提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

2021-04-14刘磊

卷宗 2021年1期

刘磊

（河北平泉经济开发区管理委员会，河北平泉 067500）

1 前言

事业单位是我国行政服务性单位中的重要组成部分，在新时代下其作用越来越高，可以说人们的日常生活与工作离不开事业单位的协助和服务。现阶段，在信息技术的应用下，事业单位将获得更好的服务能力和办事效率，特别是针对档案的管理工作，信息化的档案管理将更好的代替传统档案管理，发挥出更好的管理价值。为了能够更好地发挥信息化的优势，本文针对提升事业单位档案管理信息化建设进行研究，提出几点策略。

2 事业单位档案管理信息化的特点

首先，档案管理信息化意味着在存储环境上具有更大的优势。传统的档案管理中，纸质档案占据大比例，且其存储和管理也是通过人工录入的方式，而在长时间的存储下，纸质档案极容易变薄和变脆，这就使得在事业单位在工作中会遇到较大的阻碍，包括档案的查找、采集和录入等。而信息化建设下，档案将通过电子版形式录入到磁盘中，这就意味着其录入工作效率更高，存储空间更大，数据保存能力更强，也更方便工作人员去查找。其次，通过信息化的管理系统可更好的达到档案数据的管理和应用效果，提高档案数据的共享性和利用率。工作人员只需要通过相应的查找程序就可以快速的找到自己所需要的档案文件，这极大地缩短了在查找、翻阅档案上的时间，提高了事业单位服务工作的效率[1]。

3 目前事业单位档案信息化建设存在的问题

首先，事业单位关乎民生，大多单位的档案信息管理系统也已经建设完成，但是实际工作中很多工作人员对于信息化管理系统的理解不深刻，对档案信息化管理也不够重视，档案的信息更新和模块设置都较为落后，甚至很多单位的档案信息化管理系统存在长期不更新维护的情况，这极大地影响到了单位的工作效率。其次就是信息化平台的使用频率不高。因为施工信息化管理的本质意义就在于提高管理效率，减少管理成本和管理工作量，从而更好的完成档案管理工作，促进档案管理工作能够更加高效。而就目前来看，信息化平台的应用率并不高，很多工作人员还不熟悉信息化工作模式，导致信息系统无法发挥其优势。最后，信息化系统由于涉及了数据安全，其数据的传输、共享等都存在有丢失、偷窃等的风险，这对于事业单位来说影响极大，而实际工作中很多事业单位并不重视信息化系统的风控工作，也没有做好维护和保养，很多单位的信息化管理系统都已经过时，不再具备较好的风控能力[2]。

4 提高事业单位档案管理信息化建设的策略

4.1 提高管理人员素养

档案管理工作可以说是一项后勤工作，其虽然不直接与事业单位的服务工作挂钩，但是却极大的保障了事业单位的日常工作，所以管理人员必须要明确档案管理的意义，认清档案管理信息化的趋势，并且要以积极的热情来面对新管理模式。一方面，管理人员必须要加强自身的专业素养，对单位上下文档有较为清楚的了解，并且具备更好的责任意识和服务态度，积极学习信息化技术，并提高自身的计算机操作水准。另一方面，管理人员必须要熟练操作信息化管理系统。为了能够促使管理人员能够不断提升自己，单位也需要将档案管理工作纳入考核之中，建立起完善的考核、奖惩和激励制度，培养出更加具有专业能力、自认意识和符合岗位需求的信息化管理人才[3]。

4.2 建设信息化管理系统

档案管理工作对于事业单位来说具有重要的作用，其信息化不仅仅是意味着档案管理工作的高效，更加意味着事业单位能够紧跟时代，利用新知识来提高内部管理效率，所以事业单位必须要加强自身的信息化管理系统的建设。一方面，企业必须要引进信息化管理系统，并完成单位内部的硬件建设，加大相应资金的投放，确保单位上下能够充分的纳入信息化管理的范畴之中。另一方面，信息化的管理已经不再局限于计算机，在移动设备上也可以很好的完成，所以单位可以通过开通相关社交平台的账号、与技术单位合作来开发APP等方式来完成档案的信息化管理。当然，在软件方面，单位还需要选好技术单位或企业，建立起长期的合作关系，确保信息化系统的维护和保养。

4.3 规划信息化建设

为了能够促进事业单位档案管理的信息化，事业单位必须要明确当下的信息化技术发展，了解一些先进技术的使用效果，并积极学习一些新的技术，同时，单位领导必须要做好单位内部信息化建设的规划，档案管理人员也需要提出自身的建议，建立起符合发展需求的管理模式。当然，信息化建设需要有专业人员的参与，这需要单位能够招纳新的技术人员，确保管理模式的灵活性和可扩展性，进而确保其信息化管理系统能够更加的符合单位实际发展的需求[4]。

4.4 建立起安全与风控系统

数据时代最需要防范和注意的就是数据安全。在信息化管理系统中，盗窃和丢失是最严重的两个问题。所以在建设信息化系统中，单位必须要加强安全管理，提高使用人员的安全意识，加强信息安全建设。由于有些事业单位涉及了国家机密信息，掌握着一些国家的机密文件，所以对于这些文件来说则更加要做好加密和保护工作。单位要设立相应的安全制度，管理信息系统相关人员，并建立起网络防火墙，进而保护好数据。