人力资源档案管理信息化的影响因素与建设对策

倪 芳

（湖南省益阳市中心医院，湖南 益阳 413000）

科技的不断进步，信息技术的空前发展，各种信息系统的不断更新，为事业单位的档案管理创造了良好的条件。推进档案管理信息化的实施，但是档案管理的计算机化受到了很多因素的制约，有很多问题。需要找到有效的解决方法，进一步发展档案管理的计算机化。人力资源是指有劳动力的人们，他们是推动社会经济发展中经济快速发展的最重要力量。地方经济发展过程的特点是高地方经济发展的特点是高素质的人才，为了综合管理人力资源档案等资料，需要从信息技术、即人力资源档案管理中获取信息。我们必须采用信息网络架构，处理孤立、分散、大量的数据，从上到下，逐步构建有组织的信息 网络。

1 人力资源档案管理的基本概述

近几年来，信息技术实用性强，利润大。信息技术的发展，可以说是有了飞跃发展。过程的复杂性应体现在档案信息的执行上，通过这种方式，档案管理可以更快更准确地完成。当前形势下，档案信息结构的研究还不够深入。造成这一现象的原因在于，它的发展受到诸多因素的制约。目前，我们只能在分析其发展衰弱原因的基础上，提出相应的转型对策，对档案信息化建设贡献不大。人力资源是社会经济发展最重要的力量，是推动经济快速发展的资源。每个地区的经济发展都离不开高素质的人才，因此我们的人才总量会对其教育水平和工作能力进行管理和记录。人事档案等信息的整体管理，必须运用信息技术，即人事档案管理信息化。采用信息网络体系结构，对孤立、分散、异构的数据进行信息处理，形成规则有序、结构化的信息网络[1]。

1.1 人力资源

人力资源是指在一定的市场经济条件下，不同地区的人口可以劳动创造价值的一般资源概念，例如劳动适龄人口、超过就业年龄的人口等，以及未达到就业年龄的人口。通过自主劳动创造价值，促进市场经济和社会发展。

1.2 人力资源档案管理

一个国家和地区的经济发展与当地的人事管理有着复杂的关系，人力资源的质量因人才管理地方而异，不同行业对人力资源的需求也不同。因此，有必要建立单一的人力资源档案管理制度，提供有效的就业环境和服务，包括人口和就业能力。有效地收集、分类和管理当地的人力资源，发展这个领域。

1.3 人力资源档案管理的具体作用

人才的作用人才库的管理主要是通过人才在某一地区的流动，使人力资源达到最大化，从而帮助医院和社会发现人才，帮助人才找到适合自己发展的工作，使其才能最大化，为社会主义现代化建设 服务。

2 人力资源档案管理信息化发展

信息技术是以计算机为代表的智能工具所代表的新的生产力的培育和发展，使之造福社会的历史过程。一般来说，它具有信息获取、信息传递、信息处理、信息再生和信息利用等功能，智能化工生产力又称信息生产力。与以往的智能生产工具不同，智能生产工具不再是一种孤立的、分散的生产工具，而是一种自上而下的、组织化的大型信息网络系统。人类社会正经历着生产、工作、学习、交流、生活和思维方式的变革，并由此引发深刻的变革。伴随着经济的快速发展，我国的信息化建设也有了长足的进步，与发达国家相比差距越来越小，信息技术在我国的应用深入，经济和社会效益显著提高[2]。

2.1 信息化技术是人力资源档案管理的发展趋势

信息技术的快速发展和社会经济的各个方面的渗透，给人力资源和社会经济带来了巨大的影响。管理层首先要加强人事管理的计算机化，促进行政资源和行政成本的统一。人事管理系统的开发和实施将整合现有的管理资源，为其他管理系统提供基础平台，这包括最全面的人事管理。信息库可以方便地管理各种人力资源管理信息。其次，加强人事信息管理，提高行政效率。员工的信息管理作为人事管理的一项日常业务，需要很多时间来管理人事，但是容易出错。同时由于缺乏有效的技术手段，人力资源信息的收集和分析的一些基础工作比较复杂，造成信息的有效传递。

2.2 人力资源档案管理中信息化技术的应用优势

利用信息化的人事管理可以将相关信息和数据直接从上级传达到基层，促进政策的管理和实施。另外人事管理信息可以帮助医院，迅速有效地收集各种信息，加强内部沟通，实时监控所有人事管理，提高人事管理效率。你离人事信息管理也很近，人力资源管理也是医院管理的重要组成部分。以往的人力资源管理技术以纸笔为中心，检查效率低，品质差。互联网、计算机、网络等代表性的信息技术正在急速发展，这是人力资源管理的重要工具。无论是人才培养，职位分析，招聘录用的数据处理，还是面试，笔试，绩效考核，都可以通过计算机和网络实现[3]。

