浅议家庭档案的建立

徐 蔚

（重庆交通大学，重庆 400074）

家庭所谓社会一大细胞，社会主义和谐社会的构建是以此为基础。随着现代社会科技飞速发展和生产力水平的不断提高，人们生活质量的改善与日益丰富多样的居民家庭生活，就增强了家庭档案的愿望。家庭档案记录的就是每位家庭成员在工作生活中一些自然的原始记录，能最真实地反映着家庭生活。每个将家庭生活和社会活动中形成的具有保存价值的档案材料分门别类妥善整理保存，用来管理家政事务，建立家庭档案，记录身边历史，方便自己，有利社会，这样在对家庭权益维护的同时，也能够使家庭生活质量得到提升，并将优良家风得以传承，并且也能够增强整个社会的档案意识，有效地进行社会档案信息的丰富积累。

1 家庭档案的建立

家庭档案能够真实地反映家庭生活，并把家庭历史如实地记录下来，这其中的保存价值比较高，而且珍贵，能够对家庭生活提供很大帮助，也在很大程度上补充了国家档案。

1.1 客观真实地记录下家庭历史事件

家庭档案真实客观地记录着家庭历史，家庭档案客观真实地记录下家庭的历史事件，这其实所反映的是其属于档案的基本属性。中国有千千万万的家庭，独立个体的家庭各自都不一样，都有自己独特的发展轨迹和特点，而家庭档案可以对家庭之间所存在着的这一差异进行直观的反映，并且也要随时随地细心地去记录发生在家庭中的一个场景、一件事情和一个人物的表现，去认真记录下来，让每一个特定家庭的历史时期，都能获得历史发展的资料和证明，并用文件资料的形式，来对家庭发展的轨迹进行再现或描绘。

1.2 为家庭的科学有序管理创造条件

国家档案为国家的科学管理提供了有力保障。对家庭档案来说，也是如此，其能够提供改善和创造家庭温馨氛围的便利条件。试想，当家庭夫妻发生口角冲突，不经意间找到家庭档案中，一张曾经爱情甜蜜的照片，一抹笑意会洋溢在嘴角，夫妻对视之中，肯定会有无言的甜蜜从内心被激发出来，那么家庭关系马上就会有质的变化。同时，家庭档案规范有序地建立起来，把家庭的重要物品进行妥善管理，能够有序地管理家庭生活并使之有高效率。能够将家庭投资和开支进行科学合理地安排，以此可以最大限度地减少损失与浪费，还能够对生活经验进行积累和记录，以促进家庭生活水平和质量的提高。由此来看，家庭日常生活管理就离不开让家庭档案，可以有效地发挥家庭日常生活管理的重手段。记得曾经有一次，一位妇女在参观家庭档案展之后，就感慨道：“在过去，我家里没家庭档案，从那些大型商场留下的购物小发票和每次家里的水电气交费收据，我全部保留下来，却未做分类整理工作。当建立起家庭档案后，全家所有的东西都有秩序了。当家里的电器出故障了，或者交纳水电煤气费的时候，自己心里很清楚。”

1.3 保护家庭成员合法权益的需要

在我们日常的生活当中，几乎所有的家庭及其成员都无法不与社会上的单位或个人之间有权益关系发生，从而就可能有相当多的权益证明材料形成了，能够对个人应该承担的义务以及可以享受的权利等进行佐证，这些如家用电器发票、契约、房产证、劳动合同等等，这些都可以作为家庭成员直接产生于各种活动中的第一手的资料，发挥着凭证的作用。而当前最有效的保护这些证据文件的途径和手段就是建立家庭档案。将家庭档案能够科学合理地建立起来，能够将各类重要原始凭据和文字材料进行妥善保存，这对于维护好自己的家人在政治、经济、人身保障等方面的合法权益非常有利。

1.4 开展家庭教育方面的需要

在家庭档案里面，家庭历史的演变都可以通过家史、族谱、自传等材料来作真实的记录，在这其中，有着家里长辈们曾经有过的艰苦创业、发奋图强的励志故事，也有他们谆谆教导儿女的话语，这些都体现着家庭优秀文化和历史传统，能够在无形之中对后辈子女产生教育作用，这是形成良好家教的前提条件，也可以成为开展子女教育的理想素材，可以来为子女发挥着很好的引导与示范作用，这能够把优秀的家庭精神财富一代代传承下去。在这个崇尚礼仪之邦，家风家训在几乎每个家庭都有自己的一套东西，尤其是那些特别成功的家庭中，一个民族的传统风尚，就是靠每一个家庭的家风家训所构成的。如，后代有人曾把曾国藩的家教思想来辑录成曾氏家训，对修身齐家、立人达人和临事处世的智慧做了大肆宣扬，其指导和教育意义很深刻，为后世提供了重要的教子思想，成为天下人学习的楷模。

