人事代理视阈下民办高校人事档案管理研究

王 冉

（广州南方学院，广东 广州 510900）

民办高校产生的初衷是为满足人民群众日益增长的对高等教育的需求，进而推动我国高等教育体制改革，随着高等教育的不断发展，国家开始要求民办高校进行转型改革，改革过程中必然会面临着一系列的挑战，转型之后如何提质发展也是当前民办高校应思考的问题之一。近年来，随着我国民办教育的快速发展，师资队伍的建设逐渐成为民办高校发展的制约因素之一。而民办高校师资队伍管理中基础而重要的环节就是人事档案管理，当前多数民办高校都是采用人事代理机制对教职员的人事档案进行管理。如何让人事代理机制发挥出自身优势以推动民办高校师资队伍建设，进而推动学校可持续发展，这是民办高校发展的应有之义。

1 人事代理机制的内涵及意义

1.1 人事代理的内涵

人事代理是指高校委托人才市场对人事管理相关业务进行代理服务，如档案保管、职称评定等。它最早出现在1995年12月召开的全国人事厅局长会议上，由时任人事部部长宋德福正式提出：要建立和实行人事代理制度作为人事工作“创新管理制度”的一项重要内容[1]。可见，人事代理机制是市场经济发展的产物，随着人事制度的改革，人事代理机制的功能也渐趋规完备，越来越多的用人单位倾向于人事代理服务，特别是民办高校。人事代理的目的是降低学校的人力资源成本，为高校建立起能进能出的用人机制，进而实现人力资源的最优配置。

1.2 人事代理对民办高校人事管理的重要作用

人事代理机制最显著的特征就是人事管理工作的社会化，虽然当前国内多数民办高校人事代理制度还不够完备，但是人事代理机制在民办高校的推行是具有极其重要的现实意义的，主要表现在以下几方面：一是可以调动民办高校教职员工作的热情和积极性，二是可以建立起自主高效的用人留人机制，三是可以推动社会人力资源供需实现平衡。民办高校在提质发展的过程中面临的挑战之一就是师资队伍建设，师资人才流动不畅会严重制约民办高校的可持续发展。对于大部分刚完成转型转设的民办高校来说，人事代理机制既促进了学校师资人才的合理流动，又减轻了行政管理工作负担，实现了人事管理服务社会化，这对民办高校的发展有重要意义。

2 民办高校人事代理存在的问题

当前民办高校人事代理机制已被普遍接受，但在历经长期的实践之后发现人事代理机制也存在相当多的问题且不容忽视。

2.1 双重管理主体各行其是

人事代理的教职员通常由学校和人才市场共同管理，档案调入转出、档案保管由人才市场负责，教职员转正定级、职称评定、考核考评等其他业务由学校管理。实行人事代理的初衷是为了降低高校人力资源成本，让人才市场分担部分人事代理工作，这样学校可以专心做好师资队伍建设其他工作，提高人力资源管理效率。但实际上随着民办高校师资不断增加且流动性较大，导致人档管理分离，多数人才市场服务内容单一，基本只承担档案保管业务，其他的人事相关工作还是要由学校来完成。为此，学校还要花费更多的精力与人才市场沟通协调，如果沟通协调不够或不及时，档案材料的补充不及时都会导致实际情况产生偏差，造成档案管理信息的不全面、不准确，学校负责档案管理的职员工作负担加重。像查阅档案内容、转交档案资料、补充档案材料、出具相关证明材料等都要到人才市场现场办理，有时还要经过诸多繁杂的审批手续，耗费了大量的人工和物力。概而言之，实行人事代理制度，民办高校则需要投入更多的人力资源成本来加强对教职员的档案管理，以解决双重管理主体工作重复或沟通不畅带来的弊端[2]。

2.2 规章制度执行不够规范

虽然我国已经建立起了人事代理制度相关的法律法规体系，但部分政策尚未在民办高校推行实施，相关制度的执行也不够规范，这对于民办高校建立长期有效的人才引育机制没有任何助益。对于民办高校来说，在代理机制实践中尽快建立健全相关法律法规不容忽视。民办高校人事代理涉及学校、人才市场、教职员三方权益，现实中，由于制度执行不够规范的原因，相关工作人员在办理业务时缺乏规范的办理程序和标准，加上缺乏有效的监督机制，学校和教职员的相关权益得不到切实的维护，由此产生的各种争议处理较为困难。有的人才市场与教职员之间不存在劳动关系，出现问题时往往会推卸责任，使教职员与学校存在顾虑。

2.3 代理工作人员业务水平不高

由于民办院校自身发展的局限性，档案主管部门缺乏专业的档案管理人员。部门工作人员未经专业化的档案管理培训，导致在实际工作中对人事档案业务办理流程比较生疏，不能及时准确收集教职员在工作期间产生的重要材料。特别是一些民办院校由于本身用人制度没有具体法规约束，导致档案工作人员对收集教职员个人档案材料不够重视，觉得可做可不做，不能及时地把教职员在校工作中取得的德、能、勤、绩、廉相关的材料进行收集补充，并递交人才市场归档。由于代理业务办理人员频繁更替再加上工作交接不到位就导致档案管理工作缺乏连续性和统一性，如果不能及时进行沟通就会导致人教职员的实际情况得到系统全面的呈现，最后导致人事管理成本增加。

