ERP在事业单位人事档案管理中的应用研究

甘 泉

（河北省第三测绘院，河北 石家庄 050000）

1 课题概述

《ERP在事业单位人事档案管理中的应用研究》课题组成员于2019年4月开始研究工作，并得到了河北省资源和社会保障厅的支持，列入人力资源社会保障研究课题项目（编号JRS-2019-3092）。该课题已在河北省第三测绘院的大力支持下顺利完成。研究时间为：2019年4月到2020年4月。本项目利用文献分析法、案例分析法和对比研究法，主要研究了ERP在事业单位人事档案管理中的应用可行性 问题。

2 研究目的和意义

现有的研究仅对事业单位人事档案管理出现的问题及相应对策做了笼统的、宽泛的概述，研究涉及基于ERP环境下的事业单位人事档案管理非常少见，因此开展此课题研究对于推动事业单位人事档案管理模式的创新与发展具有重要意义和价值，一方面能够丰富事业单位人力资源管理理论，另一方面以期通过ERP完善事业单位人事档案管理，提高人事档案的开发利用率，建立和完善人才评估和激励机制，从而帮助单位进行有效的人力资源规划，使人才资源得到合理配置，促进单位发展。

3 本课题国内外研究现状

ERP系统在欧美等发达国家的应用己经十分成熟，许多外国企业在ERP的应用过程中发现，ERP能否在企业成功应用的关键在于人力资源管理而非技术系统本身。许多学者也意识到对基于ERP环境下人力资源管理模式进行研究的必要性并对此进行了有益探索，其中以ScottA.Snell和JamesW.Dean，Jr.最具代表性。他们根据西方工业化国家ERP的实施，调查和研究了基于ERP环境下的人力资源管理问题，得出了适合这些发达国家实行的人力资源管理模式。

4 研究内容和方法

1）本课题主要研究了以下几方面的问题：（1）分析国内外基于ERP环境下的人力资源管理的研究进展，理清事业单位人事档案管理发展现状；（2）探讨ERP系统的本质、特征和功能；尝试梳理理论框架；（3）研究ERP系统应用于测绘地理信息事业单位人事档案管理的策略、方法和意义；以期给予实践指导；（4）论述基于ERP环境下的事业单位人事档案信息管理建设；为事业单位进行有效的人力资源规划贡献力量。

2）具体研究方法。（1）文献分析法：通过互联网、图书馆、电子期刊等途径，获得文献资料。从现有资料分析入手，广泛开展文献调研，通过查阅现有的会议论文、期刊等资料，加深对人事档案管理的理解和把握，理清国内外发展现状。对现阶段事业单位人事档案管理模式进行阐释，通过阐述人事档案相关制度、概念与特征，分析事业单位人事档案管理中存在的普遍问题、重点问题。（2）案例分析法：选取河北省范围内人事档案管理已实施ERP的企业，对其人事档案管理模式进行进行调查采访并归类评价，并在同类企业范围内开展抽样调查，力求得到第一手实证资料进行分析研究，借鉴其成熟做法。（3）对比研究法：通过对ERP在企业人事档案管理应用中的调查研究，进行共性和差异对比。研究ERP系统应用于事业单位人事档案的策略、方法和意义。分析ERP在测绘地理信息事业人事档案管理中的适用性，在人事档案管理制度化、统一化、规范化的前提下提取人事档案基础信息，从技术路线研发、信息资源利用、数据安全保密等方面，提出基于ERP环境下的事业单位人事档案信息管理的可操作性构建方案。