1.5 有利地进行家庭文化的传承和提升

任何家庭的档案，都是一种特点独具的家庭文化资料，在传承家庭文化和精神方面，都能发挥重要的作用。在很大程度上，能够浓厚一个家庭的文化品味，同时，也让每一位家庭成员，从中获得情操品格的有效提升。任何家庭都是独立的，也都是个性的，从而让每一个家庭及其成员在继承家庭优良传统过程中，可以成为一种标识。针对当前社会主义和谐社会构建的伟大进程，就需要一个个和谐的家庭来与之相适应，这才是时代的迫切需要，将其内容的文化与精神层次不断提升，对家庭成员产生教育和激励作用，使其能够尽力去塑造自身的道德与文化品位，从而凝聚家庭，使家庭生活质量获得提高，并且家庭档案自身就是优秀现代家庭文化的集中体现。

2 家庭档案的价值

2.1 维护家庭及其成员权益的法律佐证

通常人们说“空口无凭，立字为证”。在其中的“字”就是代表契约与合同等之类的文书。这些文书的上面有着当事人的亲笔签署或盖有机关或个人的印信，这是人们与工作单位、学校、医院、保险、生产与销售厂商等形成的权益关系的集中代表，这可作为书面文件来代表并证实家庭及其成员所拥有的正当利益，也可作为一种拥有法律效力的凭证，对家庭及成员的合法权益给予保护。我们看毕业证，通常人们都将其保护的不错，尤其是自己的最高学历证书。其能够证明一个人的文化程度高低，在很多情况下，以此就能够将一个比较理想的工作岗位找到，反之，无证书可能很多岗位将与自己无缘，毕业证书在职称评聘与行政职务晋升等方面，也都是必须的。因为有家庭档案来作为证据，能为很多家庭把债务、产权和著作权等各种纠纷解决掉，并对个人的学历、经历及工资、福利等待遇方面提供有力的证据。当有疑问、纠纷或争执出现，权益的归属就可以用家庭档案来充分说明，可谓是权威性强的一种法律书证。曾有一件事情发生在2011年12月9日的一天，当潍坊市在部署城镇未参保集体企业退休人员养老保障工作过程中，凡是能够满足条件者，只要提交申请，再通过审核之后，在自愿的基础上，按照自己自愿选择的缴费档次进行缴费，就可以享受到按月领取养老金这样的待遇，养老金每月最高可领取到601元，在这其中，需要一个必备的条件，就是应于1996年1月1日之前能与该省的城镇集体企业建立起劳动关系，也可以是有事实劳动关系形成。当有一些人员把劳动合同或者工资条等原始证明材料提供出来，相关手续就可以顺利办理好，若有的人员无法将原始证明材料出具，其事实劳动关系仅仅只能依靠居委会证明或者社会听证的方式来证明。以上述内容我们可以看到，通过家庭档案对家庭原始凭据的保留，对任何家庭都很重要。

2.2 家庭日常生活管理的参考依据

家几乎占据了所有人的绝大部分时间。人们在家里需要解决柴米油盐很多事情，就需要对收入和支出进行安排，还有一大堆的家庭复杂关系需要处理，这些都在家庭管理的范围之内。很多内容属于家庭关系方面，像我们通常所说的家庭日常生活管理，这其中有家庭的经济、劳动、饮食、物资、卫生、安全、娱乐及环境等多方面的管理内容。日常家庭生活经常会遇到这样事情：一件物品平日不用，但感觉老在眼前晃，一旦需要急着找，到哪里也找不到，浑身冒汗，为此可能导致夫妻相互埋怨，落个家庭关系紧张的结果。为此有人就把家庭物资档案建立起来，在固定的地方设置每一类东西，当使用之后，再回归原地。把抽屉、橱柜与箱子均于事先分工好，再分门别类将号码编写上，并将记录工作做好，到使用的时候再把记录打开一查，就马上找到，很方便，这样不仅能节约时间，同时也能够达到物尽其用的效果。在相当多的家庭生活管理现实中，可以看到，家庭档案能够发挥家庭日常生活管理的助手作用，家庭管理会因家庭档案的建立与利用而得到很大的改善，其家庭生活水平和生活质量也因此得到提高。

2.3 家庭教育的生动教材

家庭档案是家庭生活方方面面情况的真实地记录，并使家庭成员在自己生活、学习工作方面的经验和教训也有真实的记录，也能将子女的成长历程以及其父母对自己的情与爱做记录，这就如同一部家庭百科全书，可作为家庭教育最理想的教材。主要在下面三个方面得到体现：

