新时期加强事业单位人事档案管理的探索

王旭燕

（青岛市崂山区总工会，山东 青岛 266000）

伴随着社会经济发展和人才的大规模流动，尤其是民营企业的高度发展，很多机构对人事档案的重视程度不足，导致大量劳动纠纷产生。对事业单位而言，档案的严谨性并不亚于民营企业，档案中记录的所有内容都与员工利益息息相关。人事档案记录着人才的培养、发展、晋升和奖惩细节，是事业单位选人用人的重要依据，做好人事档案管理工作，对夯实事业单位发展的基础，起到举足轻重的作用。

1 事业单位人事档案管理面临的问题

随着事业单位改革的步伐加快，事业单位的开放程度增强，对人才的吸引力度不断提高，来自社会各界和高校毕业生群体的优秀人才，成为事业单位人才建设的核心力量。在新时期的背景下，人事档案的复杂性和多变性为档案管理工作带来了新挑战，当前事业单位人事档案管理主要面临以下几个问题：

一是事业单位接收的档案缺乏规范性。事业单位新员工入职后，需要办理人事档案接收，主要分为两种来源，即大学生档案和在职人员档案。大学生档案的管理相对比较完善，但却存在部分档案的缺失，比如高中时期的材料缺失，以及大学时期的各类表格、成绩单等重要信息，存在个别重要资料缺失以及不重要资料全放入档案袋的情况，增加了额外工作量。在职人员的个人档案管理存在较多漏洞，由于曾在企业或社会团体工作过，但相关单位的人事档案管理制度不完善，比如合同、工资表、个人履历、奖惩信息、职称资料等未及时存档等，在事业单位档案接收时经常被发现。尤其是事关个人发展的工资表、参保证明、劳动合同等，一旦缺失有可能影响今后的薪酬待 遇等。

二是事业单位的人事档案管理信息化水平不足。信息化的普及为各项工作的开展，提供了极大便利，但人事档案具有特殊性，且各单位的档案存量较大，尚未实现完善的信息化管理。目前尚有个别单位不重视人事档案的信息化管理，导致员工在职称评审、职务晋升和人才选拔中难以与上级单位实现电子化数据的无缝对接，需要工作人员查找纸质材料，难免会出现信息的缺漏，工作效率也受到严重的影响。对个别纸质档案管理不完善的单位来说，还容易出现纸质档案资料转移时出现丢失、破损的问题，为今后的人事管理工作埋下了隐患。当然，不少单位已经启动了档案信息化管理工作，但电子信息的更新不及时，与上级或下级单位的数据共享程度不足，导致信息化建设的价值无法得到充分体现。

三是事业单位缺乏专业的档案管理人才。不论是人事档案还是工作档案，对事业单位来说，档案管理工作并不是简单的日常资料汇集工作，而是要通过对各类资料的汇集、挖掘、分类、整理，将档案资料的内在价值挖掘出来。当前事业单位的档案管理人员，大多数都不是科班出身，并且日常缺少专业培训和学习，档案管理工作成了类似于“仓库管理员”的属性，档案入库后边很少再被利用。非专业的档案管理人员，缺少对档案细节的把握，不熟悉档案领域的法律法规和政策，不利于人事档案发挥推动人才升级的积极作用。

2 优化事业单位人事档案管理的建议

2.1 加强专业培训提升管理人员水平

事业单位的人事档案管理，是事业单位开展人才工作的基础，人事档案中的学历、晋升、职称、奖惩和其他个人信息，经过综合性分析后，可以真实反映出员工的个人工作能力，是事业单位人才选拔和员工晋升的重要依据。通过大数据研究，还能以人事档案的资料为基础，研判事业单位的人才储备质量，为今后的人才建设提供指导。这些工作的开展，都离不开具有较高专业水准的档案管理人员，除了具备基本的管理能力之外，管理人员还要具备创新能力和信息化能力，不断完善档案管理的细节，利用信息化建设提高档案的使用质量和管理水平，充分发挥人事档案在事业单位管理中的基础作用，以档案推动人才管理，以人才管理推动事业单位的创新发展。为此，事业单位应该加强专业培训力度，对专职和兼职的档案管理人员进行不同层次的培训学习，加强不同部门之间以及与上级机构的衔接，实现合理的人才流动和信息互通。

2.2 加强基层人事档案的信息化建设

一是要夯实事业单位人事档案的信息化基础建设，围绕上级单位的信息化系统特点，开发基层的档案管理系统，务必要实现系统对接和电子资料的共享，避免技术问题导致的系统隔离。为了实现这一目标，各级单位之间要加强沟通，选择类似的数据库，并建立互通机制、共享机制和人才培养机制，让信息化管理成为基层人事档案管理的主流手段，打造信息化建设的基础。

二是要升级事业单位人事档案的电子化效率。人事档案在管理过程中，要形成电子档案的转化机制，在规定时间内将纸质档案转化为电子档案，并通过卷宗分类，实现专属网络的查询，对个别有条件的事业单位，应该实现电子档案与纸质档案同时归档的工作机制，提高事业单位人事档案的电子化效率，便于管理、查询、转移和使用。

3 结语

综上所述，事业单位的人事档案管理工作在新时期面临着严峻挑战，专业人员和信息化及建设的要求越来越高，但在信息化社会中，人事档案的电子数据转移、使用越来越迫切，因此事业单位管理人员不仅要做好档案的内容管理、资料管理，更要创新管理手段，提高人事档案的应用效率，确保人事档案在内部管理、人才战略升级、员工晋升和职称评审中，发挥更加积极的作用。面对工作中存在的问题，各级机关事业单位应该加强资金、制度、人才的保障，提高人事档案管理水平，确保档案内容的真实性、档案更新的即时性、档案使用的高效性。