浅谈事业单位文书档案管理工作常见问题及对策

2021-04-14白爱鹏

卷宗 2021年1期

白爱鹏

（延寿县网络舆情信息中心，黑龙江哈尔滨 150700）

文书档案是在事业单位行政活动中产生的有较大价值的文件，不仅记载了单位设立、变更以及其他历史活动，也涵盖了单位内部工作人员的个人信息，具有法律效益，是客观的信息凭证。文书档案管理工作就是按照一定规章制度，完成对档案信息的收集、装订、分类、上架、保管，确保每个流程都规范合理。做好文书档案管理工作对事业单位实现稳定发展具有重要意义。

1 事业单位文书档案管理工作的重要性

文书档案记录了事业单位日常工作，能够如实反映单位工作开展的方方面面，具有重要凭证作用，是维护事业单位发展真实面貌的重要工作。

1）是维护事业单位稳定发展的保障。文书档案是事业单位各项工作活动产生的材料的集合，按照要求确保文书档案管理各项流程的合理规范，有助于单位领导人员充分了解当前发展状况，熟悉业务工作，也便于查找历史信息，这些都是事业单位实现稳定发展的保障。

2）为各方面工作提供参考依据。文书档案涵盖的内容十分广泛，包含社团活动、内部管理、党政工作等各方面内容，能够真实记录各项工作开展流程，是重要资料，做好文书档案管理工作，能够在以前的工作中吸取经验，为后续各项工作顺利开展提供保障。

3）有助于实现战略发展目标。文书档案涵盖了事业单位一切工作开展内容，能够对其进行详细记录，在新经济发展背景下，文书档案管理工作的顺利开展，能够切实为事业单位实现战略发展目标而服务，从而更好顺应时代发展趋势。

2 事业单位文书档案管理工作存在的问题

1）对文书档案管理工作认识不够深入。文书档案能够随时随地产生，一旦形成就很难被查找利用，且基本没有经济价值，很多档案管理人员片面认为只需要整理好资料就高枕无忧，没有意识到该工作的重要性。当前事业单位业务范围十分广泛，信息收集只是文书档案管理工作中的一小部分，还需要加强管理。

2）硬件设置不完善。通常来说文书档案管理工作由事业单位办公室负责，但国家和政府资金投入力度不足，很难有专门的档案管理办公室存放档案，硬件设施简陋，难以满足实际工作需求，为档案的管理、利用带来较大不便。随着我国科学技术的不断发展，信息技术在很多行业都得到了普及，互联网在文书档案管理工作中的应用，能够有效提升工作效率和质量，但很多事业单位并没有配备专业化的计算机和软件，硬件设施的不完善是文书档案管理工作开展中存在的一大问题。

3）文书档案管理人员业务能力低下。文书档案管理工作最终还是要落实到管理人员身上来，有关调查研究表明，很多事业单位档案人员的业务水平低下，有很多甚至都是兼职人员，并没有接受过专业化的技能培训，难以满足工作需求，或工作经历大多为人事档案、财务档案管理，并不具备文书档案管理工作经验，缺乏服务意识。

3 事业单位文书档案管理工作对策

1）提升对文书档案管理工作认识。想要确保文书档案管理工作顺利开展，首先要转变思想观念，意识到该工作的重要性，不管是单位领导还是基层档案管理人员，都要与时俱进，树立“功在当代，利在千秋”的思想意识。领导要起到充分重视，为员工起到模范带头作用，对基层员工进行激励和监督，在单位内部要进行大力宣传，开展档案管理普法宣传，让本职工作人员意识到文书档案管理工作对事业单位发展的意义。

2）优化硬件设施。在转变思想意识的基础上，还需要加大资金投入力度，完善现有基础设施建设，创造良好的工作环境，这是文书档案管理工作顺利开展的重要保障。要根据国家《档案法》中的有关要求，确保各项工作符合法律要求和规章制度。设置独立的档案管理办公室或仓库，实现办公、库房、查阅三分开，保证档案管理办公室温度、湿度适宜，避免文书档案发生霉变和损坏，做好防火、防潮、防虫措施。除此之外，在信息技术的应用下，还要配备专业化的计算机，大力研发文书档案信息化管理软件，从硬件和软件两方面入手，为文书档案管理工作创造良好环境。

3）提升人员综合素质。为了推动文书档案管理工作规范化开展，还需要全面提升工作人员综合素质和专业能力，事业单位要定期开展教育培训工作，打造符合工作条件、满足工作需求的高水平档案管理团队。除了要具备较强的管理能力之外，还要掌握丰富的专业知识和工作经验，同时还要能够积极主动接受新鲜事物，能够根据岗位需求、事业单位发展需求及时调整自己，从思想和行动两方面提升自我。在对档案管理人员进行培训的过程中，要从专业技能和职业道德修养两方面做起，坚守职业道德底线，不断提升自我，创新工作方法，提升工作效率，发现自身工作存在的不足并及时解决，多向有经验、能力强的前辈学习交流。在信息技术广泛应用的时代背景下，还要主动学习计算机软件操作技巧，提升发现问题、解决问题的能力，以规范化的文书档案管理工作推动事业单位的稳定发展。

4）制定完善的文书档案管理制度。完善的制度是各项工作顺利开展的必要保障，能够对档案管理行为形成约束，确保各项工作严格按照流程进行。事业单位领导要根据单位实际发展情况，制定《文书档案资料收集制度》、《文书档案借阅制度》等，使文书档案资料的归档、分类、保管等各方面都有明确标准和要求，能够起到优化文书档案管理程序的作用。不仅如此，还要加强文书档案管理和其他工作的联系，让单位内部各部门都能够参与其中，分担档案管理部门工作压力，明确各部门、各岗位的权利和职责，一旦发现问题就能够及时追责，全面强化文书档案管理水平。

5）寻求信息化发展。当前我国科学技术发展迅速，信息技术在很多行业的应用都取得了不错成效，事业单位文书档案管理工作想要实现现代化发展，就需要利用先进技术，不断强化管理能力。文书档案信息化管理工作就是要充分利用互联网的便捷性，通过信息扫描、数据压缩、数据库、网络传输等手段，建立信息化管理平台，形成信息接收、传递、储存、共享的“一站式”管理体系，能够加强事业单位内部各部门之间的联系，提升信息共享的时效性，让各单位人员都能够及时了解到文书档案管理工作开展现状，同时也能够为制定单位战略发展目标提供必要参考依据。信息技术的应用，能够提升文书档案管理工作的规范性和有效性，是事业单位适应时代发展要求，实现可持续发展的必要保障。