到位。要进一步完善制度，其作为高校档案数字化建设与管理的基础与外部保障，必须为高校档案数字化建设提供明确的管理标准，并梳理管理人员岗位职责，强化管理人员的责任意识、风险意识，让高校档案数字化管理思路清晰。引入存储器硬盘等存储设备、引入服务器和交换机等网络设备，并配合数字化加工软件、先进的档案管理系统，确保高校档案数字化管理落到实处。同时，要重视专业人员培养，打造优质的档案数字化管理队伍，人力、物力、技术等支持到位，高校档案数字化管理才有实效可言。2）逐渐优化高校档案数字化管理流程。完善的档案数字化管理流程是高校档案数字化管理持续优化的保障。管理流程的优化体现在多个方面，首先是整理流程的优化，基于《档案著录规则》对装盒归档的档案进行审核、拆除装订、页面修复，做好基础的材料整理工作。其次是扫描。在数字化技术的支持下，将纸质档案信息转变为电子档案信息，以数据链接等方式带动高校档案管理的数字化建设。再次重视图像处理。选用专门的图像处理软件，配合规范的人工图像处理操作，实现高校档案信息扫描后的审核、检查、纠错、补充完善，提高档案数字化质量。最后图像的存储、目录建库、数据挂接相结合，以规范的目录建库，实现高校档案目录数据库、图像数据库等的整齐分类。3）重视并强化档案数据库建设。高校档案数字化管理自然朝着数据库建设的方向发展，数据库能将高校档案数字化信息整合起来，提升其利用价值。就当前来说，高校档案数据库建设可以着眼于基础档案数据库建设和专题档案数据库建设两个方面。在高校档案数据库建设中，既要宏观统筹，又要微观布局，将档案中的卷内目录、年度提名、账号、行程日期等全部录入数据库系统中，为后期档案目录检索、档案高效查询提供便利。4）要重视健全档案数字化安全体系建设。安全管理中最为重要的是软硬件的安全管理，以完善的档案数字化管理机制做好网络环境的检查，进一步强化档案管理人员安全意识、责任意识，做好其职责划分，并配合有效的奖惩约束机制，确保高校档案信息的安全与保密。重视高校数字化档案应用软件的日常维护，完善技术保障，设置访问权限，增加密码管理，防止档案数字化档案信息被篡改。重视硬件安全管理，由计算机专业人员定期进行设备检修，及时排查故障，确保高校数字化档案信息的安全性。