PDCA循环管理在推动医院档案规范管理中的应用效果探究

王 欢

（滨州市中心医院，山东 滨州 251700）

医院的档案信息资料繁多，包括人事档案、科技档案、病历信息档案等等。随着社会的发展，科学技术的进步，医院档案管理工作逐步从传统的纸质档案管理转变为电子化、信息化、智能化管理方向。而为了提高现状下医院档案管理工作的规范程度及科学程度，则需采取有效的管理方法[1]。其中，PDCA循环管理作为一种质量管理方法，可以为医院档案规范管理提供指导作用。因此，本次围绕“PDCA循环管理在推动医院档案规范管理中的应用效果”进行分析探究具备一定的价值意义。

1 PDCA循环管理概述

首先，PDCA循环，是由质量管理专家休哈特博士率先提出的，然后由戴明采纳宣传，进而获得普及的一种管理模式。因此，PDCA循环又称之为“戴明环”[2]。需认识到的是，全面质量管理的思想基础及方法依据，即为PDCA循环，其中的“P”指的是计划（Plan），“D”指的是执行（Do），“C”指的是检查（Check），“A”指的是处理（Act）。作为质量管理方法之一，PDCA循环即在制定活动计划的基础上，按照设计好的计划方案严格执行，并进一步对执行结果进行检查，最后制定并落实有效处理对策，以此保证质量管理过程的规范性及科学性。

2 医院档案管理工作需解决的问题分析

从现状来看，医院档案管理工作尚且存在一些有待解决的问题，总结起来，这些问题具体表现为：1）重视程度有待提升。医院普遍工作任务繁重，管理项目多，医院管理部门及领导可能对档案管理工作重视程度不够，使得在医院档案管理工作中难以采取现代化管理方法，进而影响医院档案管理的规范性及质量。2）软硬件设施设备有待完善。医院档案管理工作的开展，少不了软硬件设施设备的支持，比如档案管理室、计算机设备、计算机软件技术等等；但是，部分医院在档案管理中的资金投入有限，使得呈现软硬件设施设备缺乏的局面，显然者不利于医院档案管理工作规范水平的提升。3）人员素质有待提升，管理模式有待创新。一方面，医院档案管理工作开展过程中，需保证管理人员的专业素养能力水平，但是部分医院的档案管理工作人员专业素养不够高，可能呈现身兼数职的状况，显然这不利于医院档案管理对专业人才的需求[3]。另一方面，部分医院在档案管理中的管理模式不够创新，未能采取全面、有效、现代化的管理模式，使得医院档案管理的规范性、质量水平难以得到有效保障。

3 PDCA循环管理在医院档案规范管理中的具体应用要点分析

针对医院档案管理工作现状需解决的问题，则有必要采取有效解决对策。同时结合上述分析不难发现PDCA循环管理具备一定的借鉴意义。因此，可以将PDCA循环管理合理科学地应用到医院档案规范管理工作当中。总结起来，PDCA循环管理的具体应用要点如下：

3.1 计划阶段（Plan）要点

该阶段为医院档案管理的初始环节，需明确管理计划方案，即：1）由专业素养高的档案管理人员组成，构建完善的档案管理小组，明确小组各成员工作任务及职责，若期间发生人员变动，则需及时作出相应的调整。2）加强医院档案管理部门及相关领导的重视程度，投入充足的资金，完善档案管理所需软硬件设施设备，比如扫描仪、打印机、电脑、档案室等等。3）通过开展业务培训活动，提升档案管理人员的理论知识水平及管理实践能力水平，确保医院档案管理后续计划执行的可行性及质量得到有效保证。

3.2 执行阶段（Do）要点

在医院档案管理的执行阶段，则有必要做好：1）构建完善的绩效考核制度及奖惩制度，使档案管理工作人员在档案管理执行工作的积极性及主动性得到有效提升；做到分工明确，并对档案管理人员的管理工作职责加以明细，使档案管理工作人员的管理责任意识得到有效增强。2）在档案管理执行阶段，需确保各项档案合理分类，并及时归档；保证档案信息的完整性，预防发生档案资料丢失、不完整等质量隐患问题。3）考虑到档案信息资料的真实性及安全性，基于存档过程中，有必要针对原件材料进行复印，做好备份管理；针对电子档案，同样需要做好备份管理，避免档案遗失、受灾害影响缺损等问题的发生。

3.3 检查阶段（Check）要点

在医院档案管理工作的检查阶段，则需严格按照检查规范流程执行，即：在构建完善的档案监督管理制度的基础上，严格执行；然后，结合制定好的年度工作计划与档案管理标准，对各阶段档案管理工作任务的完成情况进行详细认真地检查，如果出现管理问题，则需做好记录，制定有效的解决对策，进一步对年度工作计划进行合理科学地调整。以医院文书档案为例，在检查工作开展过程中，需结合PDCA循环工作理念，侧重对文书档案办理、归档率的检查，利用鱼骨图、检查表等管理工具，并落实自查以及上级检查相结合的方式，或者采取定期检查与不定期检查相结合的方式，通过检查明确问题，并在后续文书档案管理工作中落实有效质量控制对策，以此使医院文书档案的规范性及质量得到有效保证[4]。

3.4 处理阶段（Act）要点

在医院档案管理处理阶段，则需从多方面做好：1）针对档案管理部门及相关领导对档案管理工作不够重视的问题，则需加强对档案管理工作的重视程度，引进档案管理人才，投入充足的资金，为医院档案管理工作规范程度及质量水平的提升保驾护航。2）针对档案管理计划方案执行不力的情况，则有必要针对相关管理人员给予一定的惩罚，提高管理人员的警惕性。3）针对医院档案信息资料可能遭遇不法分子盗窃、其他愿意丢失等情况，则有必要重视安全管理技术的应用，比如：权限数字加密技术、防病毒技术等，并构建医院档案数字化管理系统，提升医院数字档案管理的规范性及安全性[5]。4）为了解决医院档案利用率不高的问题，可以加强各医院之间的资源共享，构建医院档案共享网络平台，通过设置访问权限、安全加密等方式，使资源实现共享的同时，并保证医院档案资料的安全性。

4 结语

综上所述，将PDCA循环管理应用到医院档案规范管理工作当中，需重视计划阶段（Plan）→执行阶段（Do）→检查阶段（Check）→处理阶段（Act）管理要点的掌握，提高管理部门及相关领导的重视程度，投入充足的资金完善档案管理所需软硬件设备，通过培训教育等方式提升管理人员业务能力素养水平，并利用现代化科学技术及网络系统平台，保证医院档案管理工作的规范性，进一步全面提升医院档案管理工作的效率、质量及安全性。