教育局多举措加强档案管理工作的反思探索

杨喻童

（盐城市大丰区教育局，江苏 盐城 224100）

教育局是我国教育系统的管理机构，需要对众多学校的档案资料和信息资料进行日常管理，工作量十分庞大，工作内容十分繁琐。现阶段在教育局日常管理工作中并没有给予档案管理工作足够的重视和关注，同时也没有科学合理的对档案管理工作进行规划，这样也就不能有效地对教育档案管理工作的质量进一步的提升。为了顺应时代发展的潮流，教育局需要从多个方面、多个角度对档案管理工作采取多举措进行改革和完善。

1 现阶段教育局在档案管理工作中存在的若干问题

1）教育局档案载体形式发生了根本性的变化，提高了档案管理、收集工作的难度。随着科学技术的不断进步和完善，计算机网络技术得以发展和广泛应用，教育局的日常管理工作中出现了大量的电子文件，相应的档案存储方式也必然向数字化发展，现阶段教育局档案管理工作正处于纸质档案与电子文件共存的特殊时期。教育局档案管理工作的内容随着现代计算机信息技术的跨越式发展而发生着日新月异的变化。随着教育局档案载体形式的不断变化，档案管理、收集工作的难度越来越大。

2）教育局文件档案材料不完善，有遗漏。现阶段教育局文件档案材料大多都只是记录活动的结果，而过程往往收集的都不充分存在着大量的遗漏。近些年随着教育局机构编制和用人制度不断的发生变革和完善，教育局每个科室的档案管理人员变动都很频繁，走的人和新来的人在交接工作方面没有衔接好，新来的档案管理人员对档案业务不熟悉甚至是浑然不知，不知道哪些资料需要报送教育局综合档案室，这样直接导致教育局档案材料不完备，存在遗漏。现阶段教育局的大多数科室都存在不及时整理和归档档案材料的问题，导致教育局档案资料内容空泛、大量缺漏[1]。

3）教育局档案管理工作队伍素质不高。教育局档案管理工作由于不是直接服务于学校师生和社会群众，因此不能直接反映出其经济效益和社会效益，也就造成教育局各科室不重视提高档案管理工作人员的素质，导致教育局档案管理工作队伍相对不稳定、配备不全。现阶段教育局档案管理人员大多都是兼职，工作开展不具备连续性，对档案管理工作产生直接的影响。

2 教育局针对档案管理工作进行不断强化的多种举措

1）通过提高管理队伍素质来加强教育局档案管理工作。教育局要想把档案管理工作的质量进行有效地提升首先就要从档案管理队伍建设方面进行不断地强化。教育局要选择专门的人员进行档案管理工作，并提高档案管理人员的专业素质，促使其档案管理工作具有针对性，要加强对档案管理人员的系统培训，这样才能使其档案管理的专业技能得到有效地提升，要求档案管理人员在业务培训结束后取得相应的证书，只有持有相关的证书才能从事档案管理工作。教育局还要邀请一些相关的专家学者对档案管理工作进行系统的检查和指导，以此来对教育局的档案管理工作进一步的规范[2]。

2）通过提高投资力度来加强教育局档案管理工作。教育局要在社会创新发展的驱使下不断地提高对档案管理工作的资金投入力度，并保证资金科学合理的、有效的应用。教育局对档案管理加大资金的投入能不断的完善档案管理工作人员的配备，能更加科学合理的购置档案管理的设备装置，能为档案管理工作的正常、安全运行提供保障。充足的资金还能对教育局档案管理工作的硬件设备进行更新和完善，能够统一、集中的对档案进行管理，能把教育局的客观要求和未来的发展作为基础不断地强化档案管理的基础建设，能配置更好的防护设备提高教育局档案的安全性，能配置查阅记事本更好的记录档案号、单位名称、查阅人等外界信息，与此同时还能提高教育局档案管理工作的信息化水平，不断地更新和完善电子档案信息系统，从而促进教育局档案管理工作具有规范化和信息化的特点。

3）通过提高工作意识来加强教育局档案管理工作。教育局档案管理工作的相关人员要顺应社会发展的潮流对自身的工作意识不断地加强，对档案管理制度进行不断的创新和完善，制定教育局好档案归档、管理、借阅、保密等制度的时候要结合客观的工作情况，同时要加强档案文件的收集工作，并对档案的销毁工作进行有效的监督和鉴定，从而达到科学合理的管理教育局档案的目的。教育局档案管理工作要应用科学合理的措施避免出现火灾、盗窃等事故提高教育局档案的安全性。为了进一步提高教育局档案管理工作程序的规范性和有效性就需要建立和完善管理制度。教育局档案管理工作还要对文书档案管理做好规范，明确的指定档案工作的责任和义务[3]。

4）通过优化归档和整理分类文化来提高教育局档案管理工作。教育局档案具有种类繁多、数量巨大的特点，因此要想提高档案管理工作的质量需要进一步的优化档案的归档、分类整理文件的工作。教育局档案管理工作要基于法律法规开展进一步的管理工作，要对档案进行系统的收集和归档，与此同时档案的鉴定、销毁、归档工作也要进一步的做好、做完善。针对教育局档案的年度归档工作来说，要对档案进行系统的分类整理，同时也科学合理的完成年度立卷装盒工作。在教育局档案管理工作中要把人事档案和业务档案进行分开管理，并对人事档案不断加强保密工作。要顺应时代的发展加强和深入完善档案的电子归档制度，对文件要进行系统的记录和管理，要真正的落实保管制度。为了真正的提高教育局档案管理工作的质量不但要不断地对管控技术进一步的提高，还要给予管理效率充分的重视。

5）通过加强监督管理来提高教育局档案管理工作。教育局档案管理工作的顺利进行离不开监督管理，制定好的档案管理制度虽然十分重要，但是一旦离开了有效的监督和管理就会失去实施和落实制度的动力。只有对教育局档案管理工作的每一个环节都开展科学的有效的监督和管理，才能对其中存在的错误及时地发现和改正。教育局相关工作人员要做好档案管理工作的监督工作，尤其要对档案借阅程序做好监督和管理工作。教育局相关部门要严格按照档案管理和保密法的具体要求对档案管理工作和保密工作进行自查，管理工作的开展要严格按照程序进行，对档案的查阅和登记要具有针对性。要及时的、完整地记录教育局档案交接的情况，要清点相关的所有手续。为了进一步提高教育局档案管理工作的安全性，需要做好登记造册的工作[4]。

3 结束语

教育局档案管理工作在社会不断发展的大背景下显得越来越重要，在信息收集方面所起到的作用也就越来越大。教育局要从多个角度、多个方面加强档案管理工作在管控和建设方面的全面性、系统性、高效性，要加大对档案管理工作的资金支持力度，要不断地提高档案管理工作队伍的整体素质，要不断的完善和更新档案管理的硬件设施，要不断提高教育局档案管理工作人员的工作意识，要把档案管理制度真正的落到实处，要加强对档案的整理、分类、归档，要加强绝对档案管理工作的监督力度，只有做到这些才能真正的从根本上提高教育局档案管理工作的质量和效率。