重点工程建设项目档案管理工作的方法思考

郝 敏

（中煤鄂尔多斯能源化工有限公司，内蒙古 鄂尔多斯 017300）

重点工程项目档案主要包括项目在立项阶段的可行性报告、申请书、评估书、设计书，以及在具体施工过程中产生的材料检验报告、工程进度计划书、安全管理报告等各类文件资料[1]。这些文件资料在项目质量验收环节发挥着重要作用。下面结合实际，就强化重点工程建设项目档案管理的必要性做具体分析。

1 重点工程建设项目档案管理必要性分析

1.1 为工程质量检验提供依据

在重点工程建设中，项目档案是开展工程质量检查与评定时的重要参考依据，相关部门在对工程质量进行验收时，主要是根据建设成果以及项目档案来核查、评判工程质量是否达标。因此做好项目档案管理至关重要。

1.2 为改扩建施工提供参考

除了是工程质量检验时的重要参考依据，项目档案还是工程在改扩建时的重要参考依据。随着我国社会的快速发展，对道路、水电设施等重点工程的改扩建需求也进一步加大。在对这类重点工程进行改扩建施工时，必须要结合前期的施工资料进行设计与建设，方能保证建筑原有结构、构件等不受损，保证工程改扩建效果达到预期水平。若在重点工程施工建设工程中未做好对各类档案资料的收集管理，将导致改扩建设计缺失参考依据，从而使改扩建施工的成本、质量等得不到保障[2]。

1.3 为工程维护管理提供帮助

重点工程在建成投入使用后，必须定期或不定期进行维护管理，以此优化工程使用效果，延长工程使用年限。而在对工程进行维护管理时，也必须以相关的设计书、施工文件等作为依据来制定维护管理策略，以提升维护管理工作的针对性、有效性，在保障维护管理效果的同时实现对运维成本的有效管控。若在工程建设期间未做好对各类档案的管理，导致工程 运维工作失去依据，就极有可能引起不必要的损失与浪费，造成运维所用物料、资金、时间以及人力资源的投入增加，并且最终的维护管理质量还得不到保证。

2 重点工程建设项目档案管理工作方法分析

2.1 严格按照法律法规依法管理

重点工程建设项目档案管理要能以我国相关法律法规为依据规范开展，从根本上提升项目档案管理的规范性，有效性，为档案的使用提供便利。在开展重点工程项目档案管理时，要对我国相关法律法规进行研读，根据法律要求制定具体的档案管理条例，名曲档案管理法律责任，确定档案管理目标，有序推进各项档案管理工作规范、有效开展。为保证重点工程项目档案管理工作的合法性，在制定档案管理方案与条例之前首先要明确档案的归属与流向问题，要结合国家法律确定好档案的收集、移交、销毁等各项工作的要求、流程、条件以及标准等，从大的范围与层面对档案管理工作有一个把握，确保不会出现违反法律的风险[3]。

2.2 基于责任追究理念健全管理制度

在开展重点工程项目档案管理工作时，要利用具体的制度对各责任人，各项管理行为进行规范与约束，确保不会出现互相推诿责任、无人担责以及档案管理秩序混乱等问题。在管理过程中，以国家相关法律法规为依据，根据工程规模、建设主体构成等将档案管理责任进行细化细分，将各类档案的管理责任具体落实到部门、到个人，并建立起则热追究制度，若在档案管理过程中出现任何差池，要追究到个人并根据情节的严重程度依法依规做出处罚。利用责任追究制度来强化相关单位、部门以及人员的责任意识，提高其参与档案管理的积极性与主动性，促进各档案管理行为规范与优化，推动各项档案管理工作更规范、顺利、有效地开展。如在工程项目建设以及档案管理工作中，项目法人要对重点工程建设项目竣工档案的真实性、完整性负终身责任，按照“统一领导、齐抓共管”的原则实现对项目档案的规范管理，确保项目档案管理工作的质量达到标准要求[4]。

2.3 结合实际要求构建三管模式

在开展重点工程项目档案管理时，要按照相关规范与要求，结合具体情况构建起健全完善、科学可行的档案管理体系，从而为项目档案的管理与使用打好基础。如在具体的工程建设与档案管理工程中，可结合实际情况构建“三管”模式。

在进行项目档案收集与管理时，先对档案管理规定、原则、要求、目标以及流程、技术标准等进行确定，在此上组织专业、优秀人员组建档案管理体系，由专人对项目档案进行负责，确保各项档案工作都有人落实。在开展重点工程项目档案的管理建设工作时，要能按照标准要求与原则规范做好档案分类、鉴定、编号以及保管等各项工作，为档案的使用提供便利[5]。

其次，在对重点工程项目建设档案进行管理时，要构建专项管理制度，根据实际情况对档案归档制度、移交制度、保管制度以及保密制度、销毁制度的内容进行完善，对各项标准与要求进行统一，确保相关单位与人员能严格按照相关规范与要求认真做好档案管理工作，保证档案在保存与使用期间不会出现信息泄露等问题。

除了要建立专项管理制度，还应当结合具体情况制定专门的档案管理操作规范，对各单位、部门以及人员的档案管理操作要求进行明确，使各项档案管理工作更有针对性的开展。具体如在档案管理操作规范中要明确指出重点工程项目档案必须分类管理，各施工档案必须是来自施工现场的真实数据与信息，档案所记内容要与实际的建设过程与效果相统一，不存在伪造档案、改编档案信息以及盗用档案信息的情况。

最后是对档案管理主体进行明确，确定业主、中介为以及文档中心具体的管理职责。

2.4 运用信息技术提升管理水平

在21世纪，重点工程项目档案管理工作要有所创新，要能充分发挥现代化信息技术的功能作用开展档案管理工作，有效提升档案管理质量与水平。如在管理过程中充分发挥出计算机的辅助作用，运用计算机开展管理工作。利用计算机来编制档案检索工具，根据具体的信息内容对数据进行分类归档，实现对数据信息的有序化管理。在工作期间对各类重要档案进行数字化扫描，将纸质档案转换为电子档案运用计算机进行集中管理，有效避免档案被损毁有遗失。

3 结语

综上所述，各类档案资料在重点工程施工质量验收、改扩建施工以及维护管理等各项工作中发挥着重要作用，因此必须按照相关要求做好项目档案管理工作。相关单位要以我国法律法规为依据制定完善档案管理体系，制定档案管理制度，构建档案管理模式并创新档案管理技术，从而提升档案管理水平。