1）家庭集体教育的好教材。这主要是体现在家谱和家史等资料中，这类家庭档案所体现的是编纂者关于当时社会立场观点，极其真实地进行记人叙事，以此来全景式地反映着那个时期的社会制度、经济关系、伦理道德，同时也在记录着当时的家庭和社会面貌，能够让家庭所有的成员对姓氏的历史、家庭演变发展史有个直观、具体地了解，可以成为向家庭成员开展爱家、爱国教育的绝好素材。那些装进家庭档案里的家庭合影、成员生日录像和家庭大事记等等，这对家庭亲情增强有帮助，也能够使家庭的幸福感和凝聚力获得增加。

2）家庭成员自我教育的好教材。在家庭档案中，所整理的大学毕业同学录与题词册等资料，能引其成员对过去大学生活美好记忆的再现，那曾经同学之间温情话语如在耳畔，当在生活中不如意，工作也出现烦恼，把这些资料再翻阅一遍，就可以忘却一切不如意，使自己的生活充满灿烂阳光。当把这些档案放在面前欣赏，就可让那些曾经的创业艰难岁月、曾经的每一次成功，就可对曾经获得前进道路上师长、领导、同事、朋友的培养、帮助和指导内心充溢着无法表达的感恩之情，也就对自己曾经获得的成功倍加珍惜。

3）家庭成员开展相互教育的好教材。家庭的建设和发展，都充满一代代人艰苦创业的精神，也都不同程度地留下了宝贵的精神财富。作为家庭的父母长辈，其成长记录下的一些宝贵的资料，尤其是那些关于成功的业绩和挫折的教训方面的档案资料，将使后一代的孩子们，从中找到榜样的激励力量，找到直面失败和挫折的勇气和信心。而对父母来说，如果家庭里关于孩子成长成才的记录资料，也蕴涵着做父母的心路历程和汗水的见证。对这些记录欣赏，尤其是看着曾经孩子的学习和工作成果的记录，作父母的自然是欣慰和自豪。

3 家庭档案建立的方法

3.1 家庭档案的收集

依照家庭档案所形成的一般规律，将那些分散的或散存在家庭各个成员或家庭各个场所中有着保存价值的档案材料集中起来，再进行归档保存。

1）家庭档案应收集的内容。其中该收集的包括存放在家庭成员手中的资料、各项家庭活动的资料以及家庭发展过程的资料等。

2）家庭档案收集的方法。（1）收集工作要安排专人。在家庭里要将收集档案资料指定专人具体负责。这个专门负责家庭档案收集的家庭成员有这样一些职责：其一就是及时将散布于家庭不同地方及家庭每个成员手里的资料及时完成收集。其二是对家庭成员进行督促，确保其能及时把形成于生活、学习和工作的归档资料交到专门人员手中。其三是整理好所收集家庭档案材料，登记清楚，再由家庭专门地方专门存放起来。在家庭里专门负责档案收集与管理的人员，必须具备相应的基本素质：其一就是责任心要强，而且对家庭事务要热心，也熟悉家庭基本情况；其二是必须掌握好基本的文化知识，对档案管理方面的基本常识也应有所了解；其三是计算机操作的知识和技能也要具备，能以最少的时间最大限度地提升家庭档案的管理效率。（2）及时收集要有保障。那些能够预见的事情中产生出来的并具备一定周期性的档案材料，必须按时进行收集。家庭里负责收集的专门人员，应在当月选一天或年度最末一天，对家庭成员进行发动和督促，让所有人把尚未归档的资料进行集中整理，并安排一个规定的时间把整理好的资料交到家庭专门人员手中。有的家庭档案资料属于无时间规律性，产生于无法预测事件之中，就要求家庭专门收集人员必须多加用心，收集要随时和及时，归档完整，同时对其他成员加强 督促。

3）家庭档案收集的途径。（1）从家庭成员手中将在其手中存放的一些需要归档的文字性材料、图表、录音和录像等全部彻底地集中收集起来；（2）动员家庭成员把属于自己保存的各种档案资料从单位拿回家保存；（3）将家庭各处分散存放的有查考价值的材料翻找出来集中归档；（4）把那些具备保存价值的资料从亲朋好友、邻居、同事等一些渠道进行收集起来；（5）把家史、家谱等资料从原籍收集到手；（6）建立好家庭档案后，还要继续对各种有价值材料随时收集；（7）重视面向家庭成员进行宣传，使其不仅重视而且还能养成随时随地把材料交出来的好习惯。

3.2 家庭档案的制作

3.2.1 对家庭档案的归档进行分类归档

家庭档案的分类方法比较多，其种类也比较多。一般可以按载体进行分类，其中包括传统的纸质档案，也包括现代音像档案的胶片、磁带、磁盘等形式；若依照家庭档案内容划分，则可包括宝宝康乐档案、学生时代档案、恋爱婚姻档案、工作足迹档案、当家理财档案、医疗保健档案、家庭历史档案和综合类档案等八大种类。

