浅谈如何做好新时期学校档案管理工作

罗雪兰

（东莞市塘厦镇林村小学，广东 东莞 523711）

档案是学校在招生、科研、管理活动中，产生的一系列资料与图表，以此对学生、学校、社会进行记录，属于学校教学、党政、科研的重要组成，有助于提升学校工作效率。档案工作不仅能够创新知识，还可以扩大知识利用范围，以此发挥出知识更新作用。档案工作对于学校发展的影响非常大，因此对档案管理提出新的要求。档案管理人员应当全面提升科学管理水平，加强服务中心工作能力，转变传统档案机构中心，实行用户中心机制，以此提升档案工作的现代化与规范化水平，为社会和单位提供档案信息资源。

1 档案管理的重要性与现状

小学档案管理工作，详细记录教学、党政管理工作全过程，便于记录小学建设与发展轨迹，有助于提升学校管理效率与质量。在学校各项工作中，档案工作具备服务性质，能够为学校建设发展提供依据，同时起到决策性作用。例如，档案能够为学生提供学历证明、学习证明、成果证明等，对学生的发展影响非常大。所以档案工作，对小学发展的意义重大。

在现代经济与技术支持下，相应加强了学校档案管理质量，同时在国家档案管理中占据重要地位。档案部门获得显著成效，并且提升了计算机辅助立卷、保护技术、传输技术的现代化水平，对学校档案管理工作的影响较大。现阶段，多数学校档案工作，因受到传统理念影响，水平能力较低，相应影响档案利用效率。档案信息开发与应用，基础业务环节薄弱。导致该种现状的原因较多，按照相关调查可知，多数原因是因缺乏完善的档案管理机制，且专业档案管理人才 缺失。

2 提升学校档案管理质量的有效措施

1）注重领导，强化档案意识。合理应用档案的价值与作用，特别是学校评估、调资升迁、工作考核、招生中的应用，并且积极宣传档案意义、法规与内容，确保教职工均认识到档案的重要性，能够积极关心和参与到档案管理中，逐渐形成档案保护与管理的自觉性与积极性。教育主管部门、学校，应当将档案室建设，纳入小学基础建设规划中，不断提升投入力度。小学领导小组，将档案管理工作纳入议事日程中，校长应当作为档案管理的责任人，并且派遣专人负责档案管理工作，全面落实学校档案工作。

2）建立正确的档案观念。多数小学都比较关注文字资料，不注重实物资料，致使档案管理理念不正确。因此必须组织档案管理人员参与教育培训，使其形成正确档案观念。此外，为了确保档案管理人员具备正确服务理念，档案管理并非一味关注管理工作，而是要为学校发展提供优质服务，以此实现学校生存与发展。

3）疏通收集通道，维护档案材料的完整性。第一，明确档案材料收集目标，加强收集理念，以此确保档案材料收集的准确性与完整性；第二，采用多种方式收集资料，为了保障学校档案的完整性，档案工作人员应当转变被动式接收方式，深入到各个部门进行调研，全面做好沟通交流工作，同时确保材料收集渠道的疏通性。

4）优化创新管理模式，提升信息化水平。随着现代信息技术的发展，应当合理应用现代科技文明成果，对档案数字化管理手段进行创新，以此提升档案管理信息化水平，以此实现档案管理工作的长久稳定发展，同时可以提升服务效率与质量。首先，注重应用软件规范。组织高水平人员，分析和研究各类软件，选择便于使用的档案管理软件，确保软件的功能性与实用性，为建立学校档案管理系统奠定基础。其次，注重档案检索工具的完善，制定各类检索工具，将计算机著录方式应用到馆藏档案中，通过计算机技术进行检索，有助于提升检索效率与质量。第三，丰富档案服务利用方式，不仅包含传统档案阅览、档案展览、档案复制等，也可以利用手机网络、计算机网络、有线电视网络，传输档案内容，深度开挖档案信息，为教职工与学生提供档案信息。

5）注重队伍建设，提升档案管理人员素质。在现代科技支持下，逐渐出现了数字化档案模式，档案材料不再局限于单一纸质版材料、实物档案等，专职与兼职档案员，必须全面掌握传统档案管理知识与能力，学习和掌握先进知识与技能，使其具备计算机操作能力，辅助设备应用能力。小学必须全面遵循标准化要求，选择责任心强、思想素质良好、工作能力强的人员，参与到档案管理工作中。同时，提升小学档案管理人员的固定化、规范化与专业化水平，避免学校档案管理人员安排的随意性，为档案管理工作提供人才保证。此外，做好业务培训，持续提升档案人员专业素养、实践能力。大部分人员在择业时，均认为档案管理员的技术含量低，不能实现自我价值，因此档案管理学专业学生较少。多数学校管理人员也没有认识到档案管理工作的重要性，通常调派其他部门人员兼任，致使学校档案管理人员的专业性不足。为了全面提升小学档案管理水平，学校应当组织管理人员参与教育与培训，培育专业的档案管理人员，注重加强档案管理员的服务意识与保密意识。科学合格的档案管理人员，既要做好档案存储与管理工作，还应当负责档案规划工作，合理分配档案工作。因此，学校必须注重培训档案管理人员，以此提升档案管理水平，兼顾人才保障。

6）优化完善管理制度，注重规范化建设。建立和完善岗位责任制度，将档案工作纳入年度考核内容中，细致划分目标管理任务，使其落实到具体个人。建立和完善档案立卷归档工作，做好档案存储、利用、保密与统计鉴定，同时实行档案移交制度、奖惩制度等，确保制度机制的及时公布，严格遵循制度与章法实施操作，以此提升小学档案管理的规范化与制度化。注重档案借阅手续的严格化，及时催还借阅档案。对于档案存储设施，必须确保安全性与牢固性，同时做好防蛀、防潮、防盗等处理。现阶段，多数学校管理人员，没有认识到学校档案管理的重要性，导致学校档案管理效果不佳，缺乏完善的管理机制，影响档案管理工作的整体性，还会降低管理效率，应用影响较大。为了全面提升学校档案管理水平，应当对学校档案管理制度进行完善，比如，优化完善档案借阅制度，优化借阅流程，全面维护档案保密性，以此保障档案资料的安全性。

7）建设学校档案管理数据库。现代档案管理理念，能够体现出信息化档案管理理念。在档案管理工作中，注重建设和完善档案管理模式与方法，以此满足时代发展需求。通过长期管理实践可知，传统学校档案管理模式存在较多缺陷与不足，需要做好技术改进与优化，注重现代化档案管理信息化建设。由于小学档案管理工作具备繁琐性与复杂性特点，信息化建设，有助于处理上述问题，确保档案管理工作的实效性。需要注意的是，小学建设档案管理数据库，不仅能够促进档案管理的信息化进程，同时能够整改学校档案管理模式与方法，以此促进小学的发展与进步。

3 结束语

综上所述，小学档案管理工作，对小学教育教学的影响非常大。档案管理的现代化建设，需要长时间努力与实践。档案管理人员必须加强档案现代化管理意识，优化完善档案管理制度，以此提升道德素质与专业能力。同时注重档案管理人员的继续教育，注重学习和提升计算机网络技术。在档案管理工作中，能够制定标准化管理模式与步骤，同时合理应用新技术和新方法，以此提升学校档案管理工作水平。