大数据时代下国有企业档案信息化管理

陈丽颖

（洛阳市轨道交通集团有限责任公司，河南 洛阳 471000）

大数据背景是我国现代化的趋势和潮流，如今，很多的企业和部门都在基于大数据的背景下，对自身企业的信息化做出了更新，这让企业的运作效率更高。基于大数据背景的信息处理主要有如下特点，首先是数据挖掘和收集速度更快，这让数据体量越大，数据处理越多的企业受益越明显；再有就是通过对大数据的分析和研判，企业可针对客户的需求特点，提供定制性服务，这大大提升了企业的服务友好度，增强了企业在市场中的竞争力。

1 国有企业在大数据时代背景下进行信息化档案管理的工作难点

1.1 国有企业的档案信息化建设对数据安全要求性更高

国有企业的数据安全不仅仅涉及自身企业的发展，从更高的层面来看，其安全性对于集体和国家的安全都有直接的关联，因此，国有企业在进行档案信息化建设时，要注重的首要指标就是信息的安全性问题。在互联网+时代的条件背景下，网络安全正在不断地遭到挑战，一旦遭到泄露，将给企业以及数据提供的用户带来一定的损失，而国有企业更要从国家安全角度出发，做好信息的安全保密工作。这意味着，国有企业在进行档案信息化管理时，势必需要在安全上进行更多的投入，在后期的维护成本上，国有企业的维护成本自然也更高，但巨大的投入背后，依然存在信息泄露的风险，这导致国有企业在进行档案信息化管理建设时，必须做到步步为营。

1.2 人才方面的缺失

进行档案信息化管理建设势必需要一定的专业人员，然而在实际中，这方面的人才相当欠缺，在我国许多本科院校中，都开设有计算机相关专业，然而在大多数院校中，网络安全相关知识仅仅是某些软件专业的附属课程，在实际的学习深度完全无法应对现代频繁的网络攻击问题。而在研究生方面，攻读该专业的学生很少，在众多大企业的竞争中，国企本身存在一定的劣势，这导致在尖端的网络信息化安全管理上，严重缺乏相关专业人员，这是导致国企推行档案信息化建设十分缓慢的主要原因所在。

2 大数据时代下进行档案信息化管理的策略

2.1 提升档案信息化管理的重视程度

我国国有企业在改革上普遍晚于民企私企，这是众所周知的事实，其中一个重要的原因就是国企以“铁饭碗”做后盾，导致自身面临的竞争更少，因此员工在工作中对创新的积极性更低。所以在进行档案信息化的改革中，首要的任务就是扭转相关人员的思想，加强其对档案信息化建设的重视程度。

在具体的工作上，可先针对全体员工展开培训学习，提升其对档案信息化建设的深入理解，明白现代大数据时代背景下，纸质材料本身存在的局限性，学习了解信息化数据的优越性所在，从从业人员的利益角度出发，明白档案信息化建设在本质上对员工的工作效率提升具有积极的推动作用，从而增强全体员工对档案信息化管理建设的支持力度。在领导层方面，要做好资金、人力、技术等多项投入的规划准备工作，尤其是针对人才引进的难点，要制定详细的人才引进策略方案，对于企业已有的员工，也要针对岗位做出培训学习方案，从而提升全体工作人员在档案信息化建设中的职业技能素质，为实现档案信息化建设提供人力帮助支持。

2.2 落实档案信息化管理建设目标，制定档案信息化管理建设的标准制度

企业档案信息化建设在不同的企业有不同的建设方向，在目标上也有很大的差异，比如有一些企业将档案信息化仅仅流于形式化，最终的效果很差强人意，除了在某些环节中使用了数据存储，在整个数据流程上完全没有连通性，这种档案信息化不仅效率低下，还浪费了大量的时间和精力。当然，也有企业本身规模不大，针对档案信息化建设的巨大投入，做出了适当的删减，这也是在情理之中。针对这种现象，充分说明了企业的档案信息化应当从企业自身的实际出发，制定符合自身的可操作性的档案信息化方案才是上上之策。

国有企业的自身规模一般较大，在进行档案信息化管理建设时，可将目标适当放高，在结合国家法律法规的前提下，先提出相关的建设规划指导方案，在得到了高层的审核批准后，将其中的方案分步细化，以条例条规制定每一阶段的目标的实现方法，比如在初期，可先完成最基本的模型建设，再在这种框架下，通过分步完成的方式，不断更新完善既有的信息化系统方案，从而实现档案信息化系统的全面建设。

2.3 注重技术层面的建设把控

国有企业在制定了详细的建设目标后，在实际的工作中，要结合自身的实际，做好技术面的更新把控工作。首先，从数据信息的收集方式来看，传统的纸质数据收集方式基本只能以文字收集的方式完成，在基于大数据时代背景下，要充分发挥数据收集的优势，拓展数据收集的渠道，从传统的文字收集上，增加到对语音，对图像、指纹等数据的收集采样方向上来。从数据技术方面来看，首先要拓展存储系统的收集识别数据库，由于规模急剧扩大，所以国有企业必须先做好充足的准备工作，并且和数据收集对应的就是，要建立相应的数据检索系统，保证存储的数据能在最短的时间内完成查找，保证高速的存储和读取，是建设高效的档案信息化管理系统的基础。然后，要落实数据处理的方式建设，由于数据当然不会简单地涉及存储和读取，很多数据都需要进行识别和处理，而数据的识别和处理效率也和信息化建设的效率息息相关。在具体的应用中，国有企业可学习借鉴常用的档案管理的处理方式进行建设，在系统选择上，可学习使用OA系统、Teamcenter系统等自动化办公系统，尤其是OA系统，和企业档案系统对接时，具有天然的优势，它可实现档案数据信息的快速采集、处理、分析及整合，以此提高档案工作效率和质量。最后，从全局角度来看，档案信息管理系统应当充分根据国企企业本身的业务流程展开建设，在顺应业务流程的前提下，最好能实现前端管控和各项业务系统的全流程数字化对接，在整个系统中，可适当采用云计算等技术对档案数据分析和处理。也可适当引进数据决策系统帮助管理人员完成决策。

3 结语

国有企业实现档案信息化管理的过程势必会存在一定的难题，因此在实际的建设中，应当针对这些难点展开有效的解决措施，尤其是安全性建设上，这些都应当是重点关注的问题，而归根到底，所面临的的问题都是因为人才的不足导致的，所以国有企业在进行档案信息化的建设中，首要任务是做好人才的引进工作，最好能在引进人才的同时，不断提升企业自身从业人员的技能质量，这才能又快又好地完成档案信息化建设工作。