浅议信息网络环境下的机关档案管理

2021-04-14李亚楠

卷宗 2021年1期

李亚楠

（河南省驻马店市中心血站，河南驻马店 463000）

1 信息网络时代档案管理的优势

1.1 能够存储海量的档案信息

在机关中，档案的数量非常庞大，而且随着发展，档案数量不断增多，在传统纸质档案管理模式下，需要使用更加庞大的存储空间来存储保管档案。而且纸质档案对存储条件要求极高，为了延长纸质档案的使用寿命，在存储过程中必须具有良好的通风、采光、防虫等条件。一旦存储条件不合格，就会造成档案损失，信息丢失。此外，面对数量庞大的纸质档案，传统的人工管理方法，不仅工作量巨大，而且在分类归档、查询应用等方面，程序极为复杂，便利性极差。而运用信息化管理方式，以电子档案的形式对机关档案信息进行存储，只需小小的硬盘，就可以存储大量档案信息，真正实现大容量快速储存，既节省了空间又节省了管理成本。而用在管理上，不仅查询应用档案更加便利，而且对存储环境要求低，还能实现无纸化。

1.2 档案信息管理更加规范，存储更准确

在传统的机关档案管理过程中，采用人工方式对档案进行归类处理，这就导致工作人员在管理档案的过程中，可能因为大意疏忽或业务不熟悉等因素，造成档案不正确存储，管理不规范。甚至个别人员会私自篡改档案信息，造成档案信息严重失真，最终在查询应用档案时造成误差。而在信息化时代实施信息化的档案管理方式，利用档案管理系统，能够将档案信息与办公自动化系统实现无缝连接，档案资料实现自动化存储，在对档案进行信息化管理的过程中，还能够对档案信息的修改操作设置权限，防止人为篡改档案信息，从而有效保证档案信息的准确性和规范性。准确的档案信息以及规范的档案管理模式，不仅方便人们对档案进行查询或使用，也使机关的档案服务质量得到显著提升，使档案信息充分发挥作用，为社会经济发展建设提供必要的支持力量。

1.3 精细化的档案收集

在网络环境下，需要加强对存储档案资源的计算机、硬盘、网盘等进行保护，不能出现设备损坏的现象。由于储存密度相对传统资料存储介质有巨幅提高，一旦设备出现故障，电子档案受到破坏的规模会更加巨大。同时，对电子档案构建层次更丰富的数据库，分类模式倍增，可以收纳、管理、查询更多类型的资料内容，让档案内容收集更加精细化。

2 网络环境下加强机关档案管理的举措

2.1 强化信息化意识和网络安全意识

网络环境下档案管理虽然有了很大的进展，但仍然存在着很多不足之处，多数机关单位依旧使用传统的纸质管理方式，即便使用电子档案管理，仍会将纸质资料存入档案中。这种做法不但消耗时间也浪费人力，同时还影响档案管理的效率。所以，机关单位要不断加强档案管理信息化意识，能使用网络办理、电子档案管理就不要再使用纸质档案进行工作。同时还要不断加强机关单位对信息化和网络化的认知，在提供相关电子档案资料的过程中尽量使用信息化的方式。机关单位要制定相应的档案管理标准和规范，以促进档案管理的长期发展。

2.2 完善档案管理体系

机关档案管理工作需要形成完成的体系。在权利和责任的划分上需要更加明确，尤其是在档案提档、抽调和借阅方面需要根据文件的重要程度进行严格的划分，对于一些重要、珍贵的资料只能在档案室进行查阅，档案室需要开设除了档案管理人员以外的办公电脑，以便于借阅人员能够拷贝资料。在档案管理体系完善进程中需要以线上与线下联合对接的形式来完善档案管理工作。也就是说档案室管理人员需要建立独立的工作群，针对来往工作进行群内交接，一目了然，这么做也是推进信息化档案管理的重要步骤，能够随时随地地交接工作，处理档案室业务，以便于档案管理工作能够全方位为校园师生进行服务。

2.3 提升专业人员素质

在应用信息技术的构成中还需要提升档案管理人员素质。配备专业的档案管理技术人员对检验软件和信息系统是否存在问题有极大的好处。因为一旦软件和系统出现问题，就需要及时进行维修，尤其是在重要的课程目录下载、学生学籍建立等情况下必须保障系统和软件的平稳运营，以便于能够全方位为学校教师和学生服务。此时档案管理人员需要在软件和系统的检测和维修上应用更多的技术。因为系统在被开发过程中肯定会在运行中存在些许问题。漏洞的补充，在线平台的开发这些都需要应用人员在后台进行操作。这一部分工作很大程度上就需要与档案管理人员的工作相结合。所以，提升学校档案人员专业素质和能力格外重要。