高校增量档案数字化及成绩利用

王钢领

（上海大学，上海 200444）

随着时代的变化，人们的生活节奏越来越快，对于信息化的要求也越来越高，档案信息化是不可阻挡的趋势，也是社会发展的需要。高校保存的档案中，通常包含党群、行政、教学、基本建设、科学研究、出版、仪器设备、外事、财会等类别，分类比较细致的还包含人物、声像、实物等类别，每个类别下面又分为数个细分的类别，高校往往人员众多，学生数万人，教职工数千人，利用接待量大，实施的业务种类也比较丰富。高校每年都有大量的新增档案，我们称之为增量档案，增量档案中利用率较高的类别，可以优先进行数字化的工作，如近年学生成绩的利用、学校相关领导、机构所生成的文件查阅，如果不能及时扫描录入档案电子管理系统，将会对利用工作造成巨大阻碍，耗费大量人力、物力。为了能够便捷有效的利用档案，笔者在上海大学的工作实践中，大力推进增量档案数字化的工作。

1 扫描场地的准备

一般根据增量档案扫描量，来确定所需场地及设备器材，这取决于所开展此项工作的高校学生、教职工数量、收集档案的数量、需要扫描的档案类别等。场地的准备报考扫描仪工作场地、案卷暂存场地、装订场地。

由于案卷收集与扫描不可能同步进行，也许某天收集的比较多、扫描人手比较紧张，所以需要布置案卷暂存场地，案卷暂存场地又可分为待扫描区域和已扫描区域，每个区域还需根据档案的类别分类存放，做好检查和登记，以免混乱。

扫描仪工作场地需保证扫描仪的正常工作，需要放置扫描仪、扫描操作流程、连接电脑、扫描登记簿。扫描登记簿包括详细登记簿和统计表，其中详细登记簿记录每卷案卷的扫描日期、扫描人员姓名、案卷档号、总页数、封页页数、文页页数、特殊情况备注，统计表则统计每天扫描的总页数、总文件数，便于进行数据的核对、纠错。

案卷扫描完成后，需放入已扫描区域，当已扫描案卷累积到一定数量后，则进行已扫描案卷的装订工作。由于装订工作是间歇性的工作，可作为档案教师的一项常规工作内容。

2 扫描设备器材采购

所需设备包括扫描仪、电脑、操作面板等。扫描仪可根据自身情况选择不同工作方式的仪器，一般常见的是最大扫描A3幅面的平板扫描仪，尽量采购新型的机器，应用最新的技术更新，能够节约人力、提高效率。传统平板扫描仪扫描速度慢，平板玻璃亦需要经常清理，耗费人力很大，若采用自动进纸扫描仪进行扫描，会大大的提示扫描效率，现在更新的机器型号，会有大量的附加功能，比如自动分割，可以一次性扫描较多页，然后根据设定规则，分割成若干个所需特定页数的文件。有的机器具有设别重页的功能，能够保证每次仅有一张纸进入扫描仪滚轮，若有多张纸滚入，则会报错，提醒操作者重新放置纸张。有的扫描仪还具有去除装订孔、阴影部分填充、文字突出显示等功能。尤其是在一些人手比较紧缺、扫描时间比较紧张的单位，能派上大用场。这些都是非常实用的功能。

3 扫描人员安排

由于档案扫描是一项重复、严谨、枯燥的工作，如果条件允许，最好安排专职人员进行操作，鉴于高校的情况，在职教师一般是具有正式编制，人员不能随意增加，办公经费一般比较紧张，由于增量档案相对来讲量较少，外包扫描公司则费用高，要求一次性提供的档案量较大。由于高校往往鼓励学校机构招聘学生助理作为人力不足的补充，这样能为勤工助学的经济困难学生提供一定的工作岗位和经济扶持，是一个操作性较强的方案。

学生助理招聘管理一般由档案管理教师负责，档案管理教师是专职、长期从事档案工作的人员，对高校档案业务非常精通，能够承担学生助理招聘、管理、培训等工作，能够解决学生助理操作过程中遇到的各种问题。

流动性大，招聘、培训，增加学生工资，人数也是时多时少，增加扫描机器台数，在学生多的时候，能够充分利用人力资源。学生助理进行档案扫描的话，还需要发挥学生之间传帮带的作用，让接触比较早的技术比较熟练的同学前期先带一下刚来的同学，这样教师节省下来的时间，可以做其他工作。

4 扫描数据的处理

扫描过程中应尽量发挥扫描机器的自动化来提高工作效率，节省人力成本，减少出错率。以高校增量档案扫描的学生成绩相关的档案为例进行介绍。由于各个学院和不同学历学生的成绩档案制作的 格式有很大差别，有单面的，也有双面的，有A4纸大小的，也有A3纸大小的，一般同一学院相同学历的学生成绩制作的格式是相同的，这就需要我们根据不同的格式来调整扫描的策略。增量档案一般是由较新的纸张印制而成，用高速扫描仪自动进纸扫描效率比较高，而且高速扫描仪还可以进行各种统一的设置。如果每个学生的成绩档案都是固定相同的页数，则可以将扫描仪设置为固定的页数分割为一个PDF文件保存。扫描仪还可以设置单面扫描和双面扫描，跳过空白页，防止扫描到不需要的页面。高速扫描仪进纸的过程中，操作人员需要集中注意力关注机器是否正常运行，确保纸张按照顺序一页一页的进纸，如果出现差错，需要及时将纸张移开，以免错误持续下去，及时进行修正。

数据检查、处理，纠错，一般每个月进行一次数据挂接，将数据与档案管理系统中的条目相连接，也可以根据具体情况安排挂接的周期。数据挂接之前，需要进行数据的检查和校对，确保数据格式、命名等准确无误，通过软件来纠错效率比较高。常见的错误多是文件命名方面的问题，最重要文件名中的档号不要出错，档号是每卷档案的标识，命名要按照挂接的规则进行。

高校档案馆陆续接收新增档案，需要及时扫描，尤其利用率高的成绩单。扫描后，如果有学生需要英文版的成绩单，则需要将已扫描的中文版的成绩单打印完成后，由高校档案馆老师将中文成绩输入成绩证明制作系统中，通过成绩证明制作系统预先保存的翻译库中调出相对应的英文课程名称，由工作人员进行核对，则可以自动翻译成英文的，以后学生再次利用，如果没有新增的成绩，就不需要重复输入，如果有新增的成绩，则需要将新增的成绩添加即可，以前输入的成绩则不需要重复输入。如果成绩证明制作系统预先保存的翻译库中没有某科课程，则需要工作人员首先将此门课程录入至翻译库中，然后再进行利用。