探索新形势下事业单位档案管理的优化方法

2021-04-14白瑞芳

卷宗 2021年1期

白瑞芳

（山西省晋中市太谷区档案馆，山西晋中 030800）

1 事业单位档案管理的重要意义

1）文化建设的宣传窗口。事业单位档案真实记载了事业单位在发展过程中遇到的各种事件，每一项政策的落实及反馈情况，侧面反映出了事业单位在改革浪潮中的积极意义。这些原始资料是事业单位文化建设的重要源泉，构成了事业单位文化脉络的关键分支。事业单位档案信息资源具有丰富的文化养分，已经得到社会各界的广泛关注。事业单位档案管理工作应将文化建设与档案资源相结合，以宣传档案信息资源在文化建设中的作用入手，让单位全体职工都能积极参与到档案管理工作中来，献计献策，给档案管理工作创造一个良好的发展平台和建设环境，促使档案管理规范化的进程不断加快。

2）档案价值的集中体现。档案资料存储的不仅是信息，更是一种可利用的价值。需要每一个事业单位档案管理人员思考，怎样在档案管理工作中深度挖掘档案信息资源的社会价值和经济价值，让档案管理工作更好地服务于事业单位前景规划和人民群众办事所需。档案资料是事业单位建设的一部分，通过对档案资料的再开发和再利用，将有价值的档案信息进行提取、整理、汇总，使得事业单位内部的资料文献能够为广大人民群众服务，档案信息中所包含的各类知识和技术在传播服务的过程中，得到社会价值的充分发挥。

3）服务功能的人文关怀。首先，为单位内部服务。事业单位各个业务技术科室工作量较大，工作之中产生的档案资料繁多，定期由专人送到档案室进行存档，堆积的档案难以及时进行归档，给后续档案查找工作造成困难。档案管理人员应发挥主动服务意识，做到腿勤、眼勤、手勤，不定期到业务科室进行档案交接，将应该归档的文件资料及时收集归档。其次，为人民群众服务。涉及社会民生的服务内容，要在档案管理系统板块上及时更新存档内容，实现“最多跑一次”的服务宗旨，能够网络办理的工作事项就不让百姓多跑腿。最后，为领导决策服务。事业单位的发展离不开合理的规划方案，因此，档案管理工作人员要将档案中与单位项目规划内容相关的资料进行归纳总结，形成汇总表，写好分析报告，为领导决策提供详实的数据信息，充分发挥档案信息应有的利用价值。

2 事业单位档案管理中存在的问题

1）档案管理业务基础能力不足。从目前事业单位档案管理的实际情况来看，最普遍存在的问题就是缺少有关管理上的科学制度规范，相应的管理流程和标准也不够完善。还存在一些单位虽然建立了有关档案管理的规范制度，但是受到各种因素的影响导致落实得不够彻底，没有发挥出真正实质作用。档案管理工作缺少专业的管理人才，大部分档案管理人员并非档案专业出身，在单位也是兼任档案管理工作，没有系统学习过相关的业务。这也严重影响了管理的标准化发展，给档案管理带来困扰，无法有效地实现档案信息的真正价值意义，给事业单位的长远发展带来不良的影响。

2）档案管理方式无法充分的协调。在新形势下原本传统的档案管理方式已经不符合当今的需求，基础的业务和管理方法在形式上也给档案管理工作的开展带来了困难，传统的登记方式虽然也能发挥档案管理的作用，但是却不符合档案管理更加规范化高效化的发展方向，由此造成档案信息的利用无法充分实现，导致档案不能发挥应有的作用。虽然一般的事业单位中档案管理都由独立的部门开展工作，但是有关部门的工作范围和责任还不够明显，使得很多时候资料的交接及存续有一定困难，导致管理上的混乱和工作不明确等问题。

3）档案管理设备和方法不满足现代化的需求。随着科学技术水平的不断提升和进步，档案管理的设备和数据化管理模式要实现创新的举措，面对社会发展所带来的更多要求，档案管理工作也承担了更多的职责和压力，必须要通过完善自身来实现多样化的发展趋势。但是由于档案管理在很长一段时间都没有受到该有的重视，这也导致传统的管理模式阻碍了档案管理工作的创新和进步，一定程度上也影响事业单位在档案管理制度上的完善和发展，脱离了实际的情况，导致工作效率无法提升。事业单位在档案管理创新和数据化发展上不够重视，没有真正的落实到实际管理当中，这也给档案管理基本条件造成不良影响。

3 新形势下事业单位档案管理的优化措施

1）加强档案的信息化建设。档案资源收集后，要充分运用现代化手段，加强数字档案资源建设，将档案资源进行数字化处理，提高档案资源的现代化管理水平，实现档案资源的集中、有序管理和优化配置，开发利用和实现档案资源的最大效益，为提升档案馆的公共服务功能、形成档案工作服务体系奠定坚实的基础。档案信息化建设中需要重视档案备份工作，将档案备份作为档案资源建设和档案安全体系建设的重要内容和手段认真落实。既要对本级重要档案及电子文件实行异地备份，更要对其中的重要电子文件实行异质备份，以确保电子文件的长期可读和绝对安全。信息化建设不仅要追求“量”的突破，还要兼顾“质”的飞跃，充分凸显事业单位的相关特点，切实发挥事业单位档案的存史资政作用。

2）构建科学化档案管理机制。首先要建立健全档案管理制度。依据科学合理、简明实用、可操作的原则建立各项规章制度并注重在制度设计时坚持制度约束的地位平等性，领导和员工一视同仁，以利于制度的顺利执行。其次要严格制度，加强管理。档案管理人员应坚持原则、依法依规办事，保证档案的及时、完整、真实收集。对收集归档的材料认真鉴别，严格审查，防止不符合归档要求的材料进入档案，不得私自或者允许他人擅自篡改、抽取、伪造或者销毁档案材料。执行档案管理制度在做到严肃性和公平性的同时，要做到奖惩分明，以提高档案利用率为目标做好档案保管工作，满足时代发展、社会发展的需要，实现档案管理可持续发展。

3）加强档案人才队伍建设。加强档案人才队伍建设，一要创新观念。要树立“档案工作也是生产力，档案管理同样出效益”的观念，不断创新管理方式、方法，拓展优化管理的途径渠道。坚持“人才是第一资源”，重视档案人才的培养和引进，努力建设科技型、创新型、复合型的人才队伍，为提高档案管理科学化水平提供有力的智力支持和人才保障。二要增强吸引力。提高档案管理人员待遇，引进培养档案人才，在单位内部形成一支有专职档案管理人员和各部门档案信息员组成稳定的档案管理人员队伍。三要严格管理。严格执行事业单位的档案管理人员的工作交接规定，做好档案的交接工作和联络工作。健全管理制度，优化资源配置，改善工作条件，为数字化档案馆建设提供人才保障、制度保障和条件保障。