对基层地勘事业单位文书与档案工作的认识

吴 军

（山东省煤田地质局第二勘探队，山东 济宁 272100）

文书与档案工作是档案建立的基础，党的十八大以来党中央提出了全面依法治国方略，事业单位文书与档案工作日显重要，事业单位尤其是生产性事业单位业务领域多、档案种类多，但在日常工作中存在重视程度不够等问题，只有不断加强文书与档案工作的制度建设，从人力、物力上予以保证，才能更好地促进单位的发展。

1 基层地勘事业单位文书与档案工作的重要性

党的十八大以来，党中央提出了全面依法治国总方略，党的十八届四中全会提出了“建设中国特色社会主义法治体系，建设社会主义法治国家”这一全面推进依法治国的总目标，法律法规建设日趋完善，党和政府对事业单位及国有企业的管理更加规范。

《中国共产党巡视工作条例》于2017年7月1日修改后颁布实施，《条例》规定中央及省市地方党委，要在一个任期内完成包括所管辖的事业单位党委（党组）等领导班子及班子成员的巡视（巡察）。巡视（巡察）的内容包括违反政治纪律和政治规矩问题，违反廉洁纪律、以权谋私、贪污贿赂、腐化堕落等问题，违反组织纪律问题，违反工作纪律、生活纪律问题等，而且每一类问题又包括很多具体内容，涵盖班子及每一位班子成员日常履职情况。巡视（巡察）方式有多种，其中包括调阅、复制有关文件、档案、会议记录等。《中华人民共和国审计法》第二十条规定，审计机关要对国家事业组织和使用财政资金的其他事业组织的财政收支进行审计监督。《审计法实施条例》第二条，审计是指审计机关依法独立检查被审计单位的会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他与财政收支、财务收支有关的资料和资产，监督财政收支、财务收支真实、合法和效益的行为。由此可见，巡视（巡察）、审计是事业单位运行中必须要接受的具有一定周期性的法律监督。除此以外，政府主管部门每年要对其分管的事业单位进行绩效考核，基层事业单位要接受主管单位的专业性检查考核。在巡视（巡察）、审计及绩效考核、专业性检查考核中，档案是重要的证明材料，文书与档案工作的好坏直接影响相关部门做出的巡视（巡察）、监督考核结果，所以基层事业单位文书与档案工作极其重要。

2 基层地勘事业单位文书与档案工作特点

地勘行业工作性质特别，文书与档案工作具有复杂性的特点。

1）管理类档案类型多。基层地勘事业单位多是差额事业单位，不仅承担着政府赋予的相关职能，而且还有市场创收方面的任务，业务种类多样。如党的建设工作、人事劳动工作、审计工作、科技工作、工会工作、团委工作、财务管理、安全生产管理、资产管理、质量管理以及经营管理等。而且一个业务种类又包括很多分项工作，如党的建设就包括本级党的代表大会、重大事项会议研究、党委理论中心组学习、监督执纪、党员学习教育、支部建设等。目前虽然反对留痕主义，但每一种业务及其分项工作建立必要的档案是完全需要的。

2）专项工作多。基层地勘事业单位从事固体、气体、液体矿产勘查，从事地质钻探施工、水工环地质调查、地质灾害防治、测绘等工作，需要相应的资质做支撑，虽然目前已经取消了矿产勘查类、地质钻探类资质审批，但仍然是承揽项目的有利条件，地质灾害防治、测绘等业务继续执行资质审批，资质审批涉及人员、设备（仪器）、管理制度、业绩等档案的收集整理，并且主管单位每年都要开展相应的审核检查，也需要相关档案作为支撑。

测绘是涉密工作，需要建立相关的管理制度进行存档，如档案员岗位责任制、测绘成果归档制度、测绘档案管理制度、测绘档案保密制度、测绘档案借阅制度、测绘档案计算机房管理制度、测绘底图管理制度等，用于测绘业务涉密检查及资质升级、延续。

