新时期企业档案管理工作的分析

2021-04-14史博

卷宗 2021年1期

史博

（吉林省白山市产品质量检验所（国家饮用水产品质量监督检验中心），吉林白山 134300）

改革开放以来，市场竞争日益激烈，现代企业为了应对新时期市场的变化、保持企业的活力，必须要对企业的档案管理工作进行科学化的改革，并且采取有针对性的措施。企业在实际进行档案管理的过程中，要更新企业管理的思维模式，优化管理理念，明确档案管理工作改革的重心。同时，企业的管理人员应当重视档案管理对企业发展的积极作用，推动档案管理制度的创新，逐步实现现代企业档案管理工作的改革，为未来企业的长期有效发展奠定坚实的基础。

1 新时期企业档案管理工作的现状

1.1 企业档案管理理念滞后

新时期以来，部分企业因为未能及时作出及时的变革而导致无法适应市场经济带来的改变，经济上遭受惨重的损失。并且，由于许多企业的管理者故步自封，对市场变化熟视无睹，政策缺少创新性与灵活性，导致了企业的档案管理理念落后，档案管理工作破洞百出，严重影响了企业的健康可持续发展，竞争力严重受挫。不完善的档案管理体系导致了许多企业的档案管理责任不明确，公司内部工作处于长期混乱状态，挫伤了许多工作人员甚至管理人员的工作积极性，使得公司整体的责任心缺失，降低了企业的档案管理执行力。落后的档案管理理念不仅降低了企业的管理效率，也给企业的发展带来了阻碍，最终导致现代化的档案管理工作不能够推行下去，不利于企业的可持续发展。

1.2 企业档案管理手段落后

随着现代经济的不断深入发展，档案管理工作呈现多元化的发展趋势，档案馆的管理信息量也在不断增大，管理的方式和流程也越来越多。一方面，信息爆炸增大了现代档案馆的管理信息量和管理难度，给档案馆的管理工作提出了更高的要求；另一方面，企业档案管理工作面临着新时代的压力，需要不断改进技术、改善管理方式，驱动企业的档案管理进行体制改革。很明显，传统的管理方式不能适应时代的快速发展的需求，像人工手写入档查档已经几乎不存在，新一代的管理人员亟待改进现在的管理办法。

1.3 企业缺乏档案管理人才

在新时期的大背景影响下，企业的经营能力提升，必须确保拥有足够优秀的人才团队。目前，专业的档案管理人员缺乏是现代企业面临的难题之一，档案管理团队意识欠缺，档案管理手段落后等，都导致了企业档案管理工作效果不明显，不利于企业的健康发展。造成档案管理团队人才缺乏的原因有很多，首先是企业并没有在政策上给予档案管理相关岗位足够的重视，档案管理团队缺乏有针对性的入职培训，导致了管理团队的效率低下，决策水平与管理水平都不足以支撑企业的发展；其次，多数企业缺少有效的奖罚制度，档案管理人员普遍待遇差、任务重，严重打击了档案管理工作人员的热情和信心。信息资源共享机制是从近十年才开始兴起的，而且技术发展越来越快，尤其是年龄稍大的工作人员，往往很难快速适应新时代带来的变化。调查发现，当前很多档案馆还存在大量中老年从业人员，他们对电脑和智能机的操作不能像年轻人一样娴熟，也不很难接受新科技。

2 新时期企业档案管理工作的改革措施

2.1 转变档案管理理念

企业要想获得持续、稳定发展，首先必须将档案保存和利用好，与新时期企业发展的需要相适应，更好地为企业建设服务，这是所有企业领导必须高度重视的一大重要任务。随着新时期经济结构转型的不断深入，现代企业应当积极地转变档案管理理念，将档案管理政策的研究细化深入到实际中，树立更加先进的档案管理理念。另一方面，企业管理者应当提高自我反省的能力，根据科学先进的档案管理理念发现企业在相关工作中的缺点，并且积极地采取措施加以修正，保障企业的健康平稳发展。新形势下，企业档案管理应打破旧的发展理念和工作，企业只有不断创新管理理念才有可能在专业及创新人才短缺的人力资源中成功吸引优质的人才加入，让企业的综合竞争力再上一个台阶。

2.2 加强档案管理体制建设

在构建档案信息管理机制中的体制建设中包括组织建设、制度建设和标准化建设。组织建设就是根据档案管理的功能，在建设档案管理体制的时候作为一个统筹全局的地位，负责制定总体设计规划和实施方案，并且规定档案信息管理机制的建设标准和管理规范等，同时支持网络中心，监控和调度好整个档案工作的数据动态。要构建良好的档案管理机制，必须要遵守相关的法律法规，按照档案法的相关条例开展档案管理工作，明确档案管理的目标和原则。档案涉及各种各样的信息，如果不强加规范，造成信息泄露或者被非法窃取，就很可能对个人和社会产生负面影响。因此，必须要重视制度建设，在深入了解并开展相关的调研和学习活动后，才可以开展档案管理体制的建设，整个机制必须要建立在合法、安全的基础上。标准化建设是档案管理工作的前提，档案管理标准需要相关管理部门共同协商制定共享系统的标准体系，包括档案记录规范、专业术语、网络建设标准、数据库的构成、安全标准和服务内容等。

2.3 重视档案管理人才招聘与培养

社会经济飞速发展也对档案管理人才提出了更高的要求，专业的档案管理人才是企业平稳有序发展的重要力量，也是企业能够在长时间内保持健康可持续发展的重要保障。当前现代企业存在的人才问题主要体现在人才流失与相关工作人员专业素养水平低两方面。为了解决人才问题给企业带来的消极影响，企业应为档案管理岗位的员工提供高水平专业培训的机会，管理者应当给予人才培养工作以足够的重视程度，积极推动人力资源管理体系的完善，为企业招聘并培养更多高素质、有理想、执行能力强的专业人才，提高档案管理团队的整体水平，为企业的发展培养出优秀的人才。另外，企业还应优化人力资源管理工作，提升专业性人才的薪资待遇与福利待遇，并为具备一定能力的人才提供升职机会，为企业留住宝贵的人才。