信息技术在地勘单位档案管理中的应用探讨

2021-04-14刘祯

卷宗 2021年1期

刘祯

（四川省地质矿产勘查开发局四0二地质队，四川成都 611743）

在信息化时代，我们有了更便捷、更保险的方法去整理档案。利用信息化技术去管理档案，仅需一次人力消耗，而不需要反复冗余的劳动。除此之外，可以减少对档案进行维护的费用，可以帮助地勘单位节省在档案管理中的投入。

1 地勘单位的档案管理现存的缺陷

1）线上系统并未全面普及。目前很多单位仍旧采用纸质版对档案进行管理，这很大程度上是管理者对信息化技术并未进行充分的了解，在部分地勘单位中，管理者并未对信息化档案管理给予相应的重视，前期不愿意投入建立线上系统的资金。这些单位的管理者没有意识到以往对于档案管理工作投入的大量人力和物力资源和在不对现状进行改进的情况下，今后档案管理工作将会继续投入的物力资源，更忽视了在资源管理方面长期面临的查找难和存储难的问题。

2）人才专业性不足。由于新技术需要一定的时间进行适应，所以管理者应当给相应的工作者时间让他们对新的工作模式进行适应，另外还应当结合原本的专业能力来使用新的技术。地勘单位让线上系统的设计人员与本单位的档案管理者进行对接，使本单位的管理者能够充分理解新的工作模式，与新的技术进行磨合。

3）安全技术不坚固。尽管信息技术可以使档案管理更加的便捷，但不得不说，安全性也是管理者必须重视的一个问题。毕竟在互联网技术如此发达的情况下，人们的信息变得更加珍贵，一旦泄露，将会造成不可预估且无法挽回的损失。面对互联网存在的风险和诸多的不确定因素，比如黑客攻击，地勘单位必须加以防范。但目前单位的负责人对于系统安全性的意识不强，负责建立线上系统的联合公司也并未将系统的安全性加固，就导致目前线上的信息并不安全，有一定的风险会被泄露。

2 信息技术应用的优点

通过信息技术建立线上的档案管理系统，可以有效解决档案整理难、查找难、存储难的问题。线上档案管理系统可以用数据库存储所有工作人员的信息，并存在3个好处：首先，工作人员修改信息较为方便；其次，删除解除协议的工作人员的信息十分方便；最后，在查找信息时实现了前所未有的快速和便利。

另外，只需要对系统进行维护，不需要处理纸质版的资料，大大提高了地勘单位的档案管理效率，并可以实现信息的共享和同步处理。且随着这项技术的发展和普及，地勘单位的档案管理将逐渐实现统一规划化的管理模式，进一步使地勘单位的档案管理变得快捷和统一。此外，利用线上系统只需要很简单的操作就能够实现对于档案的分类，并且减少出错的可能性，为档案管理人员带来前所未有的便利性。

信息技术不仅在人员的管理上拥有优越性，且在文件的管理中也提供了很大的帮助。通过网上的收发文件的存储，能节约大量的存储空间。以往每年的收发文件都会占据大量的办公区域。因文件的保存年限较长，长此以往，办公室会存在占用过多的情况。使用信息技术后，一年的文件可以通过硬盘存储，能大幅优化办公效率和办公楼使用空间，节约预算。

3 档案管理上应用信息技术的思路和策略

1）统筹规划档案整理工作。统筹规划中合理分类是非常关键的，一定要对不同时间入职的工作人员进行分类，除此之外，对于年龄段、性别和部门都要进行分类，此项工作通过计算机技术来实现并不是一件困难的事情，但却能大大提高之后查找信息的速度，从而提高工作人员的工作效率。对于文件的存储应按年度分类。另外，即使实现了资料的电子化管理，也应对原资料进行收纳，不可将之随意遗弃。毕竟现在的存储系统还未能做到永久不坏的程度，一旦有损坏不能修复的情况时，还需要纸质文件的重新备份。

2）推动线上系统的发展。如之前所说，有相当一部分地区的地勘单位并没有使用线上系统对员工的档案资料进行保管，这十分不利于地勘单位未来的工作效率，因此，应该加大力度推动线上系统的发展。各个地勘单位都应当明确应该注重对于高效产品的投资，这对于单位之后的发展是很有益处的，坚持使用电子系统进行管理，可以极大地提高工作人员的工作效率。当然在这个过程中，要不断对系统进行更新和维护，但是考虑到系统的便捷和安全性，这一切都是值得的。

3）对扫描工作进行有效优化。在对档案进行电子化整理时，新的信息可以直接通过电脑来录入，但是以往的纸质资料必须要通过扫描来进行归档。在实际进行操作时，不少工作人员会忽略扫描文件的完整性和清晰度，这对于以后的查找档案十分不利，因此首先应当对设备进行优化，以提高扫描文件的清晰度；其次，也要对工作人员进行相关的培训，让他们在扫描时更加注重细节。

4）管理者必须转变理念。地勘单位的管理者必须转变以往以纸质资料为重点的工作模式，如今电子化工作模式盛行，事实证明，电子化管理确实是一种高效的工作模式。管理者应当明白：以数据库为信息载体将会成为今后的工作常态，因此必须对线上系统给予高度重视和力度较大的投资。另外，管理者应当将这种观念通过合理的方式，如教育等方式传递给单位的其他工作人员，从而彻底将工作模式改变。

5）加强系统的安全性。档案的保密性是线上系统能够进行的重要基础。因此，管理者必须督促合作的信息公司对于系统安全性进行加固，坚决防止病毒入侵导致的人员档案泄露，从根本上杜绝黑客攻击等风险。为了加强系统的安全性，单位必须投入一定的资金对系统进行维护。

6）为工作人员人才提供专业的培训。信息系统想要得以长期发展，需要全体工作人员去适应一种新的工作模式，并能够熟练运用新的技术手段进行工作。因此，对于长期使用旧工具进行工作的老员工，企业必须对其开展定期的培训，让其掌握新的技术，同时在雇佣新工作人员的时候，应当提高招聘要求，对招聘的员工应该有技术上的要求。

7）完善管理制度和工作流程。此前的管理制度一直是针对旧的工作模式进行管理，然而新的工作模式出现以后，应当完善制度，提出新的制度要求。新的制度应该包括全面的奖惩措施，以实现对员工的全面管理。另外，还要让员工熟悉新的工作流程，对此，可以以书面形式呈现新的工作流程，方便员工进行传阅。

8）建立软件支持部门。新的信息平台可以由外部公司进行外包，但是为了开展对接工作和实现对软件进一步的维护和管理，地勘单位应当建立软件支持部门对软件进行管理。单位应当招聘技术较强的人才来带领其他工作人员开展工作，对此，单位必须用较高的薪水来吸引人才和留住人才，从而保证单位软件能够得到长期更新和定期维护。

9）信息化工作的开展与成效。2020年以来，四川省地勘局已经开始重视收发文件的电子信息化，通过OA系统发文和接收文件，不仅能有效地担高工作效率，还能降低纸张的浪费，更好地开源节流。人事档案的数字信息化也提上了全局改革的日程中。