3 人力资源档案管理信息化的影响因素

3.1 人力资源档案管理在信息化建设中的基本设施落后

在档案信息化的发展中，基础设施建设也是不容忽视的因素，是档案信息化发展的最重要条件。我国很多相关部门都把纸的质量放在第一位，对纸的质量更加重视，不使用计算机、打印机等信息化相关设备。有关部门要求对物资进行信息化处理，但他们却将有关人事物资记录在案。资讯科技并不用于筛选、整合及分享档案资讯，而仅限于搜集及整理资讯。这一状况真实地反映了他们对信息技术的缺乏和使用情况。以信息化为基础，我国人力资源档案管理的现状不容乐观。据了解，目前，我国大部分地区的人力资源档案管理还处于手工对纸质材料进行归档、保管、筛选和加工的过程中，而人力资源档案管理的工作内容还处于简单地收集劳动力数据，整理人力资源资料，确定人力资源档案是否与劳动力有关，对其进行保存比对档案进行保存要更有依据。

3.2 人力资源档案管理的信息化意识不足

就我国现阶段的发展状况来看，人事档案管理信息化工作相对滞后，档案信息化意识还没有深入人心，一些人甚至对档案信息化的重要性认识不足。对于人事档案的管理，有关部门也采取了传统的档案管理思想，即：将人事档案放在高处，不损坏，不丢失，这样才能顺利完成工作。但是，人力资源档案管理的信息化理念是不一致的。不能只记录最基本的信息，人事档案必须紧跟时代，不断更新。档案是人力资源的重要组成部分，在人力资源开发和利用中具有举足轻重的作用。因为我们国家地域辽阔，所以整个科技发展进程必须加快。由于这一原因，我国各领域的信息化进程比较缓慢，造成人力资源档案管理水平相对落后，档案意识比较淡薄，信息化工作相对薄弱。人才档案管理信息化在我国东部和其他经济发达地区已逐步起步，但是，由于普遍存在着“重保管、轻使用”的传统观念，导致很多地方对人事档案管理信息化重视不够，导致人事档案管理工作内容停滞，只登记、存档劳动人口的基本信息，不按发展需要增编和更新，极大地降低了人事档案管理工作的作用，降低了当地劳动力的充分利用程度。即使在有些地方，人事档案归档后也成了尘埃落定，人事档案在市场经济中的地位大大提高[4]。

3.3 人力资源档案管理信息化建设中缺乏专业性人才

目前，在人事档案管理中，传统的手工管理已不能满足实际需要。加强人事档案管理，要充分利用现代网络信息技术，加快人事档案体系建设，推进人事档案的信息化、分类、归档、存储和利用，加强人事档案的编制、研究和统计，促进人事档案事业快速发展。为进一步加强人力资源档案管理，应充分利用现代网络环境的优势，根据不同领域人才集中、知识面广、成果显著的特点，建立各类人力资源档案信息数据库，构建人力资源档案信息管理与利用平台，满足各类利用需求，为档案事业科学发展服务。为了适应人力资源管理的需要，必须实现人力资源档案信息管理的价值。

3.4 人力资源档案管理信息化制度规范缺失

制度规范对于任何行为都是必不可少的，对于档案信息化建设来说，制度的规范化可以更好地为档案信息化探索作准备，而不仅仅是口头上的。虽然信息技术的出现给人们带来了极大的方便和好处，但信息化建设面临着巨大的挑战。在传统的纸质档案数字化过程中，这两种方式会发生冲突，导致档案信息的混乱和丢失。当前是档案信息化建设的时期，必须加强档案保护，规范档案信息系统，防止档案信息外泄和恶意篡改[5]。

4 健全人力资源档案管理信息化发展的具体对策

4.1 强化人力资源档案管理信息化意识引导功能

档案意识的形成，是实施和开展人事档案信息化管理工作的思想基础，对人事档案的科学运行具有重要的指导作用。为了增强现代档案管理意识，应将档案管理与本领域各项工作相结合，注重各类组织的管理，关注组织的发展趋势，将档案管理与社会活动相结合，使档案管理更具针对性，档案工作由封闭式向开放式转变，以适应社会发展的需要。加强档案管理，深化对加快档案由手工向数字化转变重要性的认识，积极面对知识经济主战场，把档案工作的重心转移到以知识经济为核心的现代化建设上来。

4.2 构建完善的人力资源档案管理信息化制度体系

完善的制度是人事档案信息化建设的前提，各层次的素质水平分别从管理、业务、技术三个方面影响着信息化建设的全过程。因此，必须完善人事档案信息化工作的流程规范，以制度的形式固定规范，形成长效机制，确保人事档案管理各业务环节有章可循、有法可依。此外，从实际出发，逐步加大信息化专项资金投入力度。要做好系统规划和长期规划，努力把有限的资金用在人事档案信息化建设上[6]。