5 主要结论

1）开展ERP应用的重要性及必要性。（1）由于ERP系统下存储的电子数据存在各种链接与关联，因此将ERP应用于测绘地理信息人事档案管理，可以通过系统工作流平台及时准确的对所需人员信息进行搜索查阅、统计分析、筛选比对，甚至可以进行人事业务在线办理，办理结果直接记录在电子人事档案中，有助于提高人事档案信息的管理效益，使管理更加精细化、准确化和高效化，同时人事档案的统计数据经过进一步的挖掘和分析，可以为单位内部各岗位准确提供合适员工和储备必要人才，对人力资源管理系统的规划、控制和管理过程提供重要支持。（2）人事档案管理是一项专业性很强的工作，完善事业单位人事档案管理，必须在遵循人事档案各项制度的前提下。由于人事档案十大类别（1履历、2自传、3鉴定考核考察材料、4学历和评聘专业技术职务材料、5政审材料、6加入党团材料、7奖励、8处分、9工资任免退离休等材料10.其他可供参考的材料）包含信息量众多，因此基于ERP环境下的人事档案管理具有系统而复杂的数据量和信息量，既要涵盖规范性制度、又要注重技术性操作。要根据测绘地理信息事业单位人事档案的特征，以技术路线开发、信息资源利用、数据安全保密等方面为主要切入点，研究基于ERP环境下的人事档案管理，以期提高人事档案信息的管理效益，使管理更加精细化、准确化和高效化，为单位进行有效的人力资源规划提供基本保障。（3）传统的人事档案管理模式存在着滞后、繁杂、刻板的现象。只是按照人事档案管理的十个类别，对记载职工个人经历、学历、思想品德、职称、奖励处罚以及工资情况等方面的纸质材料进行收集整理归档，作为以备考察的文件材料。但是以纸张作为媒介来保存的人事档案，无法对所需的人员信息进行搜索查阅或者筛选比对，难以及时准确的表现人事信息，成为制约测绘地理信息事业单位人力资源规划的短板。测绘地理信息行业作为国民经济和社会发展的一个不可缺少的基础性、先行性的社会公益性行业，属于知识技术密集型行业，行业的快速发展迫切需要具有丰富生产组织管理经验的管理人员、具有科研开发能力的专业技术人才以及掌握现代测绘技术的技能操作人才，同时培养复合型人才。通过EPR能够系统的分析研究测绘地理信息人事档案，了解测绘地理信息事业单位的人员结构，从制度层面、技术层面、实践执行层面等因素梳理分析人事档案管理制约测绘地理信息事业单位人力资源规划的原因，从而帮助单位以系统化的人事档案管理，为单位决策层进行高效的人力资源规划管理提供规范手段。

2）创新点。（1）国内目前关于事业单位人事档案管理的现有研究，无论从理论层面还是具体操作层面，涉及基于ERP环境下的事业单位人事档案管理研究非常少见。开展ERP在事业单位人事档案管理中的应用研究，能够推动事业单位人事档案管理模式的创新与发展，从而帮助事业单位提高人事档案的开发利用率，建立和完善人才评估和激励机制，有效推动事业单位人力资源的规划与发展。（2）目前ERP系统在我国众多企业中广泛实施，但在事业单位中ERP大多应用于会计财务管理。通过开展ERP在事业单位人事档案管理中的应用研究，为事业单位基于ERP环境下的人事档案管理提供理论参考和技术支持。为不同事业单位根据自身特点和需求建立的基于ERP环境下的人事档案管理模式提供参考，从而推动ERP产品更加趋向成熟。

3）应用。（1）根据人事档案十大类别的特殊性，准确获得管理人员、工勤人员、专业技术人员（包括测绘地理信息专业技术人员及其他经济、会计类专业技术人员）的各类基础信息。（2）搭建基于ERP环境下的测绘地理信息事业单位人事档案管理的数据平台，将人事档案十大类别的纸质信息转换为基础数据信息，实现人事档案历史数据的安全存储、不同数据源的统一存放、庞杂数据的有效管理。保证人事档案数据的真实性、准确性、完整性、安全性、保密性，提高人事档案的调用效率。（3）为其他事业单位根据自身特点和需求建立的基于ERP环境下的人事档案管理模式提供参考，从而进一步构建基于ERP环境下的人力资源规划数据框架。