3.2.2 家庭档案保管期限的确定

一般情况下，可参照档案部门的一套规定，把家庭档案按照永久、长期、短期三种保管期限进行划分。具体要依据每个家庭实际情况自行决定。

1）永久就是无期限保存的档案。可把家庭档案的非常重要的资料定为永久性保存档案。

2）长期，也就是15～30年左右的档案。那些必须经过相当长时间查考的家庭档案就列入其中，也就是长期保管类。

3）短期，也就是1～15年左右的档案。那些有着短期性查考利用需要的家庭档案资料当属其中，可谓进行短期保存。

3.2.3 家庭档案的整理

1）资料归拢。可按照“件”为单位来归档整理家庭档案，通常的“件”就是指是一份材料。比如：将一本日记本和一个证件都可看成为一“件”。对于那些材料属于装订起来不太方便的，一“件”就可以用袋子或其他形式将材料收集好为计算单位。

2）目录编制。这主要包括类别、拼音代码、编号、题名和存放位置。可以按类用首位字母组合给出汉语拼音代码。如“证件档案”（ZJ）、“旅游档案”（LY）。再逐件排序，给出顺序编号，如“毕业证”ZJ3（意指证件类档案第三件）。最后制作目录表格，装订成册，方便以后查找检索。

3）档案装盒。通常应以档案盒存放家庭档案，档案类别、起止件号、盒号应在盒的封面或脊背上加以注明。

3.2.4 家庭档案的保管

1）归档要及时。要及时将保存价值大的材料归档，不能不经心地乱丢放，当找不到的时候，才发现其价值。

2）保护措施要跟上。保护家庭档案的措施必须跟上，尤其是那些家庭里相对重要的经济类档案，必须保存到保险箱（柜)内，使其安全性有保证，免得出现材料的遗失被盗问题。

3）采取长期保护措施。有的材料字迹不清楚且易褪色，就应另选耐久性强的纸张做好誊清并附后，还可采取一些加固措施，可以用溶液喷涂法和丝网加固法等，来固化字迹纸张。还应修裱那些残破档案材料，若有必要可复制一些家庭档案资料，采取静电复印技术、缩微摄影技术和超缩微复制技术等复制手段。如此措施可更好地保护珍贵原件的同时，也最大限度地减少在利用资料期间损坏档案的现象，使家庭档案可长久使用。

4）装盒入册。当将家庭档案资料装入盒之后，就可在架、柜或其他家具中存放起来。在像册类存放相册，音像类则放进能防潮的盒子。并且还需要在保管措施上，力求做到能够防水、防火、防尘、防霉、防虫、防晒的效果。要集中摆放其他类别的档案资料，档案资料要每利用一次后就应归位及时，妥善做好一系列日常保管的工作。

5）存放设施要到位。若家庭里最理想的是在每家都能有专用的柜、架或箱来保管档案，如果不具备条件，则也可在抽屉或别的家具里存放。而档案盒和档案袋等装具可存放那些一般的家庭档案资料。对于数码照片类档案用计算机或刻成光盘进行存放，并把照片的出处注明。可以防磁的非铁盒存放声像档案，尽量与磁场远离。以纸条把时间和内容在磁带盒上加以注明，方便查找。

6）做好保洁、通风和销毁工作。应对家庭档案的柜、架和家庭档案做好定期的保洁清理工作。在摆放位置和密度上，要将档案柜、架合理处理，方便通风。对于那些过了时效性不需要继续保存的家庭档案资料，必须及时做好销毁工作，促进空间利用的合理性。

3.3 家庭档案的使用

对于家庭档案，我们需要重视去下大力气建立起来的原因，就在于有着提供更好的利用的动机，要让各种家庭产生的资料能够“活”起来，以便为家庭和各个家庭成员有效服务。当建立起家庭档案之后，就应使其能够发挥好五个方面的作用：一是及时提供材料。当日常的生活和工作中，有需要将相关证件和各种资料提供出来时，能够提供及时；二是对各种家庭史料的进行利用。这些材料有家庭历年的收入、支出等情况记录；家庭历年的荣誉证件记录；家庭遭遇的困难记录以及家史等；三是解决问题的依据。当日常工作和生活中出现问题，需要从家庭档案中把依据查找出来；四是发挥激励作用。从家庭档案里，找到相关资料，来让家庭成员能够有爱国爱家的激情，从而奋发有为，积极向上，充满进取精神；五是经常性欣赏。在欣赏家庭档案过程中，经过对往日工作业绩、照片、荣誉及相关录像资料的浏览，来对人生往事回味，把过去生活的故事找出来，进行人生经验总结，增强生活的情趣，情操获得陶冶，并使家庭的文化氛围营造出来，使生活质量也得到提高。