数字化时代基建档案信息资源共享的实践探索

张秀平

（滨州渤海活塞有限公司，山东 滨州 256600）

基建档案是指在各类建筑物、构筑物、管线设施等基本建设工程全生命周期管理中形成的具有保存价值的原始记录资料，记录了工程项目规划、设计、施工、验收、改建、维修活动的具体信息，具体包括项目建议书、项目可行性报告、设计图纸、招投标文件、工程审计、竣工验收报告等[1]。在以往，基建档案信息的载体多为纸质文件，长时间保存，文件容易受潮，或者被虫鼠啃噬，信息丢失，数字化时代背景下，基建档案实现了数字化转换，档案储存介质变为了DVD光盘、移动硬盘、储存卡、光盘等，这些储存介质具有数据容量大、储存时间长、稳定性强、体积小的优点，安全可靠，而且能够借助于计算机直接获取档案信息，借助于互联网共享基建档案信息资源，资源利用率显著提升。

1 基建档案信息资源共享中存在的问题分析

1）不够重视产权保护。在互联网时代背景下，信息资源实现开放共享，这同时也意味着信息资源面临高度的安全风险，目前世界各国都在研究信息产权保护及信息安全维护，但是所取得的成果有限。即将档案信息资源共享，提升了档案信息的利用率，但是企业对于基建档案信息的产权保护重视度不足，威胁到档案信息安全，影响到行业秩序。在基建档案数字化管理的过程中，管理者、执行者产权意识薄弱，对于基建档案知识产权缺乏正确认知，未意识到信息资产的价值，创新能力不足，产权信息安全管理制度不健全，产权信息被盗用的情况时有发生，而且，这种对于知识产权不重视的现象属于普遍现象，职工在工作过程中，忽视了档案信息的保密级别，随意在共享平台上上传涉密档案，将档案信息共享给个人、单位或组织，基建档案共享与使用存在严重随意性，知识产权被侵犯的风险极大。

2）共享平台建设不完善。随着档案信息化建设进程的推进，我国各个省市纷纷构建了信息化档案共享中心，这些计算机系统的资源共享，主要有系统内部共享、系统间共享两种模式。由于当前社会发展迅速，基建速度增快，现有的信息化档案共享中心，无法满足基建档案信息储存的需求，且平台在信息共享上存在不足之处，信息资源在多个单位之间的流通受阻，在全社会的整合、加工、共享不足，没有实现真正以上的信息共享。整体而言，基建档案信息孤岛现象普遍存在，信息共享存在共享程度低、数据质量较低、云数据发展缓慢等问题，这些问题的存在，与基建档案信息共享平台建设不完善相关。

3）档案管理人员专业水平不高。数字化背景下，基建档案管理的工具为计算机、笔记本、智能手机等移动终端，所依靠的核心技术为数据库、互联网、云计算、大数据等技术，要想实现基建档案信息资源共享，必须达到一定的档案信息化管理水准，档案管理人员必须具备较高的信息技术素养。但是，实际上管理基建档案的人员，大多为缺乏系统培训乃至缺乏专业背景的老员工，老龄化现象严重，思想观念陈旧，学习接受能力有限，无法跟上基建档案数字化建设的步伐。而且，部分档案管理人员，受到专业知识体系的限制，无法接受数字化时代信息资源的共享理念与形式，限制了信息共享模式的创新，而且，大部分档案管理人员缺乏网络信息安全防范意识与信息产权保护意识，无法在实现信息共享的同时维护知识产权[2]。

2 数字化时代基建档案信息资源共享的实践途径分析

1）建立健全数字化工作体系。数字化时代，基建档案的数字化建设是必然趋势，管理层应该建立正确的认知，学习相关知识和理念，明确新时代基建档案的管理、共享模式，树立知识产权保护意识，确保基建档案信息共享的严谨性和规范性。借鉴学习其他国家、其他地区的基建档案数字化管理方法，基于实际情况引进现数字化技术及设施，明确企业在数字化档案管理方面的管理机制、运维投入、业务建设、宣传推广方案，实现数字化基建档案管理的规范化、标准化发展。在建立基建档案数字化工作体系的过程中，构建完整的信息框架，细化档案分类，做好档案储存、鉴定、备份工作，根据档案保密级别进行信息共享[3]。不同类型的基建档案，呈现出不同的特征，面向不同类型的信息接收者，企业应该从实际出发，制定针对性的信息共享方案，确保用户能够迅速获取意向信息，同时避免项目信息外泄。加强对于档案管理人员及企业职工的培训，强化其信息产权保护意识及网络安全防护意识，切实保障信息安全。

2）完善信息共享平台建设。创新基建档案管理理念、方法、手段，引进计算机、扫描仪、摄影机、专用微机等技术设施，构建集信息采集、审核、储存、共享等功能于一体的基建档案数字化管理平台。做好宣传推广工作，吸引多方主体参与到基建档案信息共享平台的建设中，按照规范采集、整理、归纳项目信息，丰富平台信息资源，保证基建工程信息的全面性、真实性。优化平台结构，注重平台的实用性，设计高效便捷的页面，完善权限设置，合理定义不同功能模块的操作权限，对系统数据展开分层管理，内部人员可以以“工号+密码”的形式登陆系统，获取职位权限内的权利，比如说档案管理人员可浏览后台数据，具有数据编辑、管理权限，其余用户只能查询权限内的档案信息。完善数据平台防御机制，定期优化、升级系统，安装防火墙、杀毒软件、IT 监控软件等，以防信息泄露、数据丢失或被篡改。

3）加强专业性人才队伍建设。完善档案管理机构设置，配备在业务素质、政治素质上合格的档案工作人员，注意丰富队伍结构，聘用不同学科、不同年龄层的工作人员，提升团队业务水平。为了让相关岗位上的工作人员，能够胜任基建档案数字化管理工作，企业应该引进在专业素质、信息素质上达标的优秀人才，完善人力资源管理，做好岗位培训、在岗继续教育等工作，定期组织人员参加业内培训及学术交流会，让档案管理人员学习计算机技术、数字化技术、云计算技术等相关软件、硬件设施的使用，学习档案、统计、法律等多学科知识，不断更新档案管理人员的知识库与技能库，确保其能够掌握当前基建档案信息化管理，及相关信息资源共享中所用的技术软件及设施，强化网络安全教育，提升其网络安全防范意识，保障数字档案储存、利用的安全性[4]。

3 结语

综上所述，基建档案是滨州渤海活塞有限公司参与工程建设的工作记录，有利于各部门及参与者明确自身职责，提升工作效率和质量，确保工程按时保质完成，而且从宏观层面来说，基建档案反映了国家各个地区的发展进程，推动基建档案的科学管理和高效利用，有利于促进社会的发展。数字化时代，基建档案管理朝着数字化、信息化、自动化的方向发展，档案管理部门应该积极引进计算机技术、数字通讯技术、网络安全技术等，构建完善的基建档案信息平台，实现档案信息的在线采集、储存、管理、传输，实现信息资源共享，全面提升基建档案管理及服务水平[5]。