我国档案数字化建设实践与发展策略分析

张西协

（山东省沂水县沂城街道办事处便民服务中心，山东 临沂 276400）

在数字化技术的飞速发展过程中，随着我国数字文件数量的不断增加，传统的档案管理模式需要创新，与此同时，数字化现代技术手段在档案管理中的应用吸引了大众的目光，档案数字化的管理方式受到越来越多关注。在社会不断发展的环境下，档案数字化管理满足社会的发展需求，科学合理的数字化档案管理能够有效地提高档案管理效率，推动档案管理事业的不断进步和发展。

1 档案数字化建设的概念

数字化是通过信息技术将其他信号转化为数字信号，或者是将文字、语音、图像等多种信息转化为数字的编码形式。对转化成的数字信号和数字编码进行快速传输和处理的一种技术手段。档案数字化建设实现了档案管理的高效性和快捷性[1]。

在档案数字化建设过程中，档案数字化主要表现为目录数字化和全文数字化。其表现形式之一的目录数字化是通过利用档案著录标记引导的作用，建立科学合理的目录数据库。全文数字化是借助音频、图像等文件的方式，对档案进行全文的保存，或通过现代技术手段识别完成保存。一般情况下，在档案数字化管理工作的过程中，主要包含内容有：将数字化的档案资源进行有机整合，通过数字技术转化为数字化的形式，对档案进行保存，档案数字化建设具有规范性，加强电子数据库的建设，能够提高办公自动化效果；对信息资源库的档案数据化，能够有效对档案信息软件进行维护和升级；通过档案数字化建设，对档案资料进行统一管理。方便了档案资料的使用和共享。

2 档案数字化建设的重要性

1）档案数字化管理有效避免传统档案管理出现的问题。传统的档案管理工作是档案管理人员手动的对档案进行分类、检索、管理，在后期的档案查找时容易导致档案损坏、缺失等现象的发生。通过计算机将档案录入保存，能够有效保存好档案的原件，不易造成档案原件的缺失，从而有效避免了因为档案原件造成的一系列问题。

2）档案数字化管理有效提高档案在使用方面的效率。相比传统的档案阅览方式，数字化档案没有时间和空间的限制，数字化档案能够供多人同时查看，查阅者可以随时查看自己所需的档案。在很大程度上档案数字化的利用空间得到扩充，提高了档案在实际生活中使用的效率。

3）档案数字化管理有效促进档案管理工作的高效性。档案数字化在管理过程中，避免了传统纸质管理中出现的工作量大的问题，大大减轻了管理人员的任务量。同时，档案数字化有效避免了传统管理模式查找时的缺点，数字化档案查找时借助网络对所要查找的档案进行检索，能够方便快捷找到所需要的档案内容，现代化技术手段节省了大量时间，提高了档案管理的工作效率和质量[2]。

3 档案数字化建设过程中存在的问题

1）档案数字化管理缺乏专业性人才。传统的档案管理模式创新后，档案数字化管理方式的应用缺乏专业性人才。在档案管理的过程中，档案管理人员受传统观念的约束，不能及时转换自身思想，自身素质不高，不能自觉学习新的知识，适应时代的发展需求。管理人员在工作中服务意识不足，不能熟练运用计算机进行档案数字化建设。档案数字化管理的专业水平不高，导致工作效率低下。

2）档案数字化建设中资金严重不足。在档案数字化建设过程中，虽然国家财政在资金上有支持，但在投入的实际情况和预算相差太大，而且由于档案部门自身条件限制，导致数字化建设资金不足。数字化建设的条件满足不了现代化建设的需要。限制了档案数字化技术和人才的引进。

3）档案数字化建设技术设备不完善。我国档案数字化管理发展较慢，国家在档案数字化建设中投入力度有限，造成档案数字化建设中技术和设备的落后。技术的落后，导致档案数字化建设的速度减慢。设备不齐全和设备老旧降低了档案管理的工作效率，导致档案数字化建设中工作程序的缺失。在档案数字化建设和发展中，要加大专业性人才的引入，更好地做好档案数字化管理工作。

4）档案数据化建设中缺乏风险意识。档案数字化建设和管理过程中，档案信息丢失或被窃取等风险时常发生。发生这种问题，可能是管理人员的操作失误或者对数字化技术运用的不熟练，导致数字化建设中漏洞的存在，缺乏风险防范意识造成档案信息的缺失或泄露。

4 做好档案数字化建设和发展的措施

1）加强档案数字化人才建设。做好档案数字化建设需要打造出一个技术和能力较高的团队，因为档案数字化管理不止需要专业的知识素养，还需要有高超的技术能力。因此档案数字化建设工作要求档案管理工作人员应该自觉学习新知识，开阔自己的视野，拓展自己思维能力，工作中要有具较高的服务意识和敏锐的观察力。档案部门要加强对档案管理工作人员的培训工作，让其学习先进的技术知识，加强数字化建设，使档案管理工作人员的工作能力和工作水平符合现代化管理模式中的发展需求[3]。

2）加大档案数字化建设的资金投入。档案数字化管理是档案管理发展的必然趋势，档案数字化实现了档案信息化的发展。在档案数字化建设过程中，资金的投入是档案数字化建设发展的基础。因此需要加大资金的投入，资金投入的加大能够使数字建设化飞速发展。政府部门应该落实资金的实际投入情况，实现长期定期投入。档案部门要不断优化自身条件，做好档案数字化建设工作。加快档案数字化发展的脚步。

3）完善档案数字化建设的技术设备。技术是档案数字化建设发展的重要保证，积极引进先进的技术和设备，满足社会对现代化档案管理的需要，能够推动档案数字化建设的发展。提高档案管理软件的应用，加强数据库建设，结合档案部门的实际情况开发适合本部门的软件程序。充分利用档案数字化管理，实现档案数字化高效管理。

4）提高档案管理人员风险防范意识。档案数字化建设和管理中，档案部门要加强管理人员的风险防范意识，定期开展思想教育和安全管理培训工作，强化档案管理人员档案建设管理中的安全意识，保证档案数字化信息的全面性和准确性，做好数据库备份工作，对数据库事务日志进行及时的更新，加强档案信息的安全建设。培养档案数字化管理人员的保密意识，健全完善相关制度规章，确保档案数字化安全发展。

5 结语

在飞速发展的时代背景下，通过数字化方式进行档案管理，能够有效提高档案管理的水平，满足档案管理部门对现代化档案管理的需求。因此，在档案管理工作越来越繁重的情况下，档案管理的工作人员要充分认识到档案数字化建设的重要性，不断探索创新高效的管理方式，促进档案事业的健康发展[4]。