电子档案安全保护措施的局限性及对策分析

孙 越 杨云可

（成都市城市建设档案馆，四川 成都 610000）

1 局限性

1.1 管理观念老旧单一

电子档案都是以电子文件的形式出现，一般包括普通的Word文档、Excel表格，要求严格的有视频、图像及声频等，通常有原档案和副本两种保存方式。通常情况下通过网络就可以收集、归档、传递、保存和管理电子档案，但实际管理操作过程中，部分工作依然延用纸质档案管理方式管理电子档案，如档案基础信息靠人工录入等，这种单一老旧的管理观念及方法已经无法满足不断变化的电子档案管理需求[1]。

1.2 保存寿命有待延长

尽管很多电子档案都可以通过拷贝、网络传输等存储在相应的网盘或者服务器里面，但因存储空间、网络畅通性等的影响，会使得在传输过程存在部分档案信息丢失、遗漏或者保存寿命缩短等，所以保存寿命还有待延长成为电子档案安全保护的一大难题。

1.3 保护措施有待完善

就当前来说，关于纸质档案的安全保护措施已经得到完善，但关于电子档案安全保护，因为电子档案起步晚等原因[2]，所以其保护措施并不完善，只是建立了基础信息安全保护系统，相应的安全保护法律法规及制定等并没有得到完善，也没有完善的档案损坏处理方法，导致各种电子档案损坏后得不到及时修复。另外，因为网络的开放性，导致电子档案在通过网络传播、保存时容易被盗取和泄露，使得信息丢失、遗漏，不利于电子档案的准确度、安全性提升。

1.4 自然保存因素产生的不利影响

首先，异常温、湿度会使得存储电子档案的设备出现故障，从而导致档案信息损坏。例如光盘、磁带载体、在异常温、湿度影响下会出现磁性降低、载体寿命缩短等现象，使得被存储的信息丢失。再如，因为光盘载体多数都选用铝、塑料及多碳材料作为载体材料，所以在高温作用下会发生变形、弯曲，导致数据读写准确度受到影响；在湿度大的保存环境下磁带载体还会出现移位、变形,使得记录信息遗失。其次，灰尘影响。灰尘不仅会对电子档案产生物理损坏，还会造成化学损坏和生物损坏，其中物理损坏包括在整理、保存和利用的过程中，随着档案的移动和翻阅，就会引起尘粒与档案制成材料的摩擦。这种摩擦会使纸质材料起毛，长期翻阅必将影响字迹的清晰度；在照片档案中，由于感光层中有明胶，而明胶是从动物的皮、韧带、骨头中提炼出来的，机械强度比较低，易被微小的机械力损伤，留下划痕，从而使影像模糊。对于磁带档案来说，尘粒沾附在记录了信息的磁层表面，在播放时可使信号失真，噪音增大，当尘粒随着磁带的行进而进入磁头缝隙后，会造成磁短路，使磁带上的信息重放不出来。对于电子档案来说，沾附在磁盘、光盘上尘粒也同样会增加机械磨损，造成音像模糊，严重时会使数据失真；另外，对计算机硬件也有一定程度的磨损。；化学损坏包括腐蚀、降解等，由于大气灰尘粒径小，表面积大，吸附能力强，可以将空气中的有害物质吸附在它们的表面，或呈酸性或呈碱性。当它们落在纸质档案上时，就会增加纸张的酸性或碱性（增加酸性的概率大），使纸张变黄，逐渐丧失强度，最后碎裂成粉末，纸张上的字迹也模糊不清，对于照片档案来说，由于照片的乳剂层中有银，空气中的过氧化物、臭氧均可引起银的氧化或硫化而使照片上出现污渍，导致影像模糊褪色。对于电子档案来说，空气中的有害气休和尘埃沉积和吸附在光盘表面，分解出酸性化合物或氧化物，腐蚀破坏光盘载体，致使光盘老化，造成电子档案文件信息丢失，盘体损坏，寿命缩短。

1.5 管理人员专业能力及综合素质不高

与纸质档案管理相比，电子档案保存有着更加严格的技术、理论要求，这就要电子档案管理人员不仅需要拥有传统档案管理知识，还要拥有新的电子档案管理的方法和技术，能够高效处理档案。

2 对策

2.1 完善相关标准

为了推进电子档案管理，我国制定了“CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理”要求和“电子文件归档及电子档案管理规范”标准,前者规范了CAD电子文件的光盘存储和保管，后者对电子文件、电子档案的收集、整理、归档、移交、保管等方面进行了细致的规定[3]。

2.2 重视并加强电子档案安全防护工作

第一，严格把关信息存储载体制成材料，电子档案制成材料的质量直接关系到电子档案载体的保存寿命的长短；第二，从环境和设备的安全、良好的室内环境、机器设备和储存空间适宜温度环境等方面保证计算机网络系统的实体安全；第三，从使用权限、文件属性、登录限制等方面保证计算机网络系统的运行安全，这样的话就有利于服务器文件、数据的保护[4]；第四，重视、做好数据库备份与恢复工作,确保数据库、档案信息的完整性、安全性；第五，安装防毒软件、防范网络病毒等。

2.3 加强对相关工作人员的电子档案管理知识教育及技能培训

档案管理部门应该要加强自身业务训练，对档案人员电子文件和电子档案管理知识的培训。同时，组织档案人员去相关单位培训学习、交流，取长补短，促进好的经验推广，从而培养更多高素质、高能力的档案人员。

2.4 加强电子档案的电子拷贝保护力度

虽然电子档案本身具有便捷性、廉价性的优点，但由于电子档案对电子计算机有极强的依赖性，而电子计算机可能会由于外在的病毒侵入、内在的系统紊乱等原因发生故障，造成电子档案损坏而难以恢复，这就要求电子档案的保管人员在保管过程中，实施“双保护措施”[5]。而由于电子拷贝保护具有便捷性，能够保留对电子档案检索的便捷性的特性，因此，电子档案保护人员可以借助于硬盘、光盘等外在的承载方式，实现对电子档案的二重保护。

3 结语

总之，要想做好电子档案的安全保护及管理工作，档案管理时需要对纸质档案和电子档案的差异有着一定程度的了解。此外，做好档案管理工作不仅需要遵守档案管理基本原则，还要以电子档案自身特性为依据创建独特的保管方法、技术和标准。只有这样，才能说明档案管理人员认识到了电子文件、电子档案管理的必要性及纸质档案管理的重要性。当社会上出现大量电子档案时，档案管理人员不仅重视电子档案管理,也重视纸质档案管理,合理、科学的开发各类档案资源，不仅可以为社会提供更优质的服务，还促进电子档案时代的档案事业的发展。