2.4 保障体系不够完备

当前我国民办高校已经建立起系统的社会保障体系，但这些保障体系尚未健全和完善。社会保障体系是否完备会直接影响到教职工对学校的归属感，保障体系健全可以激发教职员工作的积极性。保障体系不够完善会导致一些教职员的切身权益难以保障，有些民办高校为了节约用人成本，甚至不给教职员提供相应的社会保障，给教职员工作增加一定的顾虑和压力。我们必须清楚地认识到，民办高校社会保障体系的完善不是一蹴而就的事，也不能一劳永逸，它是一个循序渐进的过程，期间要处理好学校和教职员的切身利益，这些对于民办高校建立长效的用人机制有着极为重要的意义。

3 人事代理问题解决路径

3.1 建立健全人事代理制度

人事代理机制实行的初衷是为了给民办高校减轻工作负担，但在实践中会发现工作量往往不减反增，档案利用质量和效率不高，原因之一就是人事代理制度不够完备，这一后果也会直接影响到教职员对学校的依附感和归属感。人事代理制度的健全是实现合理流动的根本出路，当前民办高校面临人员异动率高、人事信息化系统利用率不高等问题，如何对师资人才进行引留培，充分调动教职员的工作积极性；如何构建制度机制，奠定制度基础，建立和完善高校人才能进能出的用人机制，已经成为当前民办高校亟待解决的问题之一。完善人事代理制度首先要健全相应的人才流动制度，构建民办学校教师队伍稳定发展和合理流动的有效机制。完善人事代理制度还需要建立规范统一的流程制度，使代理工作流程得到依法有序地进行。完善人事代理制度还需要建立相应的监督制度，使教职员的合法权益得到保障。因此，民办高校在推行人事代理机制时要严格遵守国家政策和法规，建立健全相配套的人事代理制度体系，提高代理服务质量，以促进民办教育健康发展。

3.2 规范人事代理工作流程

人才市场在人事代理工作中发挥着导向作用，但在人事代理工作发展到一定阶段之后就表现出很多缺陷。当下人才市场的档案管理依旧以档案保管为主，经常会出现管理业务混乱的局面，只有改变人事档案管理方式才能将人事管理和人事代理具体业务进行分离并各自发挥出最大效用。首先，学校应与人才市场保持定期信息沟通和密切合作，在掌握学校实际情况的基础上对症下药，解决民办高校用人留人问题。其次，民办高校和人才市场可以利用人事档案管理信息化服务，建立起更快捷的档案查询和传递业务，提高代理服务和管理服务的效率。最后，民办高校应与人才市场协商之后建立专业、规范、统一的代理流程制度，双方必须遵守工作制度，以协调双重管理主体带来的不利影响，开展好高校人事代理相关工作。

3.3 提高代理工作人员管理水平

民办高校人事代理机制作为连接学校与教职员之间的纽带，对于三方之间的信息沟通要求很高，高素质专业化的管理人员是保证代理业务顺利进行的必要条件[3]。专业化的管理人员可以保证代理工作的高效有序地进行。近年来民办高校人员异动更比较频繁，人事档案业务的查询、转递和更新的需求也愈来愈多，这对档案管理人员的业务素质要求也更高。要想适应新时期的人事代理要求，相关工作人员必须加强自我学习，及时掌握人事代理和档案管理相关的专业知识，掌握人事代理最新的政策和法规，并探寻人事代理和档案管理信息化建设，将信息知识传递与档案管理和代理服务结合起来，利用信息化管理模式提升代理服务的工作水平。

3.4 完善人事代理保障机制

人事代理机制为民办高校吸引稳定人才起到重要的作用，探索人事代理管理工作新模式，有益于推进人事代理制发挥出最大效益。目前国内的社会保障机制仍然实行身份管理和地区管理，造成了民办高校教职员与公办高校正式在编教职员的社会保障待遇差别较大，导致了同工不同酬的境况。因此，民办高校需要遵循法治路径，完善人事代理保障机制，包括薪酬福利、社会保障和鼓励扶持等配套制度，为人才合理流动创造条件，不断优化民办教育政策机制。民办高校要根据自身的实际情况，秉持以师为本的原则，对于教职员在工作生活中遇到的问题进行帮助解决，维护他们的合法权益，完善服务手段，提高服务质量，真正做到以校为家、以情留人。完善的社会保障机制需要专业化的工作人员在了解国家政策的情况下和社保部门及时联系，只有这样才能让民办高校教职员充分享受到福利待遇。

人事代理机制的建立实施是人事管理制度改革的历史性创新，是实现人才良胜竞争和合理流动的根本出路[4]。随着事业单位全员聘任制的推进实施，民办高校人事代理机制应在理论上研究符合自身特色的人事管理机制，在实践上探索科学合理的人事管理发展模式，最终建立可持续发展的长效用人机制。