试论纸质档案与电子档案的融合

李国锋

（吕梁市城市管理综合行政执法队，山西 吕梁 033000）

基于新时期发展背景下，传统的纸质档案管理工作已经无法满足档案管理现代化的发展需求，实现档案管理现代化，是社会的必然发展趋势。因此，在促进档案管理现代化发展时，需要先了解档案管理现代化过程中存在的问题，注重档案管理规范化建设、加大档案管理经费投入，创建高素质的档案管理队伍等有效方法，提高档案管理现代化水平，才能实现档案现代化管理。

1 纸质档案和电子档案的概念区分

目前，档案分为纸质档案和电子档案两种存储方式。纸质档案是以纸作为载体的档案，如公文图纸、信札、户籍、电报、合同、账册、书稿、证书、日记、家谱的原稿和原本。纸质档案具有无法再生、易损坏、需要专门场所保密等特点，对档案的修复和保护是档案工作中的重要任务，必须高度重视。随着科技的快速发展，电子文档出现。电子文件（ElectricRecords）是“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、理，并可在通信网络上传送的文件”。与纸质文件比较，电子文件具有存储效率高、信息存储量大、方便信息远距离传输、查阅方便的特点。因此，在当今的文件办公和存储过程中，电子档案的应用逐渐广泛。许多档案馆用双套制和双轨制两种共存方式使用并存档。所谓双套制是指文件归档后两者共存，亦称为双套归档。通过电子文档制作成纸质拷贝，或将纸质文件通过电脑软件实现文档数字化存储。所谓双轨制是指在文件生成和运转的过程中二者共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。双轨制包含双套制，在文件生成和转换时，电子文档和纸质文档同时运转并共存。需要工作人员对两种版本的文件进行部分处理或完全处理，两种版本的档案同时存在，同时起到存档作用。

2 档案管理存在的问题

2.1 对档案数字化建设重视不够

一方面是档案归属和保存的部门重视不够，认为一个单位的发展主要是要保证硬件的发展，档案数字化短时期内往往需要投入大量人力、物力和财力，这一般不是单位领导首要考虑的工作，所以容易忽视档案数字化建设工作；另外一方面，来自传统档案管理模式的束缚。档案管理历史悠久，档案具有一定的特殊性，在以前信息技术不发达的年代，档案主要是纸质文本、实物等，虽然保存比较麻烦，但是却在一代代人的努力之下，形成了档案管理的固有体系，并且在实践中成了习惯，很多人也已经沉溺于传统的档案管理模式，并且产生很大惰性，很多年纪偏大的档案管理员认为这是最好的档案管理方式，不愿意接受新事物、新的管理模式，固守陈规，不能与时俱进，这也在一定程度上阻碍了档案数字化的工作。这说明目前很多单位包括领导、档案管理员还没有意识到当今社会信息技术的飞速发展，没有跟上时代的步伐，没有意识到档案数字化建设的时代势和重要性。这种意识上的缺乏，会使档案数字化建设在一定时期内难以得到 实施。

2.2 档案数字化建设存在安全隐患

档案数字化建设是基于网络信息技术的快速发展而兴起的，虽然这为提高档案管理水平，提升档案管理效率和效益带来了新机遇，但是由于网络具有开放性的特点，加上现在有很多黑客，给数字化档案管理带来了一定的威胁，使得档案数字化建设推进受到了一定的阻力。数字化档案受到来自网络病毒的破坏，甚至遭到国际敌对势力的黑客攻击，这给档案数字化建设带来了很多的安全隐患，这让很多部门对档案数字化充满担忧，甚至以此为借口拒绝档案数字化。这需要我们有更高端的技术和更专业的人才来解决问题。

3 纸质档案与电子档案的融合策略

3.1 注重档案管理规范化建设

要想实现档案管理现代化，需要确保档案管理工作具有一定的规范性与科学性，使其在实际工作中发挥出最佳效果。在档案管理中单纯依靠技术手段或专业化标准是难以实现预期目标的，不仅无法提高档案管理效率，还会对现代化发展造成影响。因此，相关部门在对档案管理实现现代化时，需要确保档案管理建设具有一定的规范性与科学性，对档案管理工作实现现代化发展起到积极的促进作用。加强档案管理规范化建设可以从以下几个方面着手。首先，建立科学合理的电子档案管理系统，规范对电子数据的监督管理工作，以制度为保障提升电子档案管理水平。其次，有机整合电子档案资料，强化各部门之间的联系，从全局出发以更加系统化的方式管理档案资料。最后，要简化电子档案管理流程，让电子档案管理体系更具实践性，进而更好地发挥出其自身的作用与价值。

3.2 管理力度加强

管理力度的加强主要是通过对于奖惩制度的建设和专业化考核方法的应用，让所有的工作人员根据已经建立的新型工作方案办公，其中工作人员生成的所有文书档案，需要在自我检查并确认无误之后，应用已经建成的信息化系统主动提交给档案管理部门，同时在其中说明是否需要形成纸质档案并存储，当发现工作人员在实际工作中未能按照规章制度完成任务，或者档案信息和数据的类型处理未达到标准时，则需要按照相关规章制度对其惩罚，严重时可以在单位内部通报，让文职人员更好地了解相关工作制度。另外机关、企事业单位内部已经建成了专业程度更高的内部管理制度，所以在实际的工作中，要分析现有管理制度中涉及档案管理方面的条款，考虑到目前的档案管理体系人员个人素质以及可以胜任工作内容，则后续的主要条款是让文职人员了解档案管理系统的运行模式、工作内容和工作任务，最终形成各个部门的融合工作体系。

4 结束语

总而言之，因为清楚了解了纸质档案和电子之间的关系，所以就要取长补短。在工作中取得显着成效，就必须不断创新理念、方法和手段。目前，纸质档案和电子档案有效融合管理是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程，是全面、系统、优化思想的集中体现。对纸质档案和电子档案进行有效融合，不仅能弥补各自的不足，还能将纸质档案和电子档案的优势都发挥得更好，更能促进城建档案管理事业的长足发展。