医院档案管理业务流程的优化思考

林 浩

（平泉市医院，河北 平泉 067500）

在医院运营期间档案资料涉及医务管理、人事管理以及财务管理等内容，并且医院档案管理业务流程具有繁琐、细致的特点，如果不及时找出各个流程中的问题，制定相应解决对策，那么医院档案管理科室职能将被弱化，因此实际工作期间档案管理科室应与其他科室进行有效的沟通，从而构建档案业务管理方面相对完善的档案资料，与此同时将互联网技术代入到档案管理业务流程当中，这对于医院管理科学化水平的提升具有重要意义，也是医院实现经济效益与社会效益进一步提升的必然趋势，为了促进医院档案管理效率与质量的提高，本文将对医院档案管理业务流程的优化措施进行分析。

1 医院档案管理业务流程内容分析

医院档案管理业务流程优化指的就是在以往档案管理前提下，以自身整体战略角度出发实施的业务流程优化与改进工作，从而促进医院档案管理水平的提升，保障其满足新时期医院发展和社会需求。在医院档案管理业务流程优化过程中，相关工作人员应整理各项已经出台的档案管理规章制度，将其与现代医院档案管理要求进行结合，综合考虑各个流程的优化措施，从而促进科学化档案管理流程的构建。与此同时医院档案业务流程要想实现优化发展，还应建立与完善内部档案管理业务组织，保障档案信息从采集到处理到存储等各个环节的流畅性与连贯性，促进医院档案管理与使用效率的提高。由此可见对于医院单位来说，档案管理业务流程的优化十分重要，不仅能够更好地体现出档案管理价值，还有利于档案管理过程中不同参与科室责任与义务的明确，从而为患者与医护人员提供更好的档案服务[1]。

2 医院档案管理常见问题

2.1 档案管理制度完善性有待提升

医院档案管理工作涉及人事档案、文书档案与财务档案等各项内容，是一个复杂、繁琐的管理系统，档案管理制度的构建与完善，是全面开展管理业务的前提条件。但是目前部分医院档案管理制度尚未完善，甚至没有专门的档案管理部门，虽然档案有工作人员整理，但是往往工作处于松散的状态，这严重制约了医院的发展，与此同时医院档案管理业务流程缺乏监督机制，档案管理工作的开展与考核流于表面化，管理人员通常为了应付上级领导而定期整理资料，一些管理制度无法得到有效的落实，在这样的情况下档案管理业务自身价值无法得到体现[2]。

2.2 档案管理人员专业素质有待提升

档案管理是现代医院管理的重要组成部分，但是往往医院管理人员缺乏对档案管理应有的重视，将人力、物力以及财力大量投入到医疗技术与设备引进方面，而忽略了档案管理业务流程的重要性。首先医院档案管理队伍的构建缺乏合理性，在没有经过岗前培训的前提下，档案管理人员无法掌握医院现阶段档案信息，并且队伍缺乏专业性，管理能力与医院自身档案管理工作的需求不符[3]。其次由于医院档案管理人员业务能力参差不齐，并且缺乏有效的管理方式与丰富的管理经验，使有些档案管理目前仍呈现僵化状态，给档案工作的深入改革也带来了一定困难。除此之外，相关管理人员缺乏档案管理业务流程意识，管理观念较为陈旧，无法保障医院档案管理的科学性与规范性。

3 医院档案管理业务流程的优化措施

3.1 在传统档案管理业务流程基础上再设计

对于医院传统档案管理物业流程，我们应秉承取其精华去其糟粕的原则对其进行借鉴，立足于传统档案管理流程开展优化工作，之后根据医院实际情况与发展特点，有针对性地构建、再设计档案管理业务流程，保障档案管理流程的完整性。首先应明确档案管理业务流程各岗位人员职能，采取专人负责制开展工作，这样能够有效改善以往档案管理期间管理人员互相推脱责任的问题，在一般情况下由档案管理或办公室科室负责医院档案管理工作，而科室内部各岗位人员也是档案管理的主要负责人。

其次应准确找出档案管理核心业务进行再设计，根据现代医院自动化办公需求，我们可以再次设计各个档案管理流程，实现业务流程的改进与优化，如目前医院行政后勤部门、办公室人员在接受档案管理任务，并且接收到档案资料后，应第一时间将纸质文档转化为电子文档的形式存储，之后根据实际情况构建相应电子文档索引，促进档案管理业务流程全面信息化目标的实现。在完成文档处理工作之后，将文档以电子的形式传输到相关管理部门，这样档案管理部门可以更加便捷地查询档案资料，利用电子自动化系统归档各类文件。在这里管理人员需要注意，应及时做好档案备份工作，以防电子档案丢失的现象发生。由于医院档案管理业务流程设计人员较多，因此更应明确各个流程工作人员责任制度，根据人员自身情况与档案管理、计算机操作水平为其划分职责，这样能够有效激发档案管理人员工作积极性[4]。

3.2 医院档案管理业务流程具体实施期间的优化措施

医院档案管理业务流程构建后，还应完善具体实施过程中的优化，这样才能够发现档案管理业务流程优化期间的不足之处。首先应结合医院档案管理业务流程及档案管理常见问题进行综合分析，将优化措施在档案管理中落实。管理人员可以依据医院档案管理需求与优化标准开展档案管理人员专业素养培训工作，定期组织管理人员开展座谈，让档案管理人员互相交流工作经验，从而实现共同进步的目标，也可以邀请专业人员为其讲授档案管理专业知识，从而加深档案管理人员对于相关业务流程优化重要性的理解，并且积极主动投入到工作当中。除此之外，在档案形成、处理、存储以及应用的各个阶段，业务流程优化及完善都是十分重要的，管理人员应注重各个流程信息化管理技术的升级，不定期监督与检查档案管理业务流程优化效果，保障优化措施贯彻到档案管理全过程当中。由此可见，医院档案管理流程的优化是一个连贯的过程，在每一环节中管理人员都应反思与总结，针对新的问题进行思考和研究并不断加以改进。

4 总结语

综上所述，在医院发展与运营过程中，档案管理涉及各个部门的数据资料与文献资料，是医院自身发展的重要体现，其中一些信息对于医院发展具有决定性影响，但是经过实际调查可以了解到，现阶段部分医院档案管理业务流程存在一定问题，因此本文对医院档案管理业务流程优化措施进行了具体分析，以期实现医院档案管理的规范化和高效化，为医患提供更好的档案相关服务，推动医院建设可持续发展目标的实现。