4.3 加快人力资源档案管理信息化系统建设部分

目前人事档案管理工作中，传统的人工管理方式已经不能满足实际需要。加强人事档案管理工作，应充分利用现代网络信息技术，加快人事档案系统建设，推进人事档案的信息化、整理、归档、存储、利用，加强人事档案的编研、统计工作，推动人事档案事业快速发展。为进一步加强人力资源档案管理工作，应充分利用现代网络环境的优势，针对不同领域的人才集中、知识广博、成果显著等特点，建立各类人力资源档案信息数据库，构建满足各种利用需求的人力资源档案信息管理与利用平台，为档案科学发展服务。为了满足人力资源管理的需要，必须实现人力资源档案信息管理的价值。

4.4 强化人力资源档案管理信息化人才的培养力度

随着档案管理信息化程度的不断提高，医院档案管理人员在档案管理工作中，也要努力提升自己的技术水平，确保与档案管理技术水平相适应，从而保证档案管理工作的效率。因此医院需要建立完善的档案管理技术培训体系，定期组织工作人员开展档案管理工作培训，提高档案管理的工作效率。首先，要具备档案知识的理论基础，正确把握人力资源档案形成、整理、归档和保存的全过程；其次，要通过网络技术和现代人才培养等手段，不断提高档案工作人员的获取和再加工能力。为了更好地认识档案工作的基本规律，加强档案信息化人才的培养，需要科学的理论和方法。为此目的，应从多方面加强档案人员培训，提高人事档案工作人员的管理水平，是多方面的，必须坚持与时俱进，做好人事档案的开发和利用工作，更新人事档案管理的信息化理念，才能适应新形势，开创人事档案工作新局面[7]。

4.5 构建出完善的局域网网络促进目录数据库建立

在人事档案管理工作中，可以利用计算机对人事档案的内容进行整理、收集、整理、检索等，并对与之相关的工作进行介绍。另外，还可以用来编制大型索引，为人事档案编研服务，进行人事档案统计等特殊的档案工作。加强人事档案管理系统建设，做好档案管理工作，适应社会需求变化，寻找人事档案服务新渠道，提高档案利用质量和水平。做好质量提高的档案管理工作，可以为社会全面进步和经济快速发展提供优质高效的服务。这是合同要求人才简介管理信息化：首先提供计算机硬件，提高档案工作的计算机和网络技术水平。在医院档案信息管理中通过利用信息化技术可以实现数据共享，信息化技术最大的特点便是利用互联网、大数据等实现信息在网络平台上实时共享，这对档案管理起到了至关重要的作用。其次医院需要通过利用信息化技术便可以建立起以电子化为基础的档案信息网络平台，工作人员直接在平台上方便可以对各项数据信息及资料进行调取和整理，进而利用信息实时共享，提高档案信息管理的工作效率。在档案信息管理中无论是任何一项档案数据，对医院都拥有或大或小的价值，但是前提是需要这些档案信息数据可以被有效地读取和分析，而通过利用信息化技术便可以在信息数据共享的基础上，对数据进行有效读取分析。

4.6 营造出良好人力资源档案管理信息化发展环境

医院档案管理工作中还需要为信息化技术的发展营造出良好的环境，首先医院需要加强内部的软件环境建设，这便需要医院在发展过程中建立完善的管理制度、管理机制和管理文化，加强人事档案目录数据库建设，建立规范的人事档案管理制度，加强人事档案目录的录入、保存，方便有需要的人随时查阅、领取。政府应当在医院档案管理信息化建设中起主导作用，加强医院档案管理制度的完善，通过填补当前医院档案管理工作中存在的法律漏洞和空白，对医院档案管理工作中的流程、环节等作出科学细致的规范，同时还应当加强医院档案管理工作中的信息化法规法律宣传工作，确保全体公民可以自觉维护档案工作的法治管理。同时在医院档案管理中还应当建立完善的硬件环境机制，这便需要相关部门在医院档案管理工作中加强计算机设备及相关管理设备的普及工作，各级政府及有关部门需加大医院档案管理工作中的资金投入力度，并通过配置相应的计算机设施设备，联合科技公司开发适用于医院档案管理工作的专用软件，满足医院档案管理工作在当前信息化时代发展中的必要需求[8]。

5 结束语

随着世界经济的发展趋势，各方面正在稳步推进。这种向前发展的新发展状况日益严峻，经济发展需要很多智力和技术支持。人才在新的经济环境下，医院必须致力于人才培养，要在激烈的市场竞争中立于不败之地。在新的医院管理背景下，它是必须的。标记问题分析后，针对公司人力资源档案管理存在的问题，提出了促进人才参与、提高医院竞争力、最大化医院发展目标的具体解决方案。