事业单位档案管理现代化探析

2021-04-14陶萍

卷宗 2021年14期

陶萍

（常熟市评弹团，江苏常熟 215500）

我国事业单位众多，承担的责任也很重，在经济社会发展中作出积极贡献。事业单位开展各方面工作的情况主要是通过档案来记录的，档案管理对事业单位提高工作效率有重要作用。然而随着现代化社会的不断进步，事业单位的档案越来越多，管理工作量急剧增加，在传统档案管理中逐渐暴露出信息化建设滞后、档案管理网络不完善、档案人员素质不高等问题，无法适应现代化发展需要，阻碍档案管理发挥应有价值，急需改进和强化。

1 事业单位档案管理现代化的重要性

首先，事业单位的传统档案管理主要使用人工方式，随着现代社会中档案内容日益复杂化、多变化，传统方式无法满足单位需求，促进档案管理技术与手段的现代化发展势在必行。其次，传统档案管理缺少硬件与软件设备，如果针对档案管理方式没能实施现代化变革，一味使用传统设施，针对事业单位的日常管理与未来发展都是不利的[1]。再次，事业单位的规模在不断扩大，人员与工作任务都处于持续增加的状态，档案资料更多，急切需要档案人员改变落后的工作理念，利用现代化管理方式加强档案信息的管理与开发、利用，真正发挥档案的价值，助力单位发展。

2 事业单位档案管理现代化的促进措施

2.1 改进技术手段，推动档案管理的信息化

在科学技术的普及应用之中，计算机技术和网络信息技术在各行各业得到广泛深入的应用，发挥着举足轻重的作用。面对这样的时代发展形势，事业单位的档案管理应与时俱进，积极改进技术手段，实现档案信息化管理。例如针对单位的传统纸质档案，在核查无误之后要进行扫描处理，通过计算机形成电子档案，同时设置好检索档案的关键词，方便对档案信息进行查询和利用。在这之中档案目录是非常关键的部分，事业单位的每一份档案都要有对应目录的设置，提供档案调用便利。

伴随信息化建设的日益深入，事业单位将现代化技术手段用于档案管理越来越明显，使得计算机成为档案管理现代化的重要工具，信息化建设也成为档案管理现代化发展的必然选择，档案目录从传统的手写转变为计算机打印。在档案管理工作中先利用计算机和信息技术把所有档案目录、相关资料等录入电脑，然后按照特定分类标准对档案资料进行自动化分类，同时自动生成档案目录，再进行汇总、统计，为今后使用档案提供方便。在查询档案时输入相关信息就能获悉存放档案信息的大概位置，包括档案资料的摘要、主要内容等，通过现代化管理节省大量档案管理时间、查找时间，极大地提升事业单位档案管理效率与准确率。

2.2 加强设施辅助，建立健全档案管理网络

在事业单位档案管理的过程中会有新的档案信息出现，例如档案被借阅或已归还，需要通过软件设施辅助档案信息管理，方便开展档案管理工作。在现代化管理中较为常用的方式是在档案管理软件的辅助下分析统计档案的借阅与归还等信息，实时把握事业单位档案储存的具体内容[2]。同时要提高存储电子档案的设备的时效性，及时更换老旧设备，运用最新软件，并更换必要硬件设施，确保档案储存设备可以满足日常工作需求，形成事业单位完善的档案管理网络。

网络遍布全球，事业单位的档案管理也必须敢于创新，按照实际情况建构局域网，达到共享资源的目的。在建立健全档案网络以后，就能借助网络的优势快速实现档案管理的现代化转变与调用。当然，档案管理现代化在提供便利的同时带来一些挑战，存在文档分离问题、网络安全问题，需要在档案管理现代化建设中确保文档一体化，统一档案和文件，同时加强对网络的密码控制，测评网络安全，安装杀毒软件，为档案安全提供保障。

2.3 更新工作理念，提高档案人员整体素质

有了现代化技术和设施的支撑，高素质人员队伍也是事业单位创新档案管理的必备资源。但一些事业单位并不十分重视档案管理现代化，表现出人员工作理念落后的问题，制约档案管理现代化变革。处于现阶段的经济信息时代背景之下，事业单位要持续提升对档案管理的重视程度，注重档案人员工作理念的转变和更新，坚持与时俱进、实事求是，在实践中不断学习和提升，充分利用现代科技和信息技术完善档案检索系统。例如利用软件整理、归类事业单位的所有档案，实行档案信息自动化管理，节省工作时间，提高工作效率。

尤其是事业单位的档案人员要想办法提高业务素质、管理水平，增强档案安全防护意识、防护能力。首先，加强思想建设，提高促进档案管理现代化的思想觉悟。档案管理特别是信息管理的劳动强度较大，而且工作要求较高、枯燥无趣，作为档案人员要保持对本职工作的热爱，肯吃苦、有耐心、能钻研，形成强烈的安全保密意识[3]。其次，强化技能培训，提升业务能力。档案人员要根据现代化要求熟练掌握档案信息存储技术、加工技术、传递技术等，掌握多媒体操作技能，能够灵活使用防火墙、查毒软件等，并及时学习使用新软件的技能，了解网络信息安全前沿技术，培养优良的网络使用习惯。再次，加强对档案信息安全的分析和研究，把档案信息安全作为档案人员考核指标，提升档案人员的信息安全管理意识，保护档案安全。