安全是生产经营单位最为关键的一项工作，习近平总书记提出了生命重于泰山的安全理念，除法律法规、管理制度、安全运行纪律需要建立档案外，各级安全主管部门安排的专项工作也需要建立单独的档案，如安全生产月活动、安全生产专项整治三年行动及夏季安全生产、冬春季安全生产等。

3）技术档案多。基层地勘事业单位从事施工类业务多种多样，每种业务每年都有很多的项目，每个项目都要建立技术档案，包括文字、图件、附表、附件等。技术档案有其独立的管理制度，除向业务主管部门的档案馆汇交、提供给委托方外，还需向单位档案室汇交保存。

4）常有阶段性重大工作。基层地勘事业单位从事施工类业务需要各类设备仪器，使用一定年限后将予以报废，采购更新所需设备仪器。设备仪器的采购涉及立项申请、批准、实施等环节，而实施包括调研、考察、比价、会议研究、招标、签订合同（含技术协议）、供货验收入库等环节，每一个环节都需要建立相应的档案并保存。

3 基层地勘事业单位文书与档案工作存在的问题

1）重视程度不够，缺乏统一的领导。档案工作与其他工作相比，眼前的社会经济效益不明显，这往往导致部门和领导对档案工作的认识有所偏见，认为档案工作不重要[1]。另外，也有的认为档案工作就是收集整理归档的简单工作，技术含量不高，也不属于工作业绩考核的内容，只要做到差不多就行。正是对档案工作的不重视，导致档案工作缺乏统一领导，没有建立起自上而下的领导体系，档案工作人员按照自己对档案的理解各自处理各自的档案。

2）人员配备不足，档案管理机构不健全。受历史原因影响，基层地勘事业单位往往只侧重对技术档案而忽视文书档案，在人才队伍建设中不考虑文秘、档案专业人员的引进，档案管理由自考人员担任，配备人员极少并且多为兼任。在部门设置上，缺少档案工作专门部门，档案工作由办公室负责。人员配备少、缺少专门部门，导致档案工作责任制难以得到全面落实，也影响了档案工作质量。

3）文书类档案质量有待提高。文书档案中的会议记录，它是基层地勘事业单位“三重一大”研究过程的反映，在文书类档案中居于举足轻重的地位，但由于记录人员多出身于工程技术专业，缺乏文秘、档案专业知识，导致记录不规范问题出现，如不需记录的内容进行了记录等。

4）职责界限不明晰，造成档案缺失。基层地勘事业单位档案种类多，并且都分散在各业务部门中，由于没有设立统一的档案管理部门，档案管理制度不健全，导致部门对档案的整理不及时、存放零散，有时发生丢失，尤其是岗位变动又没有档案交接规定更易发生丢失。部门工作人员缺乏档案意识，不主动向档案管理人员移交档案，使档案长期滞留在部门。

4 基层地勘事业单位文书与档案工作改进建议

1）加强培训，提高各级领导对档案的重视程度。档案工作不仅是工作成果的反映，更是单位各级领导干部及文书档案工作人员履职情况的反映，是确保单位健康发展的基础之一，要重视档案工作，加强培训，聘请纪检监察、审计部门的专家结合巡视（巡察）、审计业务的开展，有针对性的讲授事业单位领导干部履职需要注意的问题，以及档案在巡视（巡察）、审计业务开展中的作用。向档案工作人员讲授文书档案特别是会议记录的记录方法，档案的建立方法等。

2）建立档案工作管理体系。管理体系是维持工作运行和取得效益的一系列管理办法、管理机构、管理理念、管理人员的总称。为提高档案工作水平，包括基层地勘事业单位在内的各组织，都需要建立适合自身特点的档案工作管理体系，建立档案管理办法，宣传贯彻档案管理理念，增设专业部门并配备充足的人员，明确各业务部门在档案管理中的职责，提出档案建立目录，并加以实施，确保档案工作顺利运行。