加强重大建设项目档案工作的措施与成效分析

陈华娟

（中国石化西南油气分公司，四川 成都 610041）

1 油气工程建设项目档案的形成特性

元坝气田开发建设项目是中国石化“十二五”重点项目，项目建设中涉及石油工程、油气开发、炼化工程、电力通信、建筑工程等多个领域，专业门类多、单位工程多、参建队伍多、面临挑战多、建设周期长。为此，项目档案的收集齐全难、过程控制难、系统整理难，需要所有参与者上下同心、协同配合才能做好。建设单位（业主方）在项目档案的管理中要发挥组织和核心的作用，对不同的档案分而 治之。

2 紧紧围绕建设项目的总体目标，做好分解落实工作

元坝气田开发项目建设初期，建设单位明确提出了创建国家优质工程的总体目标，牢固树立“高起点开工、高质量建设、高水平投产”的指导思想，重视全过程管理，着力全过程优化，强化全过程控制。并且把优质档案作为工程创优的必备条件，与项目建设安全、质量、进度和投资管理工作同部署、同安排、同组织、同考核。通过建立管理体系、完善规章制度、创新机制方法、强化过程控制和狠抓责任落实等措施，确保项目档案的完整性、准确性和系统性，并大力落实项目档案的保管环境，确保了项目档案的安全性，使得项目档案在项目建设、管理和试运行中发挥了积极作用。

2.1 领导高度重视，组织保障有力

将档案工作作为总体目标的重要分解目标；文档一体化管理模式写入项目管理手册；列入经济活动分析、经理办公会等重要议事日程，与工程建设同步统筹谋划，同步部署、安排、组织和考核。对照档案管理和验收标准规定，深入现场查找薄弱环节，研讨提升档案管理水平的办法措施，协调解决档案工作所需的人员、设备、经费、场地及各类用房等重大问题。同时重视项目档案信息化，积极引进先进软件和技术，提升项目档案信息化水平，项目档案全文挂接数达十万余件，有力地提升了项目档案的利用效率。

2.2 建立管理体系，强化责任落实

建立完善的组织机构，形成档案工作分管领导、档案部门、职能部门和参建单位(包括勘察设计、采购、施工和监理等)的管理网络，实现工程档案组织体系全覆盖。配备专职档案人员，在自身人员不足的情况下，采用引进项目档案管理专业公司，指导参建单位竣工资料形成和组卷，负责档案资料的审查、接收和整编工作。建立了横向到边纵向到底的管理责任体系，从制度层面要求明确各参建单位档案分管领导、档案人员和工作职责；建立了有效的档案管理网络，保障了各项管理要求得到有效执行，责任得到有效落实。

2.3 持续完善规章制度，着力规范管理

石油化工行业是一项高风险行业，对于设计、施工和监理等有一套完备的标准体系，建立建全档案标准体系，统一规划各阶段各专业文件的编制和归档要求，保证了文件材料编制规范和收集完整，确保了文件材料的完整准确、深度符合相关专业标准要求等形成质量。遵循项目档案的生命周期规律，建立健全项目建设全过程档案管理制度体系及归档流程，完善控制措施，保证了项目档案的全过程受控和有据可查。

2.4 创新机制方法，提升工作实效

着力增强全员档案意识，全员覆盖强化法律法规和标准制度的宣贯和业务技能的培训，着力提升管理人员的综合素质和档案管理水平。认真做好“请进来，走出去”等重要活动，对标先进、自查自改，快速提升档案管理水平。注重制度宣贯、业务培训、资料审查有机融合，形式多样、内容丰富。切实做好与职能部门业务联动，特别是参与现场检查，档案检查与安全、质量、进度检查同步，发现问题及时协调解决。严格归档流程，强化过程控制，严把工程资料形成关和资料审查归档关，对不同类别的项目文件进行逐级审查，保障档案质量。

2.5 强力推进多措施并举，保证项目档案质量

将归档要求写入项目建设的合同条款，明确各参建单位的归档责任，通过合同条款的约束促进各类项目文件的形成、整理和归档责任的落实。并且在结算管理制度中要求，项目文件资料归档是办理工程结算的重要条件之一。做到坚持严考核硬兑现，将档案工作考核纳入“比学赶用超”劳动竞赛进行奖惩。激发和调动了各参建单位抓实抓好档案工作的积极性。

2.6 科学分类、系统编目，充分反应项目档案的成套性

摸清项目划分情况，分项目、分阶段、分专业的梳理项目文件的完整性；制定以全宗、档案类别、项目、阶段内容为主要标志的分类和档案编制规则；运用信息化系统简洁清晰的展示项目的整体框架，同时做好案卷题目的拟定和目录的著录等基础工作，提升项目档案的系统性。

2.7 重视编研与利用服务

档案利用体系建设是档案工作的目的和意义所在，也是衡量档案工作成效的重要标准，是促进提高文件质量和归档积极性的重要方面。围绕工程建设项目管理和生产运行的需要，探索档案信息资源的开发利用创新，积极拓展档案服务的领域，结合实际情况建立通用电子表格目录和“档案管理系统”双检索体系，相铺相成、双层覆盖。并且对管理者关注度高的管理文件、前期论证立项文件、行政手续文件等组织进行专题汇编，更进一步提升查询借阅利用的便捷性。项目建设过程累计提供借阅数万余件次；并为工程项目的专业验收提供重要的支撑凭证，发挥关键性作用。

3 取得的成效分析

通过采取一系列行之有效的控制措施，通过项目参与者的齐心同力，元坝气田开发建设项目档案形成了一套真实全面反映工程建设项目从提出、可行性研究、立项、审批、勘察、设计、采购、施工、监理、环境监测、水土保持监测、质量监督、生产准备、生产考核到竣工投产全过程的优质项目档案资源体系。元坝气田开发建设项目档案在国家档案局组织的专业验收中获得了高度评价，一致认为该项目档案达到了国内同行的高水平，圆满通过了国家档案局组织的项目档案专业验收。