关于信息化技术在档案管理中的运用

孙林莉

（山西省大同市灵丘县人力与社会保障局，山西 大同 034400）

20世纪50年代学界开始引入“信息”概念，将所有的资源纳入了“信息观念体系”，形成了“信息化管理思维”。伴随着计算机技术的快速发展与互联网技术的发明，信息化已经成为现代社会生产与生活领域不可或缺的组成部分。从信息化技术在诸领域的应用经验看，其应用主要经历了两大阶段，在其初级阶段主要以“资源”向“信息”的转换应用为主；进入升级应用阶段，主要是将“信息”转换为“数据”，对其进行系统性应用。下面结合信息化技术在档案管理中的运用意义展开讨论。

1 信息化技术在档案管理中的运用意义

从运用意义方面解析，借助信息化技术可以转变对档案管理的认知，一方面，开发档案管理中的“信息价值”和“数据价值”；另一方面，在纸质档案向信息档案转变后，只是提高了档案管理，在建立档案、整理档案、存储档案、应用档案、销毁档案方面的“处理速度”，因而其效用仅集中于管理效率方面。然而，随着大数据技术的应用，当前档案管理的“工具理性”逐渐转化到了“价值理性”的高度。所以，在档案管理中的信息化技术升级运用后，可以进一步将其具有“数据”特征的功能开发出来，从而提升应用效率。比较档案管理信息化和数据化的区别发现，档案信息化管理的重点集中在管理层面，而档案数据化管理则将重点转移到了应用层面。

2 信息化技术在档案管理中的初级运用

初级运用中的转变相对简单，只需要吸收“互联网+”改革的思路，在档案管理基本面，如在档案管理制度机制、档案管理人力资源培训、档案管理信息处理各方面，进行一些配套性的改革即可以实现，其中配置的设备资源与人力资源及财力资源相对有限。初级运用的主要特征是管理，主要体现在两个方面：一是转变档案形式；二是转变档案管理效率。具体分析如下：

在转变档案形式方面，其基础转变是文本形式的转变，即将纸质档案变成电子档案，这种转变的目的是从根本上为档案赋予一种信息属性，从而通过电子计算机和通信技术，提高其信息传输速度。在转变档案管理效率方面，通过档案管理信息系统的建立，能够使整个档案管理的上传、查询、传输、下载、删除等更为便利，一方面改变了档案管理方式，节约了诸多资源。另一方面，通过信息系统的权限登录设置，可以实现档案资源的共享，从而提高了其应用范围和管理效率。运用马克思提出了“反映论”分析，当前信息化技术在档案管理中的初级运用，虽然建立了标准化、程序化的档案信息化管理模式，但对档案的应用价值并未达到全面开发的程度。所以在其升级运用中，需要把重点转移到对档案管理的应用价值开发，和对档案管理效用生产效率的扩增方面。

3 信息化技术在档案管理中的升级运用

现阶段信息化技术在档案管理中的升级运用，主要受到两个决定性因素的限定。一个因素是在档案的信息属性基础上，逐渐认识到了它的数据属性；另一个因素是当前档案管理的信息化建设工作已经完成，通过“大数据”技术在其中的应用，档案管理已经进入到了数据化管理阶段。尽管当前档案管理正处于信息化管理向数据化管理的过渡阶段，但是，数据化管理的各种功能效用已经十分明显。其中的不足表现在档案管理的数据库建设相对缓慢，导致了数据利用率相对不高；同时，档案管理的数据化升级，需要配套的实施协同合作，而当前的协同合作效应并不明显。因此，仍需从这两个方面促进其升级运用。建议如下：

首先，当前一些企业和事业单位，在档案管理五大流程和项目两个方向的数据库建设经验表明，其速度较快，应用效用较好。建议按照档案管理的五个基本构成环节，进行数据标准化处理，加快档案管理不同环节的数据库建设。同时，吸收纸质档案管理时期的分类经验，按照档案管理中的项目分类，以总项目、分项目、子项目的形式，进行项目档案数据库建设。

其次，需要结合纸质档案管理、电子档案管理、数据档案管理的应用经验，从三种管理方式或三个管理阶段中，运用分类方法，划分出档案管理中的基础数据、核心数据、效率数据。这种划分可以通过其中的文件、信息、数据，在使用频率、重要程度、应用价值方面的综合评估逐步实现。比如，在国有企业中的人事档案占据着重要地位，其中的使用频率也比较高，应用价值相对较大，所以就可以将其作为重点，从中挖掘一些效率数据。再如，对于社会化企业而言，其中的财务管理档案占据着重要地位，因而可以通过对财务管理档案的核心数据挖掘，进入到对企业经营状况的分析等。

第三，档案管理数据化升级运用中，要求档案管理部门、数据分析部门、业务处理部门之间，形成一种密切的协同合作关系。一方面，大数据技术中的数据分析，需要依靠数据分析部门实现；另一方面，档案管理部门需要在接收到大数据中心处理分发的预测结果后，根据专业档案管理知识与技能，进行一些专门化的分析处理；另外，档案管理数据化管理中的数据采集、数据传输、数据统计、数据处理、数据中心预测结果分发等，都与各个业务部门紧密关联。因此，要实现档案管理中的大数据技术应用，应该在协同合作的基础上，通过扩大协同效用加以促进。

4 结束语

经过信息化技术在档案管理中运用、发展、完善，从根本上丰富了档案管理内涵、改变了档案管理属性、提升了档案管理价值。同时，在运用过程中，逐渐实现了档案管理由物质生产效率向效用生产效率的扩增，从实质上推进了档案管理方面的综合效益产出。结合以上分析，建议现阶段增强信息化技术不同应用阶段的研究，和应用信息化技术时，对不同功能选择分析。