人工智能在档案管理工作中的应用

庞 俊

（中海油能源发展股份有限公司工程技术湛江分公司，广东 湛江 524057）

人工智能的技术在如今已经应用到了多个方面中，不管是大型的工厂生产还是普通的企业办公，人工智能技术都为这些项目提供了更方便的服务。而且人工智能技术还在不断地发展，已经被应用到了档案管理的日常工作中，在档案管理的信息化工作中，人工智能不仅可以满足信息化的所有要求，还具有高效、低成本、安全的优点，应用人工智能技术可以提高管理人员的工作效率，减少档案工作人员的工作量。

1 人工智能应用

人工智能是一门结合了许多计算机技术、管理方法、理论和相关应用技术的开发和研究的学科。在信息科学技术中，人工智能是一门很特殊的学科，它的发展可以让机器模仿人类工作，协助或代替人类相关工作的进行，并且还可以对智能进行深入的研究，对人工智能进行技术优化，将人工智能技术应用到许多的行业工作中，提高工作效率。人工智能的应用十分的广泛，不仅可以对自然语言进行编辑、对图片进行识别，还可以对语音进行识别，靠着这些智能技术执行命令，实现操作的智能化。人工智能顾名思义，就是对人类的行为、意识、思维方式等进行模仿和研究，这项技术可以保证人类各项工作的顺利展开。

2 人工智能技术的行业应用能力

我国的人工智能技术正在飞快的发展，技术逐渐成熟，可以满足大部分的行业要求，对行业管理方式方法进行优化，广泛的应用在各行各业的技术中，可以对图像、音频、文本等进行数据处理，保障智能化和简化行业程序。在我国，有一些具有代表性的人工智能水平已经处于世界领先水平，随着人工智能技术的发展，人工智能已经可以满足档案管理的要求，对传统的档案管理和方案进行优化创新，解决了工作效率低下，管理人员工作量大的问题。同时，人工智能已经应用到了机器视觉、语音识别、数据挖掘、自动驾驶的场景中，不只提高了行业的水平水准，也提高了人们生活的水平，保证了人们方便快捷的生活，同时在应用中发挥出了自己绝佳的价值。

3 人工智能在档案管理工作中的实际应用

3.1 档案管理中的智能检索和分类

多媒体数字档案和文本类的数字档案信息资源是信息化数字档案管理的两个内容，在信息化的工作中，人工智能技术可以提高工作的效率。应用机器学习、自然语言处理和模式识别可以对相关的资料档案资源进行分类和检索，加强了档案管理的能力，可以在需要调度档案时快速地找到需要的资源。人工智能的归纳检索功能是十分强大的，可以对不同的类型关系进行搜索，也可以对资源的属性和标注过的文本样本几何进行搜索，还可以应用语音、视频、图像等数据进行识别，对新媒体档案的信息进行搜索查找，检索出相应的资源档案。这是人工智能技术的一大功能，可以促进行业的智能化和简单化。

传统的信息检索技术在如今已经无法满足人们的需求了，必须要对传统的技术进行改革创新，这样才能适应信息飞速增加的今天。人工智能技术可以帮助人员对信息进行检索，在极短的时间内进行信息提取，提高了人员的工作效率，同时依靠人工智能技术对信息进行分类管理也可以提高提取效率，更好地对信息进行分类，方便日后的使用。在我国，对档案信息的分类管理还需要按照方案分类法进行，采用字段混合索引的方式可以保证准确的排序结果，这样可以保证最优结果在列表前，更加准确地对信息进行提取，保证档案的检索效率和准确性。

3.2 档案价值的智能鉴定

不仅可以利用人工智能建立普通的数据库，还可以建立专家的数据库，对专业的信息进行更加方便快捷的提取，获得优质的知识，对决策提出更加深刻严肃的要求，从推理问题、判断问题入手，模拟专家进行决策，将专家的作用发挥出来。建立相似的专家数据库，可以让人更加清楚专家的决策方式、决策思维等，为自行的决策提供参考价值。建设专家系统对人工智能技术的要求更高，需要深度了解计算机操作，具有大量的档案工作经历，除此之外，还应该具有理论知识基础，首先，在构建专家系统初期，需要构建知识库，对专家的决策方式思维进行收集，可以采用传统的文字，也可以采用新媒体技术，例如视频、音频等进行录入，然后还要对系统进行改良和完善，具体的操作是在系统中输入任务，将出现的答案与档案中专家的档案进行对比，不断地改进检索的方式和规则，对知识库进行优化管理。

3.3 智能安全管理

在档案的管理中，安全性是需要重视的问题，档案中的数据一旦被不法分子利用，后果不堪设想，借助计算机系统的数字化管理和档案信息的储存手段，可以保障人工智能系统的信息安全和隐蔽性，利用人工智能技术可以对安全性进行提高，例如可以设定人脸识别、声音识别、指纹识别等生物识别技术对数据档案库进行保障，保证系统中的档案安全，避免出现不法分子非法获得档案的问题，对进入档案库的人员进行严格的管控，增强了档案库的安全性，同时还可以减少相关人员的身份核验时间，为相关人员提供了方便。此外人工智能技术还可以对数据库进行监督和管理，实现严密的监控和智能识别，对异常的情况自动排查并报警，提高了安全性，保证档案库的安全性和隐秘性，这样也可以减少监控人员的投入和工作量。在人工智能技术中加入防火墙可以有效地防止病毒进入数据档案库盗取信息，对可疑的程序进行拦截，防止不法分子对网络的信息进行窃取，威胁数据库的安全，保证网络的信息安全，提高档案的安全性。

3.4 智能共享档案中的信息资源

随着人工智能的发展，档案管理可以利用技术发展的成果，为用户提供线上线下的服务，利用人工智能的语音识别技术和自动语言加工技术，可以只利用用户的语音在相关的信息库中进行搜索，改变了用户的检索方式，为用户提供了更方便的检索方式。新型的检索方式由三个部分组成，它们是环境、执行系统、学习系统三个部分。在学习系统中，对信息进行录入，用海量的知识图谱技术，对图片信息进行组织、标记和检索挖掘，对其进行分析利用，并建立相关的检索规则。在学习系统中对信息进行修改，对知识库中的信息进行检索，最后优化推送和答案输出，共享档案信息，满足人们的需求。

4 结语

从上面的分析来看，对档案的管理是十分复杂的，在传统的工作中只能单纯地依靠员工进行工作，不仅浪费了大量的时间和精力，还不能保证检索的正确性，而在如今，时代技术飞速的发展，人工智能技术发展，可以利用人工智能技术对档案进行管理，减少人员的工作量，实现行业的改革转型，利用先进的人工智能技术还可以保证档案管理的高效性，优化档案的管理流程，提高档案管理的安全性，保证行业与人工智能技术的良好结合。