事业单位人事档案管理信息化建设现状及提升策略

2021-04-14王静

卷宗 2021年1期

王静

（云南省地方病防治所，云南大理 671000）

在社会不断进步过程中，档案规模与数量呈现上升趋势，档案类型更加多元化，纸质档案的地位受到挑战，数字档案成为主流，加快档案管理先进模式的构建，事关事业单位发展的稳步性与长远性。人事档案管理隶属档案管理范畴，只有保障科学性与先进性，与信息技术进行结合，才能保证人才管理的实效性。

为此，要对信息技术给予端正认识，与人事档案管理工作进行深入结合，将信息化发展作为新时期的工作重点，促使事业单位人事档案管理模式实现升级与创新。

1 正确认识事业单位人事档案管理信息化建设的现实意义

立足传统人事档案管理，纸质档案是主要对象，资料的收集分类以及管理是主要任务，整个工作较为复杂，工作效率不高，在根本上制约了档案资料的开发利用，管理工作缺乏有序性，很难发挥对事业单位工作的引导作用。为此，要结合时代要求，以信息化建设为主要任务，发挥技术支持作用，更好服务于人事档案管理工作的要求，更好发挥人才的支撑性作用，为事业单位在新阶段的发展与进步创设有利的环境。

2 深入剖析事业单位人事档案管理现状

1）人事档案管理思维滞后，领导者重视度不高。在新的发展时代，人事档案管理效果直接决定事业单位发展的先进性。一旦人事档案管理不到位，很容易引发档案资料的遗失或者损坏，不利于人才建设，影响事业单位用人的科学性，甚至造成损失。纵观事业单位发展实际，管理者对人事档案管理工作重视度不强，忽视其价值所在，尤其是对其工作任务进行简单归纳，即于资料的收集、保存、查询，认为只要资料全面与安全，资料完整不丢失，工作目标就实现。基于这种思想的影响，其认识很难提高，忽视时代发展对人事档案管理的新标准，无法促进人事档案信息化建设的顺利开展。因此，事业单位人事档案管理信息化滞后与管理者思想息息相关，需要关注单位发展实际，促使管理更具规范性与便捷性，构建更加科学高效的管理范围。

2）事业单位人事档案管理机制不健全，管理制度亟待完善。管理工作的进行与制度先进性分不开。为此，事业单位人事档案管理工作的进行需要先进制度的支撑与保障。人事档案管理制度内涵丰富，囊括档案资料的整理分类、查阅调动等，任何一个环节都关乎事业单位人事档案管理效果。但是目前，事业单位人事档案管理制度问题较多，比较突出的是缺乏与时俱进性，很多内容严重落后，影响人事管理，甚至造成巨大困扰。另外，还存在人事档案丢失的情况。除此之外，人事档案管理开发利用机制不完善，威胁人才利用的合理性，诱发人才流失现象。基于此，人事管理制度的健全与完善势在必行，以科学与合理为方向，更好服务于人才引进，增强管理效果，为事业单位工作效率的全面提升奠定基础。

3）缺乏具有专业素质与能力的人事档案管理人才，阻碍信息化建设进程。任何管理行为的开展都需要专业人才的支撑，一旦人员专业能力不强，素质不高，无法保证管理行为的开展。事业单位人事档案管理信息化建设需要专业性人才的保障。目前，高素质的档案管理人才十分匮乏，使得诸多工作无法顺利开展。具体讲，管理人员不掌握信息化管理流程，对关键性工作掌握不到位，技术应用能力有限，操作不熟练，信息技术应用能力薄弱，尤其是对相关技术手段以及设备无法进行独立使用，加之个人素质差异，职业素质参差不齐，使得人事档案管理信息化建设深度不够，表面性较强，整个工作落实不到位，先进技术优势未得到发挥，延缓事业单位人事档案管理信息化进程。

3 如何加快事业单位人事档案管理信息化建设进程

1）转变管理思维，发挥先进观念对人事档案管理信息化建设的指导作用。在事业单位人事档案管理信息化发展中，重要内容是进行思维的转变，增强观念认识，尤其是对于领导者，需要对人事档案管理进行全面与深入的再认识，掌握其新时期发展的价值，结合时代发展情况，突破传统思维的束缚，在思想上提高重视度，将其有效贯彻在实践之中，这也是决定事业单位人事档案管理工作方向的根本因素，事关信息化建设效果与效率。一方面，要加强管理者思想建设，将时代要求为基础，分析信息化发展的客观因素与影响条件，以便更好适应新时代的要求。在这种思想的指引下，要合理加大投入，重视资金与设备更新换代，将信息化建设落到实处。除此之外，要关注人才队伍建设，尤其要重视信息化人才的培养与培训，全面提升人事档案管理效果，维护人事档案的完整性。最后，作为管理者，要对信息化建设的价值给予肯定，端正认识，合理纳入管理领域，加快人事档案管理由传统模式向信息化模式转变。也就是说，人事档案管理要从本质上进行转变，由单一的资料管理向社会服务性过渡，在做好信息收集分类基础上，加强信息共享。

2）积极构建健全完善的人事档案管理制度，为信息化建设营造优质环境。对于管理而言，制度是根本，发挥的是保障性作用，也是推动各项工作得以有序进行的指南针。为此，基于人事档案信息化管理实践，需要重视以单位实际为基础，积极建立相适应的信息化管理制度，为信息化建设各项工作的开展创设基础性条件，促使各个环节都能够得到有效执行，强化整体信息化水平的提高。另外，针对现行人事档案管理制度，要进行积极调整，结合时代具体要求，进行针对性吸取与去除，促使管理机制更加饱满，增强适应性，更好适应人事档案管理信息化新需求，以标准化为导向，在提升管理效率的同时，保证人员权益，为事业单位优秀人才建设营造优质环境。

3）重视提高档案管理人员专业能力与综合素养，加快信息化管理队伍建设。事业单位人事档案管理工作的开展需要专业化的人才，信息化建设更是离不开高素质的管理人才，因此，要重视采取内外部相结合的方式培养人才。具体讲，一方面，在培养过程中，促使管理人员树立信息化管理思维，能够有效应用信息化技术，强化技术与管理的双向融合，发挥整合优势，推动信息化发展进程。另外，职业素养也不容忽视，需要培养其高尚的道德素质，对人事档案管理工作秉承严谨的态度，维护人员信息的安全性，避免信息篡改。除此之外，服务意识的增强也是重要内容，要培养管理人员服务观念，为单位人员提供优质的信息服务，也为事业单位人才引进创设良好环境。从外部角度分析，要吸纳更多专业的档案管理人才，拥有完整的教育背景，行业经验丰富。