信息技术与档案服务能力建设研究

2021-04-14贺敏

卷宗 2021年1期

贺敏

（乌鲁木齐市水磨沟区商务服务中心，新疆乌鲁木齐 830000）

档案管理与档案服务工作的未来发展方向就是信息化，但是如何在信息化进程中实现档案资源管理质量和档案服务功能之间的共同提升则是当前档案从业人员应该重点关注的问题。

1 搭建信息技术平台，提供个性化档案服务

档案管理与档案服务工作的内容涉及很多不同的领域和专业，仅仅依靠一个单独的工作部门来完成一系列工作是不够现实的，在这个过程中除了需要一套专业和科学的工作规范来支持之外，还需要来自现代化信息技术的支持。传统的档案管理与档案服务工作内容十分繁琐，人工操作的工作模式不仅仅不利于相关档案资料的有效归纳和整理；更不利于为广大用户提供更加便利的服务。

比如，在现代化技术飞速发展的时代背景下，相关部门通过完善“档案信息平台”的方式来为广大用户提供更加便利的档案服务，并通过推广这一平台的方式，让广大用户都能够了解到这一平台，并不断利用这个平台来享受个性化档案服务。在整个过程中，相关部门的档案管理人员需要结合信息技术人员共同搭建一个“数据库”，其中包含相关部门内查询日期在十年之内档案信息。通过合理的分类与归纳形成部门内“档案信息平台”的基础数据库，从而不断简化用户的使用方式，档案应该按照标题…年限…和收发文单位等相关关键字进行检索。相关用户只需要登录该平台就能够实时检索到自己所需要的各种档案资料，不必受到传统模式下的来自时间与空间的限制。此外，还可以联合部门的实际档案类型与档案服务的需求在“信息平台”上面设置“线上咨询”或者“线上预约”板块，针对部分加密的档案资料，相关用户只需要登录该平台选择不同的“咨询”或者“预约”板块就可以直接对相关资料进行预约下载。

2 强化工作培训，提升档案服务人员素养

结合当前的档案管理人员的实际情况来看，科学管理理念以及现代化管理技术的转变让他们在实际的工作过程中都出现了一定的手足无措的情况，导致这种情况出现的主要原因还是在于相关档案人员的信息技术素养不够，无法将现代化的技术与自己多年的档案管理和档案服务经验实现有机融合，在具体工作的体现上，就是既失去了自己丰富的工作经验的帮助，也没有充分发挥出信息技术的优势。因此，要想切实实现档案服务质量的快速提升和科学建设，最关键的是要强化对相关从业人员的业务培训，通过开展相关的培训活动来切实提升其信息技术素养，促进其综合工作能力的增强。

比如，针对当前传统档案管理与服务模式与现代化信息技术之间存在的矛盾，相关部门可以通过采取“引进来”+“走出去”的综合策略来提升参与档案管理与服务的工作人员的整体素养，从而实现新技术与新理念之间的融合。在整个过程中，所谓的“引进来”策略实际上指的就是相关部门在选聘相关的档案管理人员的时候就应该通过采取“笔试”＋“面试”的综合招聘模式来严格进行人员筛选。其中在“笔试”阶段要重点考察期对于信息技术以及新型档案服务理念的认知与理解，从而判断其是否具备参与信息化模式下的档案管理与档案服务工作；而“面试”阶段则是侧重于考察其为人处世以及待人接物等基本素养和能力，判断其是否能够实现与相关档案用户之间的友好交流和有效沟通，从而保障档案服务的质量和水平。而所谓的“走出去”策略指的则是相关部门需要结合当前档案服务与档案管理的综合情况，从参与该项工作的职工中定期选拔出表现优异者前往更加专业和先进的技术平台或者学府院校参与更加系统化的业务培训，其中涉及各种前沿的档案管理理念和档案服务技巧以及最先进的信息技术手段等内容，并且通过与外界来自不同单位的工作人员之间的交流与沟通，能够促进彼此之间实现互相学习和互相进步，对于提升档案管理与档案服务人员的综合素养和工作水平大有裨益，对于提升档案服务工作的质量也具有积极作用。

3 借助技术优势，拓展特色档案服务

不同地区的档案资料数据具有不同地区独有的特色，根据当地的实际情况，档案馆应该采取不同的方式对档案内容进行收集以及整理和归纳，而在整个过程中，要想充分体现档案馆的地方特色就需要做好基础的调研工作。首先需要对当地的实际情况进行全方位调查，制定具体的档案征集和档案管理方案；其次还需要结合档案馆的综合工作能力，从历史价值的角度出发，对一些具有特色的档案资源进行重点维护和特殊管理。最后还需要充分利用现代信息技术的优势，在提升档案管理工作效率的同时，拓展档案馆的服务功能。

比如，相关档案管理部门可以利用现代化的技术优势通过组织开展“电子问卷调查”活动的方式来增进对目标受众的了解，从而不断为其提供更加具有特色化与个性化的档案服务。在整个过程中，相关工作部门需要结合当前档案馆内资料数据的综合情况，设计制定专业合理的“电子调查问卷”，在问卷内容的设计上面要综合考虑不同受众群体的实际需求，其中既包含对大众在寻求档案服务过程中所遇到的困难或者应该改善的地方等开放性问题；也包含涉及专业的档案管理与档案服务的专业问题，比如“对档案服务创新功能的期待？”、“对档案服务创新方式的期待？”等内容；而在“电子问卷调查”方式的选择上面也要尽量考虑广大群众的实际情况，尽量选择便利的调查方式，比如微信链接或者qq链接等方式，确保参与问卷调查的便利性和可行性，从而确保能够有更多的目标受众参与到问卷调查活动之中，与之相对应的也能够获取更多的来自不同群体的意见，从而能够有效改善自身存在的问题，进而改善当前的档案服务内容与形式，为广大受众提供更加优质的服务。