医院人事档案管理中存在的问题

潘芮琪

（海口市人民医院，海南 海口 570208）

人事档案是事业单位为管理本单位人员而形成的，以员工个人为单位将其所属身份信息进行汇总编制以特殊形式存放的档案信息，是评定员工职级、薪资涨幅、人事调动的重要依据。且当下正处于一个信息化高速发展的信息时代，传统模式下的人事档案管理制度逐渐不再适应当下事业单位的档案管理需求。

1 医院人事档案管理中存在的问题分析

1.1 管理部门的档案管理方式较为落后

随着我国信息化水平的不断提高，越来越多的领域通过引入信息化存储设备提高该领域的工作效率，医院档案管理工作者通过对现阶段的工作现状进行分析可以发现，医院当下的档案管理方式相较于其他部门而言较为落后，其具体表现在以下几个方面：1）虽然医院档案管理部门也和其他部门一样引进了计算机及相应的电子存储设备，但档案管理部门在日常工作中并没有充分利用计算机电子设备来加提高自身的工作效率，电子设备在档案管理工作中更多地承担着人员名字检索、相关人事信息储备的工作，档案管理人员将电子设备视为一种检索工具投入到日常工作中，却没有深度挖掘电子设备的其他功能，从而降低该设备的使用频率[1]。2）传统模式下的档案管理模式较为单一，档案管理人员在日常工作中并没有摆脱传统档案保管方式对自身的影响，在日常工作中往往陷入手工录入与编辑的低效工作模式，却忽略了电子信息设备强大的数字运算及检索功能。且在手工录入员工信息时往往由于工作人员自身的疏忽造成员工信息的误录，档案管理部门如果无法及时准确地提供相应的人员信息，那么档案管理部门的存在毫无意义。落后的档案信息管理模式不仅限制了医院人员的发展，同时也为将阻碍医院任职工作者的职业发展。

1.2 医院人事部门对人事档案的重视程度不够

医院日常事务中最主要的就是医疗服务，全院的精力都集中在不断提高现阶段的医疗技术水平和构建完善的医疗服务体系中，从而忽略了对医院人事档案的重视程度，医院人事部门受传统工作理念的影响，往往极大的对医疗科研水平和医院管理制进行资金投入，在一定程度上忽略了医院人事档案部门的建设工作，医院主管部门不重视人事档案的管理，因此不很重视干部档案管理。二是管理人员和设备配备不足。目前，很多三甲医院尚未有专职的档案工作人员，人事档案管理工作人员更是由人事部门的工作人员兼职，这些兼职人员有的对中层干部档案管理业务不了解、不熟悉，且日常工作繁忙，没有更多的时间投身到干部人事档案管理工作中，导致很多干部人事档案材料的收集不齐全，归档不及时，需要补充的资料收集不到。这就需要档案管理人员具备一定的专业素养，使其更好地完成自身的本职工作。针对这一档案管理现状，相关部门要尽快提升对档案管理部门的重视程度，并为档案管理部门持续引进优秀的专业人才[2]。

2 现阶段医院人事档案管理过程中的改善措施

2.1 细化人事档案分类，对现有职员进行档案梳理

通过前文对医院人事档案管理中存在的具体问题进行分析后可知，由于医院相关从业人员工龄普遍较长，他们每个人的人事档案在档案管理部门存放的时间较长，所以现阶段档案部门的主要工作任务就是细化人事档案分类，对现有职工的人事档案进行系统性的梳理，通过整理对医院从业人员的工作履历进行排查，确保每个人的人事档案都没有遗漏、残缺的部分，如有员工的人事档案不完整，档案管理人员要采取一定的补救措施，完善档案中残缺遗漏的部分。在完成相关人员的人事档案排查后，档案管理人员要进一步深化档案管理的数字化改革，将纸质文件全部转换成数字信息，一份保存在档案管理部门的电子设备中，一份保存在主管部门的存储设备中，如有其他要求，可以用纸质人事档案为依据制作一份扫描版的电子文档，并将其存放于主管部门的电子设备中，实现人事档案信息的数字化管理。

2.2 加强人事档案的鉴定力度，增强档案信息的真实性

医院必须建立健全完善的档案管理制度及其工作人员职责，保证有专用的档案库房。严格落实各项工作制度。从而有效推动干部人事档案管理工作的科学化、规范化发展，不断吸取和总结工作中的经验教训，保障工作有序开展。增强干部人事档案管理者的服务意识和专业知识。要增强档案管理者的服务意识，是医院干部人事档案管理的重中之重，在实际工作中，需要管理人员积极主动地投身到工作中。同时，还需要医院领导及相关科室部门大力支持配合工作。配备齐全档案管理设备的时候，还需要配备思想政治素质好、档案业务能力强的人员担任。提高干部人事档案的利用价值。医院干部人事档案管理的利用价值，是提供有效的信息资源，这就要求干部人事档案记录内容要具备完整性和条理性。在管理工作中，要求档案管理工作人员对干部的各类信息资料进行合理分类，为查阅者提供不同类型的人员资料状况，定期或不定期对收集归档干部人员进行分类、统计、汇总并分析，做好信息保密与信息使用之间的关系，保证干部人事档案资料的安全性，同时也要提供相应的信息服务，在保护的同时提高档案信息的利用效率。

2.3 改善人事档案的存放环境，方便档案的查阅翻找

虽然现阶段的人事档案管理工作内容已经由纸质文档的保存逐步转为将人事档案转为数字化信息加以保存，在这以转化过程中大大降低了纸质人事档案的使用频率，但这并不意味着传统保管模式向下的纸质人事档案的存放彻底退出当下的人事档案管理的舞台，在特殊的档案查找情景中，档案管理人员也需要翻阅纸质人事档案，这就要求档案管理部门对当下人事档案的存放环境作出一定的要求，方便后续档案的翻阅和查找，众所周知，传统人事档案是以纸张作为载体进行相关人事档案的记录，而纸张的长期保存与空气湿度密切相关，所以人事部门优化档案管理制度时，要关注相关人事档案的存放环境，确保纸质档案文件不因存放环境的改变而变质腐烂[3]。

2.4 提高档案管理人员的职业素养，认识人事档案管理的重要性

前文已经举例论述了引入专业的档案管理人员对档案管理产生的影响，并使管理部门充分认识到人事档案管理对医院的持续运营发展起到的积极影响。人事部门通过强化档案管理人员的职业素养，间接培养职工的工作责任感，引导员工逐步提高自身的档案管理水平，以饱满的工作态度配合医院其他部门完成自身的工作任务。

3 总结

综上所述，通过对现阶段医院人事管理中存在的具体问题进行分析可知，医院人事管理部门存在的疏漏之处是由于多种因素共同构成的结果，在对该现状进行一定的优化和改善时，档案部门从业人员要从全局出发，系统性的梳理当前的档案管理现状，并对档案管理方法进行一定的调整，使之适配现阶段信息管理的发展。